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Como realizar reuniões de negócios eficazes

Como realizar reuniões de negócios eficazes

Como realizar reuniões de negócios eficazes

Você e sua equipe querem aproveitar ao máximo todas as reuniões das quais participam, seja uma atualização diária de status ou a sessão de planejamento para um projeto grande e de longo prazo. Em vez de encher a agenda de conversas improdutivas e atualizações ineficientes, você deve garantir que todos os participantes da reunião se mantenham informados e motivados.


Mas como fazer com que todas as reuniões de negócios sejam produtivas e eficientes? 


Quais são os tipos de reuniões de negócios?

Antes de começar o planejamento, é essencial saber que tipo de reunião você realizará, pois é isso que definirá a estrutura e os objetivos gerais da sessão. Estes são alguns dos principais tipos de reuniões:

 

  • Sessões de brainstorming: também conhecidas como reuniões criativas, são sessões em que os membros da equipe se juntam para discutir e elaborar ideias. Em uma discussão aberta, todos podem falar livremente e fazer perguntas. É bem difícil preparar a estrutura para essas reuniões. 
  • Reuniões de planejamento: é quando vários departamentos da empresa se reúnem para discutir processos, custos e possíveis obstáculos em projetos de curto ou longo prazo. As sessões podem ser longas e envolver uma lista de estratégias ou objetivos definidos que precisam ser alcançados como resultado. 
  • Reuniões de resolução de problemas: podem ser conversas rápidas e sem hora marcada para ajudar a resolver uma crise imediata ou discussões mais amplas para solucionar um problema mais estratégico. São reuniões que incluem objetivos bem claros, embora possa ser necessário envolver várias partes interessadas dependendo da dimensão do problema. 
  • Reuniões de formação de equipe: costumam acontecer fora do espaço de escritório e envolvem diversas atividades elaboradas para criar laços entre os colegas e aprimorar a comunicação e colaboração. Podem ser realizadas pelas equipes internas de RH ou por consultores externos. 
  • Reuniões de atualização de status: são as reuniões agendadas mais regularmente e podem ser realizadas no âmbito de uma equipe, um projeto ou um departamento, envolvendo discussões entre colegas sobre as próximas tarefas em sua lista de responsabilidades. Gerentes, líderes seniores e membros da equipe júnior costumam participar dessas discussões. 

 

Como se preparar para reuniões de negócios

A maneira como você se prepara para reuniões de negócios depende de três fatores: seu papel na reunião, o tipo de reunião e o que você procura obter com ela.


Se você tiver um papel essencial na reunião, considere estas questões importantes ao se preparar: 

 

 
  • Quais são os objetivos? Para ser efetiva e produtiva, toda reunião deve ter objetivos e resultados claros. Eles podem ser pontos definidos na pauta da reunião ou lições individuais que cada participante define para si mesmo. 
  • Qual será a duração da reunião? Garantir que a sessão não entre em conflito com os horários dos colegas fará com que a reunião comece na hora marcada. Para que não haja perda de tempo quando todos estiverem presentes, pense em como você dividirá a sessão e quanto tempo cada parte durará. Assim, ninguém na equipe sentirá que o tempo está sendo desperdiçado. 
  • Qual a contribuição que os colegas devem fazer? Pense se você precisa que os colegas tragam ideias, respondam a perguntas ou reúnam materiais necessários com antecedência. Assim, você aproveita ao máximo o tempo que todos passam juntos. 
  • A reunião será remota ou presencial? Se for remota, será preciso garantir que todos tenham a tecnologia adequada para participar. Se for presencial, escolha uma sala de reunião em um local adequado para todos. Para sessões com participantes remotos e presenciais, a maioria das salas de reunião da Regus têm espaço e tecnologia que permitem organizar com facilidade reuniões híbridas em que todos podem ser ouvidos.
  • Quais colegas serão convidados? Pense com cuidado em quem você convidará. Se tiver dúvidas, pergunte diretamente quem deseja participar. Você certamente terá uma resposta honesta de todos. 

Como tornar as reuniões de negócios mais motivadoras

Ao pensar cuidadosamente em todos os elementos acima e planejar a estrutura da sua reunião, você já deu os primeiros passos para deixar sua sessão mais motivadora. A falta de planejamento pode fazer com que a reunião se desvie do seu objetivo e termine sendo improdutiva. Isso não significa que você precisa levar horas elaborando uma apresentação repleta de vídeos, sons e efeitos animados. A simples definição dos objetivos e do cronograma geral dos tópicos de discussão ajuda os participantes a manterem o foco e o envolvimento. 


Definir algumas regras básicas no começo da reunião também é uma boa ideia. Por exemplo, você pode permitir que as pessoas façam perguntas no final da reunião ou levantem a mão em uma chamada por vídeo antes de falarem. Explique as regras e os resultados esperados para todos antes de iniciar, a fim de ajudar a manter a reunião produtiva e dentro do horário. 


Encontre a sala certa para sua reunião

Embora a interação dos membros da equipe seja o que de fato leva ao sucesso de uma reunião, escolher a sala de reunião certa também pode ajudar a tornar a sessão mais produtiva. Seja uma sala de conferência para uma reunião formal e de planejamento com clientes ou um espaço colaborativo onde você pode conversar e interagir com os colegas para discutir novas ideias, a Regus ajuda você a encontrar a sala de reunião ideal. 

Ao reservar uma sala de reunião conosco, você tem o controle completo do tamanho, do local e das instalações necessárias. É possível reservar salas sob demanda para 2 a 50 participantes, a partir de meia hora, em centenas de locais no mundo todo. Temos inúmeros locais centrais em capitais, grandes cidades e centros de transporte, além de espaços totalmente equipados em periferias e subúrbios. Alguns locais são limitados a 21 participantes.

Basta informar a data, a hora, a duração, o número de participantes e o local em nossa ferramenta de reservas para visualizar todas as opções disponíveis nas proximidades. Se quiser serviços extras como bufê, café ou equipamentos de teleconferência, avise-nos com 24 horas de antecedência para que tudo esteja pronto quando você chegar na recepção.

Trabalhe do seu jeito com as salas de reunião da Regus, e deixe que ajudemos você a realizar uma reunião empresarial eficaz, qualquer que seja seu objetivo.