De complete gids voor Serviced Offices.

Serviced offices nemen de druk weg van het runnen, beheren en betalen van de overheadkosten van een privékantoor. Met een all-inclusive bundel geven zij u toegang tot stijlvolle en centraal gelegen privéwerkplekken met ruimte en apparatuur die u normaliter wellicht niet in één keer zou kunnen bekostigen.

Als u een serviced office wilt huren, lees dan onze gids om er zeker van te zijn dat u de best mogelijke bundel krijgt.

Hoewel het er van de buitenkant misschien uitziet als een conventioneel kantoor, bevindt zich het grootste verschil tussen een serviced office en andere werkplekken aan de binnenkant. Deze privéwerkplekken, ook wel beheerde kantoren genoemd, zijn volledig uitgerust met kantoormeubilair, vergaderruimtes, business lounges en andere voorzieningen zoals catering of parkeergelegenheid op locatie. 

Al deze services zijn inbegrepen in de bundelprijs, zodat bedrijven zich geen zorgen hoeven te maken over onverwachte kosten of te maken krijgen met overheadkosten en plannen van het opzetten van een eigen kantoor vanaf de grond.

Naast de all-inclusive bundel en toegang tot eersteklas faciliteiten, zijn er nog andere voordelen aan volledig beheerde kantoren waar u bij het afwegen van uw opties aan moet denken: 

• Flexibele termijncontracten: in tegenstelling tot conventionele huurcontracten voor kantoren, worden serviced offices per maand en niet per jaar of voor meerdere jaren afgesloten. Dit betekent dat u op korte termijn van locatie kunt veranderen, de grootte van uw ruimte kunt aanpassen of deze helemaal kunt opzeggen als dat nodig is. 
• Receptie: de meeste serviced offices maken deel uit van grotere business centers of bedrijfsgebouwen en hebben een bemande receptie. Dit geeft u extra veiligheid en betekent dat uw bezoekers een professionele ontvangst krijgen zonder dat u het salaris van een receptionist moet betalen. 
• Minder management: of u uw kantoor nu aan het opzetten bent of er al een paar maanden werkt, het externe kantoormanagementteam pakt alle problemen aan die zich voordoen met uw services of voorzieningen. Dit betekent geen hoofdpijn meer of onverwachte kosten voor uw bedrijf als de wifi uitvalt of een waterleiding barst.
• Pas de ruimte aan uw wensen aan: in sommige bedrijfsruimtes hebt u ook de mogelijkheid om uw werkplek aan te passen. Dit betekent dat u uw eigen merknaam en stijl aan uw werkplek kunt toevoegen zonder de overheadkosten van een langlopend huurcontract. 
• Uitstekende locaties: of u nu op zoek bent naar kantoorruimte in Londen, Hong Kong of New York City, dankzij serviced offices kunt u werken op de meest begeerde locaties ter wereld zonder dat u een enorm bedrag hoeft te investeren in een pand met de juiste postcode.

Naast serviced offices zijn er nog veel andere werkplekopties, terwijl verschillende bedrijven ondertussen op zoek zijn naar flexibelere overeenkomsten, betere faciliteiten en meer centraal gelegen locaties. Zo verhouden serviced offices zich tot de andere meestvoorkomende werkruimtes.

Coworkingruimtes

Naar verwachting zal het aantal coworkingruimtes wereldwijd sterk toenemen. Flexibele kantoorruimtes waar bedrijven kunnen samenwerken of ondernemers kunnen hot desken, worden steeds populairder. Hoewel de huurvoorwaarden even flexibel zijn als bij een serviced office, is het mogelijk dat nauw samenwerken naast andere bedrijven niet geschikt is voor organisaties die omgaan met gevoelige informatie of werkculturen die meer geschikt zijn voor individueel werken dan voor samenwerken. 

Gemeenschappelijke kantoorruimtes

Gemeenschappelijke kantoorruimtes, een ander type flexibele werkruimte, zijn vergelijkbaar met coworkingruimtes, behalve dat ze eerder worden gebruikt door kleinschalige en middelgrote ondernemingen dan door freelancers en ondernemers. Gemeenschappelijke kantoorruimtes hebben dezelfde nadelen als coworkingruimtes. Ook hier gebruikt u dezelfde apparatuur en vergaderruimtes, wat tot conflicten kan leiden als een team zich niet aan de protocollen van de ruimte houdt. 

Remote working

COVID-19 heeft deze optie ongetwijfeld populairder gemaakt en ervoor gezorgd dat er meer gebruik van wordt gemaakt, maar er zijn enkele nadelen aan uitsluitend met je team communiceren via videogesprekken. Problemen met de internetverbinding, een storing in de communicatie en een gebrek aan verbondenheid binnen het team zijn slechts enkele van de problemen die kunnen ontstaan door langdurig op afstand te werken. 

Zodra u een locatie en een serviced office bundel hebt gekozen, zal het administratieve team een kortlopende huurovereenkomst voor u opstellen. Zodra deze is ondertekend en een aanbetaling is gedaan, kunt u op de afgesproken datum naar uw werkplek komen, waar alles al klaar zal staan voor u en uw team.

Als u in Google 'serviced offices bij mij in de buurt' intypt, krijgt u waarschijnlijk honderden resultaten, dus hoe kunt u er zeker van zijn dat het serviced office dat u kiest geschikt voor u is? Dit zijn enkele vragen die u moet overwegen:

Wat is in de bundel inbegrepen? 

Voordat u uw naam op een contract zet, moet u nagaan wat er precies is inbegrepen in uw serviced office bundel. Beschikt u bijvoorbeeld over alle apparatuur die u nodig hebt en hebt u er makkelijk toegang toe? 

Is er voldoende ruimte? 

Een algemene regel is dat u ongeveer 9 vierkante meter ruimte per werknemer nodig hebt. Zo hebben werknemers alle ruimte om productief te zijn en wordt toch nauw teamwerk en een goede samenwerking aan te moedigen. 

Wat is de looptijd van de huurovereenkomst?

Overeenkomsten voor een serviced office worden meestal op maandbasis gesloten, maar het is de moeite waard om de kleine lettertjes van uw huurovereenkomst te controleren om er zeker van te zijn dat dit het geval is. 

Ja, Regus biedt verschillende bundels en memberships aan voor serviced offices op centrale locaties over de hele wereld. Laat ons overal voor zorgen, zodat uw kantoor klaar is voor gebruik en voldoet aan al uw behoeften, zowel op de lange termijn als on demand. We bieden ook workplace recoveryplans aan voor bedrijven die direct een tijdelijk serviced office nodig hebben. 

Voor meer informatie over onze ruimtes, kunt u onze serviced offices die te huur zijn bezoeken of contact opnemen met ons ervaren team dat u kan helpen om het beste serviced office voor uw bedrijf te vinden.