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Comment utiliser efficacement la visioconférence

Comment utiliser efficacement la visioconférence

Bien que bon nombre d'entre nous se soient pleinement familiarisés avec ce dont vous avez besoin pour animer et rejoindre une visioconférence ces dernières années et savent même comment garantir une photo et une vidéo de haute qualité, vous pouvez encore avoir des incertitudes sur le moment où elles sont les plus efficaces et sur la manière de garantir une visioconférence productive, libre de toute interruption. Pour vous aider à tirer le maximum de vos réunions numériques, nous avons compilé ces conseils importants sur la visioconférence afin de vous donner toute la confiance nécessaire que ce soit pour l'animation et la participation, et sur la manière de les adapter à vos propres exigences lors de l'utilisation d'une réunion hybride.


Pourquoi les entreprises ont-elles recours à la visioconférence ?

Que vous communiquiez avec des clients établis de l'autre côté de la planète ou que vous entreteniez des échanges quotidiens avec vos membres d'équipe travaillant à distance, les systèmes de visioconférence constituent une alternative parfaite aux réunions en face à face, surtout eu égard à la popularité et à l'efficacité sans cesse croissantes du travail à distance au sein des entreprises de toutes tailles.

Dans un monde de travailleurs à distance et de pratiques de travail flexibles, il n'a jamais été aussi important de se soucier du bien-être des employés, et la visioconférence représente un moyen idéal pour vous assurer que vos effectifs continuent à communiquer et aide les membres de l'équipe à distance à se sentir davantage connectés à leurs collègues quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

Tandis que les entretiens et les séminaires de formation peuvent convenir à une visioconférence entièrement à distance, la mise en place d'une équipe de gestion centrale qui fait office de liaison avec plusieurs équipes de travailleurs à distance ou la présentation d'une solution de service à un client se prêtent également par leur nature à un mélange de participants locaux et à distance. En fonction de l'objectif de votre réunion et de la composition de votre liste d'invités, une visioconférence mixte vous permet de respecter au mieux votre ordre du jour.

Grâce aux bureaux et salles de réunion de Regus, nous pouvons fournir des équipements de visioconférence et une assistance en la matière, vous permettant ainsi de tenir des réunions de travail depuis des milliers de sites répartis dans le monde entier.


Comment être un participant productif lors d'une visioconférence

Un participant productif lors d'une visioconférence ne doit pas seulement être prêt en termes d'appareils, de connexion Internet fiable et d'applications ou logiciels nécessaires, mais doit également s'assurer que les participants ont entièrement lu et compris l'ordre du jour de la réunion et préparé leurs propres questions et contributions pertinentes - peut-être même des matériels qui devront être partagés avec les autres participants. Les réunions qui se tiennent dans un lieu de travail virtuel devenant aussi régulières que celles en personne, il est plus important que jamais de vous assurer que votre présence lors de toute visioconférence vaut la peine et se révèle productive.


Une considération supplémentaire, mais importante, est de veiller à rester concentré pendant toute la durée de la réunion. Bien que vous puissiez être tenté de vérifier vos e-mails ou d'examiner les autres onglets que vous avez ouverts sur votre navigateur Web, il est essentiel que vous suiviez le déroulement de la réunion ou de la conférence et que vous restiez concentré, même si vous n'avez pas la parole. Cela vous permet de vous assurer de recevoir toutes les informations qui ont été préparées pour vous, mais offre également l'opportunité de partager vos contributions et questions au moment le plus opportun.


Mener efficacement une visioconférence

Évidemment, les demandes d'un animateur ou d'un présentateur d'une visioconférence tendent à être plus importantes que celles d'un participant. Les participants passant la majorité de l'appel avec leur micro en sourdine, votre animation sera le point principal de la visioconférence. Cela fait de la qualité de votre diffusion un élément clé du maintien de l'attention de vos invités et du respect général de votre ordre du jour. 

Pour certains, l'animation ou la présentation d'une visioconférence peut se révéler une expérience stressante. Ce stress peut encore s'aggraver lorsqu'un petit souci technique se transforme en une interruption majeure, entraînant inévitablement la perte de concentration et d'un temps précieux de leur journée pour les invités. Bien qu'il soit généralement possible d'éviter ces situations ou d'y remédier rapidement par la connaissance du logiciel de visioconférence, minimiser l'interruption tout en s'assurant que tous les participants restent engagés et aient la possibilité de partager leurs contributions peut exiger une préparation complémentaire.

Il est essentiel que tous les participants soient conscients de la manière dont vous voulez qu'ils vous signalent s'ils ont quelque chose qu'ils souhaitent partager pendant la réunion. Un signal visuel, comme lever simplement la main, que ce soit physiquement ou au moyen des fonctions du logiciel de visioconférence, plutôt que de réactiver leur micro pour intervenir instantanément, offre à l'animateur la possibilité de prendre une pause naturelle pour répondre à leurs questions ou leur contribution.

Que se passe-t-il si vous avez choisi de mener une conférence hybride, ou une réunion mixte, où certains participants assistent localement alors que les autres sont connectés à distance ? Cela présente quelques défis uniques, en particulier quand il s'agit de s'assurer que tous les invités ont les mêmes opportunités d'absorber l'ordre du jour et d'y contribuer. 

Il peut être difficile de trouver l'équilibre et de rester concentré sur la tenue de réunions et événements hybrides tout en restant attentif à vos participants locaux et distants afin de vous assurer qu'aucun d'entre eux ne signale qu'ils souhaitent partager quelque chose. Dans ces situations, il serait sage de déléguer une partie de cette responsabilité à un collègue présent dans la même salle afin de vous aider à tenir compte de ceux qui sont connectés à distance. Cela sera d'autant plus nécessaire si vous fournissez des matériels de présentation, ce qui entraîne le déplacement de l'écran des participants distants derrière vous !


Où puis-je trouver des services de visioconférence ?

Si vous ne disposez pas d'un accès aisé à des équipements de visioconférence ou l'Internet haut débit, Regus peut vous aider avec notre portefeuille de salles de visioconférence dernier cri

Nous pouvons fournir des services de visioconférence pour vous équiper de tout ce dont vous avez besoin pour une diffusion de qualité tout au long de la réunion - offrant des flux full HD à 1080p30 ou 720p60 - , en vous permettant de voir clairement les détails du visage et les repères visuels. Nous pouvons même vous aider à résoudre des problèmes techniques grâce aux connaissances de notre personnel d'assistance sur site.

Chez Regus, nous sommes toujours prêts à fournir la meilleure visioconférence, tant aux petites qu'aux grandes entreprises, idéal pour ceux offrant des options de travail hybride à leurs employés ou gérant des clients à distance. Réservez simplement votre réunion à l'avance et nous pouvons gérer tous les détails pour vous. Vous n'avez plus qu'à vous connecter et à profiter d'une expérience de visioconférence de haute qualité, peu importe l'endroit dans le monde depuis lequel vous êtes connecté.