Как эффективно проводить деловые встречи.

Любые встречи, будь то ежедневные планерки или совещания по планированию крупных, долгосрочных проектов, должны быть максимально полезными для коллектива. Вместо того чтобы наполнять календарь бесполезными созвонами и неэффективными собраниями, лучше проследите за тем, чтобы все участники встречи пришли подготовленными и мотивированными.

Итак, что нужно сделать, чтобы каждая деловая встреча проходила продуктивно? Рассказываем! 

Прежде всего нужно точно определиться с типом проводимой встречи: это поможет выстроить ее общую структуру и определить цели. Вот некоторые из основных типов встреч.

• Мозговые штурмы. Это креативные совещания, где члены команды собираются для обсуждения и развития идей. Часто являются продолжением открытого форума; каждый может выразить свою точку зрения и задать вопросы. Встречи такого рода могут быть самыми сложными в планировании. 
• Планерки. Часто проводятся между несколькими отделами компании, которые работают на краткосрочных и долгосрочных проектах. На планерках участники собираются для обсуждения процессов, расходов и потенциальных проблем. Такие совещания могут затягиваться на долгие часы, пока не будет достигнуто согласие по поводу целей или стратегий. 
• Тематические совещания. Это может быть быстрый, спонтанный разговор для решения срочного вопроса или продолжительная дискуссия, нацеленная на решение проблем стратегического характера. Подобные совещания имеют четко обозначенные цели, но в зависимости от масштабов решаемой задачи могут иметь большое число участников. 
• Тимбилдинги. Часто проводятся за пределами офиса и включают в себя различные мероприятия, цель которых — сформировать связи между коллегами, сделать их коммуникацию эффективнее и развить их навыки командной работы. Могут проводиться собственным отделом кадров или внешними специалистами.
• Очередные (плановые) совещания. Такие встречи — самые частые, они проводятся внутри отделов на базе проекта или подразделения. На совещании коллеги обсуждают актуальные вопросы повестки дня. В дискуссиях часто участвуют руководители, старшие сотрудники и младшие члены команды.

То, как вы готовитесь к деловой встрече, определяется тремя факторами: ваша роль в этой встрече, тип проводимой встречи и ее цели.

Если вы отвечаете за проведение встречи, тогда при подготовке ответьте на следующие важные вопросы. 

• Каковы цели встречи? Цели задаются повесткой дня или в индивидуальном порядке участниками встречи. В любом случае, для продуктивного и эффективного проведения встречи нужно четко обозначить цели и желаемые результаты. 
• Как долго продлится встреча? Убедитесь, что встреча не нарушает графики коллег, чтобы все смогли прийти вовремя. Чтобы не потратить время впустую, заранее продумайте, как разделить встречу на тематические сегменты и сколько продлится каждый из них. Так участники не будут чувствовать, что зря теряют время. 
• Следует ли участникам подготовиться к встрече, и если да, то как? Подумайте, должны ли ваши коллеги подготовить идеи, ответы на вопросы или собрать необходимые материалы до начала встречи. Это нужно для того, чтобы максимально полезно использовать время всех участников. 
• Встреча будет проводиться удаленно или лично? Если удаленно, проследите, чтобы у всех участников была техническая возможность присоединиться. Если лично, выберите помещение, местоположение которого будет удобным для всех. Если же у вас планируется встреча «смешанного» типа (часть участников подключится удаленно, а часть будет присутствовать лично), спешим сообщить хорошую новость: почти все переговорные комнаты Regus оснащены техникой, которая позволит легко провести встречу такого типа, и при этом достаточно просторны.
• Кто приглашен на встречу? Тщательно продумайте, кого следует пригласить на встречу. Если сомневаетесь, спросите коллег напрямую, не хотят ли они поучаствовать. 

Продумайте все описанные выше детали и спланируйте структуру встречи. После этого вы будете готовы поработать над тем, чтобы сделать ее интересной. Недостаток планирования проявляется через отклонения хода встречи в нежелательном направлении, что сделает ее непродуктивной. Это не значит, что вам нужно потратить часы на создание интересной презентации с видеороликами, музыкой и спецэффектами. Но не помешает продумать цели и составить ориентировочное расписание по пунктам, которые нужно обсудить на встрече, чтобы удерживать внимание и заинтересованность присутствующих. 

Полезный совет — в начале встречи установите основные правила, например, чтобы все вопросы задавались в конце мероприятия, или чтобы участники видеозвонка поднимали руку, прежде чем говорить. В самом начале сообщите присутствующим правила и результаты мероприятия, которых вы хотите достичь, и это поможет поддержать ход встречи в нужном русле. 

Успех всей встречи зависит от самих участников, но выбор подходящего помещения задает тон всему мероприятию. Это может быть конференц-зал для официального совещания длинною в целый день или офис для коллективной работы, где вы можете пообщаться с коллегами во время мозгового штурма новых идей. Regus поможет подобрать идеальное помещение.

При бронировании переговорной комнаты вы получаете полную свободу в выборе размера, местоположения и доступных удобств. Забронируйте помещение, рассчитанное на малое или большое количество посетителей (от двух до пятидесяти), на срок от получаса, выбрав подходящий вариант в одном из сотен бизнес-центров по всему миру. Наши бизнес-центры можно найти не только в центре столиц и крупных городов мира, но и в транспортных узлах, пригородах и небольших городах. В некоторых бизнес-центрах размеры помещений ограничены по размеру на 21 посетителя.

В нашем интерфейсе для бронирования введите дату, время и продолжительность аренды, количество участников и город, а мы подберем доступные поблизости варианты. Если нужны дополнительные услуги, например кейтеринг, кофе или оборудование для телеконференций, сообщите нам не позднее, чем за 24 часа до мероприятия, и все необходимое будет готово к моменту, когда наш секретарь поприветствует вас в бизнес-центре.

Работайте так, как вам удобно, в переговорных комнатах Regus, а мы поможем организовать условия для эффективной деловой встречи.