Любые встречи, будь то ежедневные планерки или совещания по планированию крупных, долгосрочных проектов, должны быть максимально полезными для коллектива. Вместо того чтобы наполнять календарь бесполезными созвонами и неэффективными собраниями, лучше проследите за тем, чтобы все участники встречи пришли подготовленными и мотивированными.
Итак, что нужно сделать, чтобы каждая деловая встреча проходила продуктивно? Рассказываем!
Прежде всего нужно точно определиться с типом проводимой встречи: это поможет выстроить ее общую структуру и определить цели. Вот некоторые из основных типов встреч.
То, как вы готовитесь к деловой встрече, определяется тремя факторами: ваша роль в этой встрече, тип проводимой встречи и ее цели.
Если вы отвечаете за проведение встречи, тогда при подготовке ответьте на следующие важные вопросы.
Продумайте все описанные выше детали и спланируйте структуру встречи. После этого вы будете готовы поработать над тем, чтобы сделать ее интересной. Недостаток планирования проявляется через отклонения хода встречи в нежелательном направлении, что сделает ее непродуктивной. Это не значит, что вам нужно потратить часы на создание интересной презентации с видеороликами, музыкой и спецэффектами. Но не помешает продумать цели и составить ориентировочное расписание по пунктам, которые нужно обсудить на встрече, чтобы удерживать внимание и заинтересованность присутствующих.
Полезный совет — в начале встречи установите основные правила, например, чтобы все вопросы задавались в конце мероприятия, или чтобы участники видеозвонка поднимали руку, прежде чем говорить. В самом начале сообщите присутствующим правила и результаты мероприятия, которых вы хотите достичь, и это поможет поддержать ход встречи в нужном русле.
Успех всей встречи зависит от самих участников, но выбор подходящего помещения задает тон всему мероприятию. Это может быть конференц-зал для официального совещания длинною в целый день или офис для коллективной работы, где вы можете пообщаться с коллегами во время мозгового штурма новых идей. Regus поможет подобрать идеальное помещение.
При бронировании переговорной комнаты вы получаете полную свободу в выборе размера, местоположения и доступных удобств. Забронируйте помещение, рассчитанное на малое или большое количество посетителей (от двух до пятидесяти), на срок от получаса, выбрав подходящий вариант в одном из сотен бизнес-центров по всему миру. Наши бизнес-центры можно найти не только в центре столиц и крупных городов мира, но и в транспортных узлах, пригородах и небольших городах. В некоторых бизнес-центрах размеры помещений ограничены по размеру на 21 посетителя.
В нашем интерфейсе для бронирования введите дату, время и продолжительность аренды, количество участников и город, а мы подберем доступные поблизости варианты. Если нужны дополнительные услуги, например кейтеринг, кофе или оборудование для телеконференций, сообщите нам не позднее, чем за 24 часа до мероприятия, и все необходимое будет готово к моменту, когда наш секретарь поприветствует вас в бизнес-центре.
Работайте так, как вам удобно, в переговорных комнатах Regus, а мы поможем организовать условия для эффективной деловой встречи.