Comment mener des réunions de travail efficaces.

Qu'il s'agisse d'une séance quotidienne d'avancement ou de planification d'un grand projet à long terme, votre équipe et vous souhaitez retirer le maximum de toute réunion. Plutôt que de remplir un calendrier de travail avec des discussions improductives et des échanges inefficaces, assurez-vous que chaque collègue présent à votre réunion soit informé et motivé.

Comment pouvez-vous donc vous assurer que chaque réunion de travail que vous menez soit productive et efficace ? 

Avant de commencer la planification, il est essentiel de déterminer le type de réunion que vous allez mener, car celui-ci fixera la structure et les objectifs généraux de votre séance. Voici quelques-uns des principaux types de réunions :

• Réunions de brainstorming : aussi appelées réunions créatives, ce sont les réunions où les membres d'équipe se réunissent pour examiner et développer des idées. Souvent suivies d'un forum ouvert, tout le monde peut s'exprimer librement et poser des questions. Il peut s'agir des réunions les plus difficiles pour lesquelles organiser une structure. 
• Réunions de planification : qu'il s'agisse d'un projet à court ou à long terme, les réunions de planification impliquent souvent le rassemblement de plusieurs départements de l'entreprise afin d'examiner les processus, les coûts et les obstacles potentiels. Il peut souvent s'agir de longues sessions dressant une liste d'objectifs ou de stratégies convenues qui doivent être atteints en conséquence. 
• Réunions de résolution de problèmes : il peut s'agir d'échanges rapides et impromptus qui permettent de résoudre une crise immédiate ou de discussions plus larges pour résoudre un problème plus stratégique. Ce sont des réunions qui incluent certains des objectifs les plus clairs, bien qu'il faille impliquer de nombreuses parties prenantes en fonction de l'ampleur du problème. 
• Réunions de consolidation d'équipe : souvent organisées à l'extérieur du bureau, elles peuvent impliquer une série d'exercices conçus pour renforcer les liens entre les collègues et améliorer leur communication et leur collaboration. Elles peuvent aussi être organisées par des équipes RH internes ou des prestataires externes. 
• Réunions d'avancement : les réunions d'avancement sont celles les plus régulièrement planifiées, elles peuvent être menées en équipe, par projet ou département et impliquer des collègues qui discutent des tâches imminentes sur leur liste de choses à faire. Les directeurs, les responsables senior et les membres d'équipe junior sont souvent tous présents lors de ces discussions. 

La manière dont vous vous préparez aux réunions de travail dépend de trois facteurs : votre rôle au cours de la réunion, le type de réunion menée et ce que vous cherchez à retirer de la réunion.

Si vous assumez un rôle essentiel dans la tenue de la réunion, vous devez tenir compte de quelques questions importantes quand vous vous préparez : 

• Quels sont les objectifs ? Qu'ils soient fixés dans un ordre du jour de réunion ou qu'ils représentent des points à retenir individuels que les collègues se fixent à eux-mêmes, chaque réunion que vous menez devrait avoir des objectifs et résultats clairs pour être efficace et productive. 
• Combien de temps durera la réunion ? Veiller à ce que la séance ne perturbe pas l'emploi du temps d'un des collègues permettra de commencer la réunion à l'heure. Pour s'assurer de ne pas perdre de temps une fois tout le monde présent, pensez à la manière dont vous allez répartir la séance en créneaux horaires et la durée de chacun de ceux-ci. De cette manière, aucun membre de l'équipe n'a le sentiment de perdre son temps précieux. 
• Que doivent apporter les collègues ? Pensez au fait que les collègues doivent élaborer des idées, répondre à des questions ou rassembler à l'avance des matériels nécessaires. De cette manière, vous exploitez au mieux le temps passé ensemble par chacun. 
• La réunion aura-t-elle lieu à distance ou en face à face ? Si elle a lieu à distance, vous devez vous assurer que tout le monde possède la technologie nécessaire pour la rejoindre. Si elle a lieu en face à face, assurez-vous de choisir une salle de réunion qui se trouve à un emplacement approprié pour tous. Si votre réunion comprend une combinaison de participants à distance et en interne, vous serez heureux de savoir que la majorité des salles de réunion Regus offrent l'espace et la technologie nécessaires pour mettre facilement en place des réunions hybrides où tout le monde peut se faire entendre.
• Quels collègues y seront conviés ? Pensez soigneusement aux personnes que vous invitez. En cas de doute, demandez-leur directement s'ils souhaitent être impliqués, et ils vous donneront certainement une réponse honnête. 

Si vous pensez soigneusement à tous les éléments ci-dessus et que vous planifiez votre structure de réunion, vous avez déjà commencé à rendre votre réunion plus intéressante. Les séances peuvent prendre une tournure indésirable par manque de planification, les rendant finalement improductives. Cela ne veut pas dire que vous devez passez des heures à créer une présentation passionnante remplie d'éléments audio, vidéo et de feux d'artifices. Fixer simplement les objectifs et quelques durées approximatives pour les éléments dont vous voulez discuter permettra aux personnes présentes de rester concentrées et intéressées. 

Poser quelques règles de base au début d'une réunion est aussi une bonne idée, par exemple si vous voulez que les personnes posent des questions à la fin ou lèvent la main lors d'un appel vidéo avant de parler. Expliquez ces règles à tout le monde avant de commencer, parallèlement aux résultats que vous voulez atteindre, et cela permettra à votre réunion de rester productive et dans les temps. 

Bien que ce soit l'attitude des membres de l'équipe qui fait la véritable réussite d'une réunion, choisir la bonne salle de réunion peut aussi vous aider à vous préparer à une séance productive. Qu'il s'agisse d'une salle de conférence pour une réunion de planification informelle de tous les jours avec des clients ou d'un espace collaboratif où vous pouvez discuter et interagir avec des collègues pendant que vous effectuez une séance de brainstorming, Regus peut vous aider à trouver la salle de réunion idéale. 

Lorsque vous réservez votre salle de réunion chez nous, vous avez le contrôle total de la taille, de l'emplacement et des installations dont vous avez besoin. Vous pouvez réserver des salles à la demande pour deux à cinquante participants, pendant une durée minimale d'une demi-heure, dans des centaines de sites du monde entier. Nous possédons de nombreux sites centraux dans les capitales, les villes principales et les pôles de transport, mais nous proposons également nos espaces tout équipés dans les villes de banlieue. (Notez que certains de nos sites sont limités à 21 participants.)

Saisissez simplement la date, l'heure, la durée, le nombre de participants et le site dans notre outil de réservation, et nous vous afficherons toutes les options à proximité. Si vous souhaitez des services supplémentaires tels qu'une restauration, du café ou un équipement de téléconférence, dites-le nous simplement 24 heures à l'avance et ils seront en place lorsque notre réceptionniste vous accueillera sur le site et vous présentera les lieux.

Travaillez comme vous l'entendez avec les salles de réunion Regus et nous vous aiderons à organiser une réunion de travail efficace, quels que soient ses objectifs.