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Como se preparar para reuniões de negócios

Como se preparar para reuniões de negócios

Uma reunião empresarial pode ter vários propósitos, incluindo entrevistas de emprego, avaliações da equipe, sessões com clientes e apresentações para investidores. Mas o sucesso de uma reunião depende da preparação realizada antecipadamente. Garantir que as reuniões sejam produtivas é crucial para o sucesso, principalmente se as pessoas tiverem reservado um horário do dia para participarem. Ninguém gosta de perder tempo com reuniões improdutivas.

Neste artigo, mostramos como se preparar para uma reunião empresarial para garantir que ela tenha o máximo de eficácia.

Antes da reunião

Dedicar tempo para se preparar para uma reunião faz muita diferença na qualidade dela. Veja algumas etapas que você pode seguir para se preparar com antecedência.

Confirme a reunião

A primeira etapa ao se preparar para uma reunião é confirmar quando, onde e como ela será realizada. Se você estiver organizando a reunião, precisará informar todos os participantes sobre o local, a hora e a data, além de outras informações relevantes. Você também precisará reservar um espaço de reunião adequado, grande o suficiente para que todos fiquem confortáveis e que tenha todos os equipamentos necessários. Os detalhes da confirmação costumam ser enviados por e-mail. Isso significa que os participantes podem adicionar a reunião ao calendário para que não percam a data. 

 

Você também deve convidar apenas as pessoas que são realmente essenciais para a reunião a fim de evitar dispersão de atenção. 

Entenda o propósito da reunião

Todos os participantes devem entender o propósito da reunião antes de seu início. Isso mantém todos alinhados e permite que as perguntas sejam respondidas com antecedência.

 

Também é importante entender o propósito da reunião para ter certeza de que sua participação é adequada. As organizações com equipes grandes nem sempre estão totalmente cientes das responsabilidades de todas as pessoas em cada departamento. Como resultado, você pode acabar participando de uma reunião no lugar de outro colega que poderia agregar mais valor à discussão. Compreender os objetivos de uma reunião ajuda a evitar essas situações. 

Revise a pauta

Parte essencial da preparação para uma reunião, a pauta garante que todos os participantes mantenham o foco ao longo da sessão. Uma pauta clara e concisa resulta em uma reunião mais eficaz. Portanto, os organizadores devem pedir que os participantes sugiram tópicos para a pauta antes da reunião. 

 

A revisão da pauta com antecedência garante que os participantes preparem informações que possam ser necessárias e anotem perguntas antecipadamente, evitando o pânico de procurar por arquivos e e-mails depois que a reunião começa.

Faça pesquisas e leituras necessárias

Depois de definir a pauta, pesquise e leia qualquer conteúdo relevante com antecedência. Por exemplo, antes de participar de uma entrevista de emprego, recomenda-se pesquisar a empresa que está oferecendo a vaga e conhecer alguns fatos sobre o negócio. 

Organize os equipamentos

Como organizador da reunião, você é responsável por preparar todos os equipamentos. Se for possível, reserve a sala de reunião até 30 minutos antes da chegada dos participantes para organizar tudo e verificar se os equipamentos estão funcionando adequadamente. Por exemplo, se você for apresentar a reunião, teste rapidamente todos os equipamentos que usará e verifique se as imagens são carregadas e se os textos podem ser vistos com clareza.


Melhores lugares para reuniões de negócios

Ao escolher um local para sua reunião, é importante pensar no propósito e nos participantes da sessão. Por exemplo, uma reunião que envolve criatividade ou atividades de formação de equipe pode ser realizada fora do escritório. No caso de reuniões de equipe mais formais, o ambiente mais adequado é uma sala de conferência ou uma área separada no escritório principal. 

 

Freelancers e pequenas empresas que não têm um escritório grande o bastante para reuniões, podem optar por realizar reuniões em uma cafeteria ou um espaço de coworking. Muitos escritórios completos oferecem acesso a salas de reunião e lounges que podem ser reservados com antecedência. Com mais empresas trabalhando remotamente, também houve um aumento acentuado nas reuniões virtuais.

 

Depois de escolher o local, você deve conferir se ele tem as instalações necessárias. A maioria dos espaços de reunião oferece Wi-Fi gratuito e máquinas de chá e café, mas alguns cobram a mais pelo uso de equipamentos de tecnologia.


Como realizar reuniões de negócios eficazes

Quando você se prepara para uma reunião, ela já começa bem. Porém, também é importante garantir que todos se mantenham alinhados durante a sessão. 

 

Uma das causas mais comuns de reuniões improdutivas é a discussão paralela. Ao definir uma pauta, atenha-se a ela e sempre lembre a equipe sobre o propósito da reunião para que ela termine dentro do prazo. Você também pode definir limites de tempo para cada tópico da pauta a fim de manter o foco, mas tenha cuidado, pois isso pode causar um efeito negativo se as pessoas sentirem que as ideias delas estão sendo deixadas de lado.

 

No final da reunião, recapitule tudo que foi discutido e elabore um plano de ação com os pontos principais. 

 

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Reserve a sala de sua próxima reunião com antecedência para ter tempo suficiente de se preparar.