Bir mülakat için oda düzenleme.

Mülakat sürecinde bir adayı en iyi şekilde tanımak için, hem kendilerini mümkün olduğunca rahat hissetmelerini sağlamanız hem de bir ekip ve işletme olarak kim olduğunuzu anlatabilmeniz önemlidir. Ortamın ve çevrenin uygun olduğundan emin olmak, adayın karakteri ve ekibinize neler katabileceği hakkında en doğru izlenimi edinmenize yardımcı olur.

Sizin ve adaylarınızın bu önemli görüşmeden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlamak için bir mülakat odasını etkili bir şekilde nasıl düzenleyebileceğiniz hakkında ipuçları derledik.

Bir mülakat odasını düzenleme şekliniz, adayla yapmak istediğiniz görüşme türüne bağlıdır. Oldukça resmi bir görüşme olacaksa adayla karşı karşıya oturabileceğiniz bir masası bulunan özel bir ofis en iyi seçenek olabilir. Alternatif olarak daha açık ve resmi olmayan bir toplantı için paylaşımlı ofis lounge'ında rahat sandalyeler tercih edebilirsiniz. 

Video konferansla gerçekleşecek uzaktan mülakatlar için ekran/arka plan görüntünüzün net olduğundan, internet bağlantınızın güçlü olduğundan ve örneğin kulaklıklar için ses ayarlarınızı doğru şekilde yaptığınızdan emin olmalısınız. 

Stiliniz ne olursa olsun bir mülakat odası düzenlerken aklınızda bulunması gereken birkaç unsur vardır.

Yeterince sessiz mi?

Toplantıyı açık bir ofiste gerçekleştirmeyi planlıyorsanız dahi çalışma ortamından uzak, sessiz bir köşe bulmayı düşünün. Birbirinizin sorularını ve cevaplarını duyamamak, mülakatın tüm anlamını yitirmesine sebep olabilir ve iki tarafı da rahatsız edebilir. 

Mobilyalar doğru yerde mi?

Mobilyaları yerleştirme şekliniz, gerçekleştireceğiniz görüşmenin türü hakkında pek çok bilgi içerir. Sandalyelerinizi dikkatle seçin ve göz teması kurabilmeniz açısından bir metre mesafeyle yerleştirin. Aranıza masa gibi bir bariyer koymak isteyip istemediğinizi, bunun beden dilini nasıl etkileyeceğini ve masa koyarsanız bunun adaya ne ifade edebileceğini düşünün. 

Gerekli teknolojiye sahip misiniz?

Mülakat telefon veya görüntülü aramayla gerçekleşmese bile adayınız size sunum yapmak veya bir dosya göstermek için dizüstü bilgisayarını açmak isteyebilir. Bunu önceden düşünerek adayınızın ihtiyaç duyabileceği her şeyin (internet erişimi, kablo, adaptör gibi) odada bulunduğundan emin olun. Böylece telaşa kapılmadan hızlı ve kolay bir şekilde ayarlama yapılabilir. 

Mülakatı gerçekleştirecek birden fazla kişi varsa cihaz ekranını geniş bir televizyon veya monitöre yansıtmak iyi bir fikir olabilir. Bu yüzden ihtiyacınız olan tüm bağlantıların hazır olduğundan emin olun. Çoğu zaman HDMI yeterli olacaktır ancak adaya ekranını yansıtması için ne tür bir teknolojiye ihtiyacı olduğunu sorun.

Mülakat için oda ayarlarken bu temel unsurlara ek olarak aşağıdakileri de göz önünde bulundurmakta fayda vardır: 

• Özel gereksinimler: Mülakata girecek adayın, tekerlekli sandalye veya başka uygun malzemeler gibi özel ihtiyaçları var mı? 
• İçecekler: Çay veya kahve ikram etmeseniz bile bir sürahi su bulundurmak her zaman iyi bir fikirdir. Mülakat gün boyu sürecekse öğle yemeği veya atıştırmalık yiyecek teklif etmeyi düşünebilirsiniz.
• Mülakatı yapan kişilerin konforu: İşe alım müdürü veya genel müdür de olsa mülakat paneline, aday gereksinimleri kadar önem verin; böylece verimli bir mülakat gerçekleşebilir. Örneğin mülakat sorularının çıktısını alarak hazır bulundurmayı düşünebilirsiniz. 

Esnek çalışmanın çoğalması, video konferans teknolojisi kullanılarak yapılan toplantı ve çalışmaların patlama yaptığı anlamına geliyor ve bu durum mülakatlar için de geçerli. Bu yeni uzaktan çalışma ortamında, yetenek bulma konusunda küresel kaynaklar kullanıyorsanız mülakatlarınızı çevrimiçi yapmak oldukça mantıklı. Burada, sanal iş görüşmelerine nasıl hazırlanabileceğiniz hakkında bazı öneriler bulabilirsiniz. 

Görüntülü mülakatı ayarlama

Görüntülü aramalar, uzaktan katılan adaylarla görüşmek için harika bir yöntemdir ancak bunun için doğru ayarlamaları yapmak oldukça önemlidir. Bir Skype görüşmesi yapmak ya da Zoom veya Teams gibi bir sistem üzerinden toplantı ayarlamak için ilgili uygulamayı cihazınıza indirmek en iyisidir çünkü bu şekilde görüşmeleri doğrudan cihazınız üzerinden planlayabilir ve katılabilirsiniz. 

Alternatif olarak toplantı odanızda video konferans kurulumu varsa doğrudan bir merkezden bağlanabilmeniz gerekir. Bunun nasıl mümkün olacağını öğrenmek için teknik ekibinizle görüşebilirsiniz. Bulunduğunuz ortamın, işletmeniz hakkında vermek istediğiniz mesajı iletmesi de önemlidir. Bu nedenle video karesinin ve ses kalitesinin istediğiniz gibi olduğundan emin olmak için kurulumu önceden test edin. 

Bir Regus toplantı odası rezervasyonu yaptırırsanız destek personelimiz, oda düzeninizi ve ekipmanlarınızı mülakata hazır hale getirmenize yardımcı olabilir.

Telefon mülakatını ayarlama

Artık çoğu mülakat odasında ve özel ofiste telekonferans sistemleri bulunmaktadır. Bunun için genellikle mülakat odasındaki bir merkezden arama yapmak gerekir. Oturum açma bilgileri veya hesap şifreleri gibi bilgileri yazın veya kolay ulaşabileceğiniz bir şekilde hazırlayın. Bulunduğunuz odanın sessiz olduğundan ve herhangi bir kesinti yaşanmayacağından emin olun. 

Bir mülakat odası ayarlamanın stresini ortadan kaldırmak için işletmelerin veya ekiplerin özel ofislerimizi ve video konferans alanlarımızı kısa süreli olarak kiralamasına imkan tanıyoruz. Seçtiğiniz bir Regus ofisinde bir oda rezervasyonu yapın, ekibimiz odayı sizin için ayarlayacaktır. Böylece odaklanmanız gereken tek konu adaylarınız olur.