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Como aproveitar ao máximo uma videoconferência

Como aproveitar ao máximo uma videoconferência

Embora muitas pessoas tenham, nos últimos anos, se familiarizado com os procedimentos necessários para realizar videoconferências e participar delas, incluindo como garantir imagens e áudios de alta qualidade, talvez ainda haja alguma incerteza sobre quando elas são mais eficientes e sobre como garantir que sejam produtivas e não haja interrupções. Para ajudar você a aproveitar ao máximo as reuniões digitais, reunimos algumas dicas importantes sobre como organizar e participar de videoconferências, bem como adaptá-las às suas necessidades usando o modelo de reuniões híbridas.


Por que as empresas usam videoconferências?

Seja para se comunicar com clientes que estão do outro lado do mundo ou conversar rapidamente com os membros da equipe que trabalham remotamente, os sistemas de videoconferência são uma ótima alternativa às reuniões presenciais, principalmente devido à crescente popularidade e eficiência do trabalho remoto em empresas de todos os tamanhos.

No mundo dos profissionais remotos e do trabalho flexível, nunca foi tão importante se preocupar com o bem-estar dos funcionários, e a videoconferência é uma ótima maneira de garantir que sua equipe continue se comunicando e ajudar todos os colegas a se sentirem mais conectados onde quer que estejam.

Além de serem adequadas para entrevistas e treinamentos totalmente remotos, as videoconferências também são ótimas para situações que envolvam participantes presenciais e remotos, como a comunicação entre uma equipe central de gerenciamento e várias equipes de profissionais remotos ou a apresentação de uma solução de serviço a um cliente. Dependendo do propósito da reunião e da composição da lista de convidados, sua pauta pode ser mais bem atendida com uma videoconferência híbrida.

Com nosso espaço de escritório e nossas salas de reunião na Regus, disponibilizamos equipamentos e suporte para videoconferência, permitindo que você realize reuniões de negócios de milhares de locais no mundo todo.


Como ter uma participação produtiva em videoconferências

Para que a interação em videoconferências seja produtiva, os participantes devem preparar seus dispositivos, a conexão com a Internet e os aplicativos ou softwares necessários. Eles também precisam ler e entender com antecedência a pauta da reunião e preparar perguntas e contribuições relevantes, talvez até mesmo separar materiais que precisem compartilhar com os outros participantes. As reuniões virtuais estão se tornando tão frequentes quanto as presenciais, por isso é mais importante do que nunca garantir que sua presença em todas as videoconferências seja produtiva e válida.


Outro ponto importante é manter o foco durante a reunião. Mesmo com a tentação de consultar e-mails ou olhar outras guias abertas no navegador, é crucial seguir o fluxo da reunião ou conferência e manter a concentração, mesmo quando você não está falando. Assim, além de garantir que receberá todas as informações que foram preparadas, você terá a oportunidade de fazer contribuições e perguntas no momento oportuno.


Como realizar uma videoconferência de forma eficaz

É natural que as demandas dos apresentadores da videoconferência sejam maiores do que as dos participantes. Como os participantes passam boa parte da chamada com o áudio desligado, o apresentador será o foco principal da videoconferência. Isso faz com que a qualidade da transmissão seja essencial para capturar a atenção dos participantes e assegurar o êxito da exposição da pauta da reunião. 

Para algumas pessoas, realizar uma videoconferência pode ser uma experiência estressante. E pode piorar quando um pequeno problema técnico causa uma interrupção, fazendo com que os participantes percam o foco e desperdicem um tempo valioso do seu dia. Embora essas situações possam ser evitadas ou solucionadas rapidamente quando se conhece o software usado na conferência, reduzir as interrupções e garantir que todos continuem focados e tenham a oportunidade de compartilhar ideias pode exigir preparo adicional.

É crucial que todos os participantes saibam como você deseja que eles indiquem que têm algo a falar durante a reunião. Um gesto como levantar a mão, seja fisicamente ou usando recursos do software da conferência, em vez de ligar o áudio e intervir, permite que o apresentador faça uma pausa natural para abordar as perguntas ou contribuições dos participantes.

Mas, e se você decidiu realizar uma conferência híbrida, ou reunião mista, em que algumas pessoas comparecem ao local físico e outras participam remotamente? Isso impõe desafios específicos, principalmente no que diz respeito a garantir que todos os convidados tenham oportunidade iguais de assimilar e contribuir com a pauta. 

Pode ser difícil manter o foco na apresentação de uma reunião ou evento híbrido e, ao mesmo tempo, identificar quando um participante local ou remoto sinaliza que deseja falar. Nessas situações, é aconselhável delegar parte da responsabilidade para um colega presente na mesma sala, que possa ajudar você a monitorar as pessoas conectadas remotamente. Isso é ainda mais necessário quando a apresentação inclui conteúdo visual, que oculta a lista de participantes remotos.


Onde posso encontrar serviços de videoconferência?

Se você não tiver acesso a equipamentos profissionais de videoconferência ou Internet de alta velocidade, a Regus poderá ajudar com nosso portfólio de salas de videoconferência de última geração

Oferecemos serviços de videoconferência para que você tenha tudo que precisa para uma transmissão de qualidade ao longo da reunião, com vídeos full HD de 1080p30 ou 720p60, permitindo ver com nitidez detalhes faciais e pistas visuais. Nossa experiente equipe de suporte no local também pode ajudar a resolver problemas técnicos.

Na Regus, estamos sempre preparados para oferecer o que há de melhor em videoconferência para pequenas e grandes empresas, o que é essencial para aquelas que possibilitam o trabalho híbrido para os funcionários ou lidam com clientes remotos. Reserve sua sala de reunião com antecedência e deixe o resto conosco: você só precisa fazer login e aproveitar uma videoconferência de alta qualidade com pessoas em qualquer lugar do mundo.