Наш ответ на COVID-19

Как готовиться к деловым встречам

Как готовиться к деловым встречам

Существует множество причин организовать деловую встречу — это может быть собеседования, аттестация персонала, прием клиентов или презентации для инвесторов. Но успех во всех этих мероприятиях в конечном счете зависит от правильной подготовки. Обеспечение продуктивного хода деловых встреч является обязательным условием успеха вашего бизнеса, если вы цените время присутствующих. Меньше всего вам захочется тратить время на непродуктивные встречи.

В этой статье собраны советы по подготовке деловых встреч с максимальной пользой.

Подготовка встречи

Разница между хорошо и плохо проведенной встречей заключается в правильной подготовке. В этой статье приведены советы, которые помогут вам заранее подготовиться ко встрече и провести ее эффективно.

Подтвердите встречу

Первый шаг в подготовке встречи — подтвердить, когда, где и как она будет проходить. Если вы организатор встречи, необходимо сообщить всем участникам место, дату и время, а также другую важную информацию. Кроме того, нужно забронировать помещение со всем необходимым оборудованием и подходящее по размерам, чтобы всем участникам было комфортно. Подтверждение всех данных о встрече обычно отправляют по электронной почте. Так участники смогут добавить встречу в свой календарь, чтобы не пропустить ее. 

 

Убедитесь, что приглашены только те, кто действительно должен присутствовать на встрече, чтобы не уходить от главных тем. 

Узнайте цели встречи

Все участники должны заранее знать, какова цель встречи. Это поможет достичь взаимопонимания и ответить на любые вопросы.

 

Знать цели встречи заранее нужно еще для того, чтобы каждый участник убедился, что его присутствие действительно необходимо. Менеджеры крупных организаций могут не знать, как именно распределяются обязанности в различных отделах. Из-за этого на встречу могут быть приглашены не те люди, которые там действительно должны быть. Заблаговременное понимание целей встречи поможет этого избежать. 

Рассмотрите повестку дня

Важным шагом в подготовке собрания является повестка дня, поскольку именно она определяет ход встречи. Четкая, лаконичная повестка — залог эффективности. Организаторы встречи должны до ее начала опросить участников и узнать их мнения о том, что нужно включить в повестку. 

 

Заранее ознакомившись с повесткой дня, участники смогут лучше подготовиться, соберут информацию и запишут свои вопросы, чтобы не рыться в файлах и письмах уже после начала встречи.

Изучите все письменные материалы

Получив повестку встречи, заблаговременно прочитайте все необходимые материалы и изучите релевантные темы. Например, если вы готовитесь к собеседованию, не помешает побольше узнать о компании, в которую вы хотите устроиться, и о ее деятельности. 

Настройте оборудование

Если вы ведущий, то позаботьтесь о подготовке всего необходимого оборудования. По возможности явитесь за 30 минут до прихода участников и осмотрите помещение, подготовьте все необходимое и проверьте исправность оборудования. Например, если вы проводите презентацию, включите и проверьте все оборудование, которое вам понадобится, и убедитесь, что все изображения выводятся на экран и текст виден отчетливо.


Где лучше проводить деловые встречи

Выбирая место для проведения встречи, важно определиться с ее целями и составом участников. Например, встречу можно проводить за пределами привычного места работы, когда это необходимо для решения творческих задач или организации коллективных мероприятий. Официальные встречи лучше всего проводить в переговорных комнатах или в зоне отдыха прямо в главном офисе.

 

Если вы фрилансер или владелец малого предприятия и не имеете больших офисных помещений для организации встреч, можете назначить встречу в кафе или в коворкинге. В обслуживаемых офисах часто предлагается доступ к переговорным комнатам и бизнес-гостиным с предварительным бронированием. Поскольку все больше компаний переходят на удаленную работу, наблюдается резкий рост популярности виртуальных встреч.

 

Выбрав место для проведения встречи, выясните, есть ли там все нужные удобства. Большинство помещений для проведения встреч предоставляются с бесплатным подключением к Wi-Fi и возможностью приготовления чая и кофе, но за использование техники может взиматься дополнительная плата.


Как эффективно проводить деловые встречи

Вы прошли долгий путь в подготовке, чтобы обеспечить удачное начало встречи. А теперь нужно присмотреть за присутствующей аудиторией, чтобы все оставались сосредоточены. 

 

Одной из причин непродуктивных деловых встреч являются посторонние разговоры. Определившись с повесткой дня, придерживайтесь ее и напоминайте участникам встречи о целях встречи, чтобы не отклоняться от графика. Можно также установить временные рамки для каждой части встречи, чтобы сосредоточиться на важном. Но не перегибайте палку, чтобы не перебивать участников, когда им действительно есть, что сказать.

 

В конце встречи кратко разберите основные моменты дискуссии и подведите итоги. 

 

Компания Regus предоставляет широкое разнообразие переговорных комнат в удобно расположенных бизнес-центрах, поэтому вы можете успешно проводить деловые встречи в любой стране мира, в том числе и во время поездок.

 

Наши пакеты «виртуальный офис плюс» также открывают доступ к переговорным комнатам, когда они вам нужны.

 

Зарезервируйте переговорную комнату заранее, чтобы у вас было достаточно времени на подготовку следующей важной встречи.