Etkili iş toplantıları düzenleme.

Hem günlük durum güncellemeleri hem de uzun vadeli büyük proje planlamaları için siz ve ekibiniz, yaptığınız tüm toplantılardan mümkün olduğunca verimli olmasını istersiniz. Bir çalışma takvimini verimsiz sohbetler ve yetersiz güncellemelerle doldurmak yerine, toplantınızda bulunan tüm iş arkadaşlarınızın bilgilendiğinden ve motive olduğundan emin olun.

Peki düzenlediğiniz tüm iş toplantılarının etkili ve verimli geçmesini nasıl sağlayabilirsiniz? 

Planlamaya başlamadan önce ne tür bir toplantı yapacağınızı bilmek önemlidir çünkü bu, oturumunuzun genel yapısı ve hedefleri hakkında bilgi sağlar. Toplantıların bazı temel türleri:

• Beyin fırtınası toplantıları: Yaratıcı toplantılar olarak da bilinen bu toplantıda ekip üyeleri, fikirleri tartışmak ve geliştirmek için bir araya gelir. Genellikle açık bir forumu takip eder ve herkes özgürce konuşup soru sorabilir. Bunlar, bir yapı oluşturmak konusunda en zor toplantılar olabilir. 
• Planlama toplantıları: Kısa veya uzun vadeli bir proje için yapılan planlama toplantılarında genellikle süreçleri, maliyetleri ve olası engelleri tartışmak için birden fazla iş departmanı bir araya gelir. Bunlar genellikle uzun oturumlardır ve bir hedefler listesinden veya üzerinde anlaşmaya varılması gereken stratejilerden oluşur. 
• Problem çözme toplantıları: Bunlar, acil bir krizi çözmeye yardımcı olan hızlı ve hazırlıksız görüşmeler veya daha stratejik bir sorunu çözmeye yönelik geniş kapsamlı tartışmalar olabilir. Bazı net hedeflerin konuşulduğu toplantılar olmasına rağmen problemin büyüklüğüne bağlı olarak pek çok paydaşın katılması da gerekebilir. 
• Ekip oluşturma toplantıları: Genellikle ofis alanı dışında gerçekleşir ve çalışanlar arasında bağ kurmak, iletişimlerini ve iş birliklerini geliştirmek için tasarlanmış bir takım egzersizler içerir. Bunlar ayrıca dahili İK ekipleri veya dış tedarikçiler tarafından da yürütülebilir. 
• Durum güncelleme toplantıları: Durum toplantıları ekip, proje veya departman bazında gerçekleştirilebilen, en düzenli olarak planlanan oturum türlerinden biridir ve çalışanlar bu toplantıda, yapılacaklar listesindeki yakın zamanda gerçekleştirilecek görevleri konuşur. Yöneticilerin, kıdemli liderlerin ve genç ekip üyelerinin genellikle tümü bu görüşmelerde bulunur. 

Bir iş toplantısına hazırlanma yönteminiz üç faktöre dayanır: Toplantıdaki rolünüz, toplantının türü ve toplantıdan beklentiniz...

Toplantının yürütülmesinde etkili bir rolünüz varsa hazırlanırken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç önemli soru vardır: 

• Hedefler nelerdir? İster toplantı gündeminde yer alsın ister iş arkadaşlarınızın bireysel çıkarımları olsun, düzenlediğiniz her toplantının etkili ve verimli olması için net hedefleri ve sonuçları olmalıdır. 
• Toplantı ne kadar sürecek? Oturumun herhangi bir çalışanın takviminde bir çakışma yaratmadığından emin olmak, toplantının zamanında başlamasını sağlayacaktır. Herkes geldikten sonra zamanı boşa harcamamak için oturumu belirli periyotlara bölmeyi ve her periyodun ne kadar süreceğini düşünün. Bu şekilde, hiçbir ekip üyesi değerli zamanları boşa gidiyormuş gibi hissetmez. 
• İş arkadaşlarınızdan ne bekliyorsunuz? İş arkadaşlarınızın fikir hazırlamasını mı, merak ettikleri soruları sormasını mı yoksa gereken materyalleri önceden toplamasını mı istediğinizi düşünün. Böylece herkesin zamanını en iyi şekilde değerlendirmiş olursunuz. 
• Toplantı yüz yüze mi yoksa uzaktan mı gerçekleşecek? Uzaktan olacaksa herkesin gereken teknolojiye sahip olduğundan emin olmalısınız. Yüz yüze olacaksa herkes için uygun bir lokasyon seçtiğinizden emin olun. Eğer toplantınız uzaktan ve kurum içi katılımcıların bir karışımından oluşuyorsa çoğu Regus toplantı odasının, herkesin katılımına imkan tanıyan karma toplantıları kolayca düzenlemek için gereken alan ve teknolojiye sahip olduğunu duyduğunuza memnun olacaksınız.
• Hangi çalışanlar davet edilecek? Kimi davet edeceğinizi iyi düşünün. Şüpheye düşerseniz katılmak isteyip istemediklerini doğrudan kendilerine sorun; dürüst bir yanıt vereceklerinden emin olabilirsiniz. 

Yukarıdaki tüm unsurları dikkatlice düşünürseniz ve toplantıyı genel hatlarıyla planlarsanız toplantınızı daha ilgi çekici hale getirmeye başlamışsınız demektir. Planlama eksikliği, oturumların istenmeyen bir yöne doğru gitmesine ve verimsizlikle sonuçlanmasına neden olabilir. Bu, video ve ses efektleriyle dolu heyecan verici bir sunum oluşturmak için saatler harcamanız gerektiği anlamına gelmez. Tartışmak istediğiniz unsurlar için hedefleri belirlemek ve kaba taslak bir zamanlama oluşturmak, katılımcıların ilgisini çekmeye ve odaklanmalarına yardımcı olacaktır. 

Bir toplantının başında bazı temel kurallar belirlemek de iyi bir fikir olabilir. Örneğin sorularını toplantının sonunda sormalarını mı yoksa görüntülü arama esnasında ellerini kaldırarak söz almalarını mı istediğinize karar verin. Başlamadan önce elde etmek istediğiniz sonuçlarla birlikte belirlediğiniz kuralları da herkese açıklayın. Bu, toplantınızın verimli kalmasına ve zamanlamasına yardımcı olur. 

Bir toplantıyı başarılı kılan şey ekip üyelerinin tutumu olsa da doğru toplantı odasını seçmek, verimli bir oturum hazırlamanıza yardımcı olabilir. İster müşterilerle tüm gün sürecek resmi bir planlama toplantısı için bir konferans odası ister yeni fikirler üzerinde beyin fırtınası yaparken iş arkadaşlarınızla sohbet edip etkileşimde bulunabileceğiniz bir iş birliği alanı olsun, Regus her ikisi için de ideal toplantı odasını bulmanız konusunda size yardımcı olabilir. 

Toplantı odanızı bizimle rezerve ettiğinizde ihtiyacınız olan alan genişliği, lokasyon ve olanakların kontrolü tamamen sizdedir. Dünya çapında yüzlerce yerde iki ila elli katılımcı için yarım saat gibi kısa bir süreliğine bile talep üzerine oda rezervasyonu yapabilirsiniz. Başkentlerde, büyük şehirlerde ve ulaşım merkezlerinde çok sayıda merkezi lokasyonumuz bulunmaktadır ancak tam donanımlı alanlarımızla banliyölerde ve ilçelerde de hizmet veriyoruz. (Bazı lokasyonların 21 katılımcıyla sınırlı olduğunu unutmayın.)

Rezervasyon aracına tarih, saat, süre, katılım ve konumu girin, size yakında bulunan tüm seçenekleri gösterelim. Yemek, kahve veya telekonferans ekipmanı gibi ekstra imkanlar isterseniz 24 saat önceden bize bildirmeniz yeterlidir; lokasyondaki resepsiyon görevlimiz sizi karşılayıp etrafı gezdirdiğinde her şeyin hazır olduğunu göreceksiniz.

Regus toplantı odalarıyla dilediğiniz gibi çalışın. Biz, hedefi ne olursa olsun etkili bir iş toplantısı yapmanıza yardımcı olacağız.