Video konferansın etkin kullanımı.

Birçoğumuz son yıllarda bir video konferans düzenlemek ve video konferansa katılmak için neye ihtiyacımız olduğunu tam olarak biliyoruz, hatta yüksek kaliteli görüntü ve ses sağlama konusunda da fikir sahibiyiz. Ancak bunların en çok ne zaman etkili olabileceklerinden, nasıl verimli ve kesintisiz sürdürülebileceklerinden hala emin olmayabilirsiniz. Dijital toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanabilmeniz için size bazı ipuçları derledik. Gerek toplantı sahibi olarak gerekse katılımcı olarak video konferanslar konusunda kendinize güvenmeniz ve kendi ihtiyaçlarınıza yönelik karma bir toplantı düzenleyebilmeniz için bu ipuçlarını kullanabilirsiniz.

Dünyanın diğer ucundaki müşterilerle iletişim kurmak veya uzaktan çalışan ekip üyeleriyle günlük görüşmeler için video konferansları kullanmak, özellikle her büyüklükten işletmeler arasında, uzaktan çalışmanın giderek artan popülerliği ve etkinliği de göz önüne alındığında, yüz yüze toplantılara harika bir alternatiftir.

Uzaktan çalışanların ve esnek çalışma uygulamalarının olduğu bir dünyada, çalışan mutluluğuna özen göstermek hiç bu kadar önemli olmamıştı. Video konferans, iş gücünüzün iletişimde kalmasını sağlamak ve uzaktaki ekip üyelerinin, nerede olurlarsa olsunlar iş arkadaşlarına yakın hissetmelerine yardımcı olmak açısından harika bir yöntemdir.

Mülakatlar ve eğitim seminerleri uzaktan gerçekleşen video konferanslar için uygun seçeneklerdir. Ayrıca video konferanslar, yerel ve uzaktan katılımcıların olduğu, uzaktan çalışan ekiplerle bağlantı kuran merkezi bir yönetime sahipseniz veya bir müşteriye hizmet çözümü sunduğunuzda da uygundur. Toplantınızın amacına ve davetli listenizin niteliğine bağlı olarak, gündeminizi en iyi şekilde karşılayan yöntem karma bir video konferans olabilir.

Regus’ta sunduğumuz ofis alanı ve toplantı odalarıyla size video konferans ekipmanları ve destek sağlayabiliriz. Bu sayede dünya çapında binlerce lokasyondan iş toplantıları düzenleyebilirsiniz.

Verimli bir video konferans katılımcısı, yalnızca cihazlar, güvenilir internet bağlantısı ve gerekli uygulamalar veya yazılımlar hakkında değil, toplantının gündemini tam olarak okuyup anlama, kendi soruları ve katkıları, hatta diğer katılımcılarla paylaşılması gereken materyaller hakkında hazırlandığından da emin olmalıdır. Sanal çalışma alanı toplantılarının, yüz yüze toplantılar kadar sık gerçekleştirilmeye başlamasıyla birlikte bir katılımcı olarak her video konferansta değerli ve üretken olduğunuzdan emin olmak çok daha önemli hale geldi.

Bir diğer önemli konu ise toplantı süresi boyunca konsantrasyonunuzu koruyabilmenizdir. E-postaları kontrol etmek veya web tarayıcınızda açtığınız diğer sekmelere bakmak cazip gelse de toplantının veya konferansın akışını takip etmeniz ve aktif olarak konuşmasanız bile toplantıyla ilgilenmeye devam etmeniz çok önemlidir. Bu, sizin için hazırlanmış tüm bilgileri almanızı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda katkılarınızı ve sorularınızı en uygun zamanda paylaşma şansını da sunar.

Video konferansı düzenleyen kişinin veya sunucusunun talepleri, doğal olarak bir katılımcının taleplerinden fazla olabilir. Katılımcılar görüşmenin çoğunu sessizde geçirirken video konferansın odak noktası toplantı sahibinde olacaktır. Bu yüzden yayınınızın kalitesi, konuklarınızın dikkatini canlı tutma ve gündeminizin genel sunumu açısından önemli bir nokta haline gelir. 

Bazı kişiler için bir video konferansı düzenlemek veya sunmak stresli bir deneyim olabilir. Küçük bir teknik sorun büyüyerek önemli bir aksaklığa dönüştüğünde bu durum daha da kötüleşebilir ve kaçınılmaz olarak konukların konsantrasyonlarını ve günün değerli bir kısmını kaybetmelerine neden olabilir. Bu durumlar genellikle konferans yazılımına hakim olarak önlenebilir veya hızla giderilebilir. Fakat kesintileri en aza indirirken tüm katılımcıların konsantrasyonunu sürdürmelerini sağlamak ve katkılarını paylaşmaları için fırsat sunmak daha fazla hazırlık gerektirebilir.

Tüm katılımcıların, toplantı sırasında paylaşmak istedikleri bir şey varsa bunun nasıl gösterilmesini istediğinizi bilmeleri önemlidir. Hemen söz almak için mikrofonu açmak yerine konferans yazılımı özelliklerini kullanarak veya fiziksel olarak el kaldırmak gibi görsel bir işaret, konferans sahibine soruları veya katkıları ele almak için doğal bir duraklama şansı verir.

Peki ya bazı katılımcıların fiziksel olarak katıldığı, geri kalanların ise uzaktan bağlandığı bir karma konferans veya karma toplantı düzenlemeyi seçtiyseniz? Özellikle tüm konuklarınızın gündemi özümsemesi ve gündeme katkıda bulunmak için eşit fırsata sahip olması söz konusu olduğunda bu durum, kendine has zorluklar yaratabilir. 

Aynı anda hem karma toplantıları ve etkinlikleri yönetmeye odaklanmak hem de yerel ve uzaktan katılımcıların paylaşmak istedikleri bir şey olup olmadığını dikkatle kontrol etmek, kurması zor bir denge olabilir. Böyle durumlarda sizinle aynı odada bulunan bir iş arkadaşınıza, size yardımcı olması için uzaktan bağlananları takip etme sorumluluğu vermek akıllıca olacaktır. Aktarmanız gereken sunum materyalleri varsa bu daha da gerekli olacaktır çünkü uzaktan katılımcıların bulunduğu ekranın arkanızda kalmasına sebep olur.

Profesyonel video konferans ekipmanlarınız veya yüksek hızlı internetiniz yoksa Regus size son teknoloji video konferans odaları portföyü ile yardımcı olabilir. 

Toplantı boyunca kaliteli bir yayın için ihtiyacınız olan her şeyi size sunmak amacıyla video konferans hizmetleri sağlayabiliriz. 1080p30 veya 720p60’ta full HD akış imkanı, yüz ayrıntılarını ve görsel işaretleri net bir şekilde görmenizi sağlar. Hatta kurum içi bilgili destek personelimizle teknik sorunların giderilmesine de yardımcı olabiliriz.

Regus’ta, hem küçük hem de büyük işletmeler için her zaman en iyi video konferansı sunmaya hazırlıklıyız. Video konferanslar, çalışanları için karma çalışma seçenekleri sunan veya müşterileriyle uzaktan ilgilenen işletmeler için idealdir. Toplantınızı önceden rezerve edin, biz de sizin için tüm ayrıntıları halledelim. Yapmanız gereken tek şey, oturum açmak ve dünyanın neresine bağlanırsanız bağlanın, yüksek kaliteli bir video konferans deneyiminin keyfini çıkarmaktır.