Наш ответ на COVID-19

Как эффективно использовать видео-конференц-связь

Как эффективно использовать видео-конференц-связь

Многие из нас за последние годы хорошо познакомились со всем необходимым для проведения видеоконференций или участия в них, а кто-то даже имеет собственные приемы по улучшению изображения и звука. Однако по-прежнему не всегда понятно, в каких случаях эти приемы работают лучше всего и как гарантировать продуктивный и бесперебойный ход конференции. Мы сделали подборку полезных советов о том, как уверенно проводить видеоконференции (и участвовать в них) и эффективно решить свои задачи с помощью «смешанного» формата встреч.


Для чего компаниям нужны системы видео-конференц-связи?

Системы видео-конференц-связи представляют собой отличную альтернативу личной встрече как для общения с клиентами по всему миру, так и для ежедневных совещаний с работающими дистанционно членами команды. Преимущества такой связи становятся особенно заметны по мере роста популярности и эффективности удаленной работы в компаниях любого размера.

В мире, где удаленная работа и гибкий график стали нормой, самое важное — сохранять комфорт на рабочем месте. Видео-конференц-связь хорошо подходит для поддержания связи друг с другом: работающие удаленно сотрудники будут чувствовать себя частью команды независимо от их местонахождения.

Собеседования и учебные семинары можно проводить полностью удаленно через видеоконференции. Руководство может поддерживать связь с несколькими группами удаленных работников или общаться с клиентом, предлагая свои услуги, однако участники этих процессов могут находиться как в офисе, так и за его пределами. В зависимости от целей вашей встречи и списка участников, смешанный формат видеоконференции может оказаться оптимальным для обсуждения вопросов из повестки дня.

В офисных помещениях и переговорных комнатах Regus установлено оборудование для видеоконференций и доступны услуги поддержки — это позволит вам проводить деловые встречи, находясь физически в одном из бизнес-центров нашей международной сети.


Как быть полезным участником видеоконференции

Полезный участник видеоконференции должен быть подготовлен не только в техническом смысле (то есть иметь нужные устройства, Интернет-соединение и программы), но и в плане ознакомления с повесткой встречи, подготовки доклада, дополнительных вопросов или материалов для демонстрации остальным участникам. Виртуальные встречи уже не менее популярны, чем личные, поэтому важно создать условия, в которых ваше участие в видеоконференции пройдет с пользой.


Еще одно немаловажное замечание — постарайтесь оставаться сосредоточенными в течение всей встречи. Может возникнуть соблазн проверить электронную почту или просмотреть другие вкладки, открытые в вашем веб-браузере, но очень важно следить за ходом встречи или конференции и оставаться на связи, даже когда вы не выступаете. Так вы не только не пропустите всю важную информацию, подготовленную другими участниками, но и сможете поделиться своими мыслями или задать вопросы в самый подходящий момент.


Как эффективно провести видеоконференцию

Как правило, ведущие более требовательно относятся к видеоконференциям, чем зрители. Во время таких встреч участники проводят большую часть времени с выключенным микрофоном, и все внимание сосредоточено на ведущем. Поэтому качество вашего подключения играет ключевую роль в удержании внимания зрителей и общей результативности конференции. 

Проводить видеоконференции или презентации порой довольно волнительно. Ситуация усугубляется, когда небольшая техническая неполадка перерастает в серьезный сбой, что неизбежно приводит к потере внимания участников, а значит, и драгоценного времени. Подобных проблем можно будет легко избежать (или быстро их устранить), если вы предварительно изучите соответствующее ПО. Однако, чтобы свести количество сбоев к минимуму и сделать так, чтобы участники оставались заинтересованными и принимали активное участие в дискуссии, может потребоваться дополнительная подготовка.

Важно, чтобы все участники заранее знали, как правильно подать сигнал, если они захотят что-то добавить во время конференции. Подходят визуальные сигналы: например, можно поднять руку физически или с помощью функций программного обеспечения. Это лучше, чем самостоятельно включать микрофон и перебивать остальных. Так ведущий сможет сделать паузу, чтобы дать слово участникам, не нарушая естественного хода беседы.

А что, если вы проводите конференцию или встречу смешанного типа, когда некоторые участники присутствуют в офисе, а остальные — подключаются через Интернет? Такая конфигурация создает несколько новых трудностей, особенно в том, что касается обеспечения равных возможностей для всех участников встречи. 

Бывает сложно поддерживать необходимый баланс, когда вам нужно одновременно выполнять роль ведущего встречи смешанного типа, следить за аудиторией и вовремя замечать сигналы участников (как присутствующих в офисе, так и подключающихся удаленно). В таких ситуациях не помешает делегировать часть ответственности коллегам, присутствующим в одном помещении с вами, чтобы они помогли уследить за аудиторией удаленных участников. Еще сложнее — если вы ведете презентацию, а экран с изображениями удаленных участников вам не виден.


Где найти услуги помощи при проведении видеоконференций?

Нет своего профессионального оборудования для видео-конференц-связи или высокоскоростного Интернет-соединения? Компания Regus располагает обширным каталогом самых современных конференц-залов.

Мы предлагаем услуги видео-конференц-связи со всем необходимым для качественного вещания во время онлайн-встреч. Изображение высокой четкости с разрешением 1080p30 или 720p60 позволит рассмотреть все в деталях. А опытные сотрудники наших бизнес-центров помогут вам устранить технические неполадки, если они возникнут.

Команда Regus всегда готова предоставить лучшие технологии видео-конференц-связи для малого и крупного бизнеса. Это идеальное решение компаний, в которых сотрудники работают по смешанным схемам, или тех, кто общается с клиентами через Интернет. Достаточно запланировать видеосовещание, и мы позаботимся обо всех технических деталях. Вам останется войти в систему и наслаждаться высоким качеством связи.