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Guia completo de escritórios virtuais

Guia completo de escritórios virtuais

Empresas modernas podem ter endereços em qualquer lugar. Atualmente, muitas empresas têm funcionários ao redor do mundo que trabalham em vários espaços, incluindo escritórios completos, mesas rotativas e home office. Embora essa flexibilidade ofereça muitas vantagens aos profissionais, isso pode ser desafiador para pequenas empresas que não têm acesso aos serviços de escritórios profissionais.

Os empreendedores podem não ter os altos custos de um escritório físico, mas acabam tendo que conciliar muitas tarefas, como realizar o próprio trabalho, atender às ligações dos clientes, reservar salas de reunião remotas e conduzir os negócios de casa.  Isso reduz o tempo que eles têm para fazer o que sabem melhor: comandar e ampliar a empresa.

Os escritórios virtuais são uma opção remota e flexível que permite que os empresários aproveitem as vantagens de um escritório residencial, sem os custos gerais de um escritório tradicional.

O que é um escritório virtual?

As opções de escritório virtual permitem que empreendedores e donos de pequenas empresas criem seu próprio conjunto de serviços e suporte para beneficiar suas empresas. Estes são os principais serviços oferecidos por escritórios virtuais:

  • Um endereço comercial
  • Atendimento telefônico e gestão de correspondências
  • Serviços de recepção profissionais
  • Acesso flexível a espaços de reunião e coworking

Ao criar um pacote com esses serviços, as pequenas empresas podem estabelecer rapidamente uma presença em novos mercados, passar uma imagem profissional para clientes e acessar espaços completos para reuniões e para uso de profissionais que preferem trabalhar em um escritório. Para empresas maiores, os escritórios virtuais podem ajudar os executivos a acessar novos mercados globais, sem o compromisso de adquirir um espaço com endereço físico.

Como funcionam os escritórios virtuais?

Há inúmeros provedores de escritórios virtuais, incluindo locais e internacionais. Basicamente, o provedor presta os serviços de um escritório tradicional enquanto você administra os negócios de outro lugar.

Os profissionais modernos não estão mais presos às suas mesas. Assim, um escritório virtual pode beneficiar sua empresa, seja ela global ou uma pequena startup instalada em sua casa. Um escritório virtual oferece separação de correspondências, atendimento telefônico e um endereço de correspondência profissional, sem os custos de um espaço de escritório físico.

Embora você não pague pelo prédio em si, algumas opções oferecem o benefício adicional de espaços em mesa em locais centrais. Se seus funcionários quiserem um descanso do home office ou um local para fazer reuniões com os clientes, eles podem vir ao escritório e usar espaços de trabalho completos, sem precisar reservar com antecedência.

Como um escritório virtual pode auxiliar minha empresa?

Há muitas opções de serviços de escritório virtual à disposição dos empresários conforme sua necessidade e orçamento. Aqui está um resumo das opções de suporte mais comuns.

Endereço comercial profissional

Se você administra sua empresa de casa, acabará enviando seu endereço pessoal a clientes e provedores de serviços postais. Isso significa que você receberá entregas profissionais em casa e que poderá correr riscos de segurança. Com uma opção de endereço postal empresarial, você pode selecionar um endereço de escritório virtual em uma localização de prestígio para receber remessas e correspondências da sua empresa.

Com um endereço de correspondência virtual, você não terá mais que se preocupar em receber as correspondências da sua empresa em casa e poderá impressionar seus clientes com um endereço em um local de prestígio. Nossos endereços comerciais também podem ser configurados imediatamente, com uma equipe à disposição para receber e gerenciar suas correspondências, se você desejar.

Serviços de recepção e gerenciamento de chamadas

Quando seus clientes chegarem para uma reunião ou ligarem para sua empresa, eles precisarão ser recebidos por uma pessoa cordial e profissional. Se você escolher o serviço de recepção e atendimento telefônico, tudo isso poderá ser realizado pela equipe do seu provedor.

Em vez de usar um número de celular pessoal, você pode escolher um número de telefone local ou nacional que seja atendido por uma equipe profissional de telefonistas. Eles atenderão às chamadas como se fizessem parte de sua empresa e filtrarão as ligações para que apenas as mais importantes sejam transferidas a você. Eles também poderão anotar recados e organizar retornos de ligações para que você possa viajar ou participar de reuniões sem se preocupar em perder chamadas de clientes.

Esse serviço profissional também conta com uma equipe de recepção no endereço comercial escolhido, que receberá seus clientes para que fiquem impressionados com sua empresa desde o primeiro contato.

Gestão de correspondências e suporte administrativo
Em momentos de correria, tarefas como gestão de correspondências ou trabalhos administrativos podem ficar no fim da lista, ou seja, você terá muitas pendências para recuperar depois que o turbilhão passar. A maioria dos provedores oferece serviços regulares ou específicos de gestão de correspondências e administração, de modo que uma equipe confiável possa ficar atenta a esses serviços enquanto você se concentra em ampliar sua empresa.

Acesso a espaço de escritório

Você não precisa se limitar a um único espaço de escritório quando adquire um endereço comercial virtual. Os provedores maiores oferecem uma associação que concede acesso a vários espaços de escritório virtuais. Equipados com a tecnologia mais moderna, esses espaços colaborativos e salas de reunião são uma oportunidade de seus funcionários fazerem networking e novos contatos e se reunirem com clientes.

Com business lounges confortáveis, salas de videoconferência e espaços de reunião de última geração, os provedores oferecem fácil acesso a vários espaços de trabalho ao redor do mundo. Os espaços completos estão sempre limpos, com a manutenção em dia e prontos para você trabalhar, com os melhores equipamentos e instalações disponíveis, seja para reservas feitas com antecedência ou sem agendamento.

Quais são os benefícios?

O principal benefício dos escritórios virtuais é que eles disponibilizam os serviços de um ambiente de escritório profissional, sem você ter que pagar pela manutenção, pelos serviços básicos e pela segurança de um endereço físico. Isso faz com que sejam uma opção flexível e econômica para vários tipos de empresas.

Para profissionais remotos e empreendedores

O aumento do número de profissionais remotos foi essencial para o crescimento dos serviços de escritório virtual. Os escritórios virtuais têm todos os benefícios de um escritório completo com custos flexíveis e reduzidos, realizando os serviços administrativos e atendendo às chamadas para que os empreendedores tenham mais tempo livre para o trabalho.

Para pequenas empresas

Se você tem uma startup ou um negócio em expansão, os escritórios virtuais podem disponibilizar mais membros à sua equipe, como administradores, recepcionistas e funcionários de centrais de atendimento, sem você precisar se preocupar com o pagamento de salários. Além disso, as equipes das pequenas empresas podem ter acesso a mesas exclusivas e salas de reunião quando necessário para que não precisem interromper o trabalho.

Para empresas grandes

Para empresas que buscam a expansão para outras partes do mundo, os escritórios virtuais são uma ótima opção, pois permitem que elas se estabeleçam com rapidez e facilidade em um novo país. Sem a preocupação de contratar novos funcionários ou encontrar o espaço de escritório ideal, as empresas grandes podem ter acesso a um novo local e às oportunidades que as aguardam.

Os escritórios virtuais são o futuro?

O surgimento do coronavírus aumentou a velocidade da tendência já em crescimento de trabalho remoto. Muitas empresas tiveram que migrar a força de trabalho para o ambiente on-line, e os escritórios virtuais se tornaram uma opção mais viável na opinião dos empresários.

Além de oferecer benefícios óbvios aos funcionários, como melhor equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal e a capacidade de assumir cargos que, de outra forma, seriam difíceis de ocupar, um escritório virtual pode ajudar as empresas a reduzir os custos e aumentar as oportunidades. Seja para encontrar novos talentos, reduzir custos gerais ou procurar novos clientes, a tendência do futuro parece clara, evidenciada pela queda de 50% nas vendas de escritórios e pelo aumento de 50% nas vendas de escritórios virtuais no primeiro trimestre de 2020.

Quanto custa um escritório virtual?

Dependendo do nível de suporte necessário, você conseguirá encontrar uma opção de escritório virtual que se encaixa em seu orçamento. Oferecemos três opções às empresas: um endereço profissional imediato, acesso a business lounges e mesas inclusas.

Também disponibilizamos benefícios adicionais aos nossos clientes, como a associação DragonPass Classic para acesso premium a lounges de aeroportos, descontos em serviços exclusivos de fornecedores globais e a chance de participar de eventos de networking e de crescimento pessoal. Isso significa que, com nossas opções, sua empresa obterá um valor agregado que inspirará o crescimento.

Como faço para encontrar a opção certa para minha empresa?

Nossa equipe pode ajudar você a encontrar a melhor solução de escritório virtual, seja um endereço de escritório registrado, um espaço para uma equipe que está trabalhando remotamente ou uma caixa postal. Podemos conversar sobre as necessidades da sua empresa para garantir que a opção virtual ofereça todo o suporte necessário para que você se concentre em sua equipe e no trabalho que fará sua empresa prosperar.

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