Onze reactie op COVID-19

Videoconferencing effectief gebruiken

Videoconferencing effectief gebruiken

Hoewel velen van ons de afgelopen jaren zeer bekend zijn geraakt met wat er nodig is om een videoconferentie te organiseren of eraan deel te nemen, en zelfs enig inzicht hebben in het waarborgen van beeld en geluid van hoge kwaliteit, weet u misschien nog steeds niet zeker wanneer een videoconferentie het meest effectieve middel is en hoe u een productieve videoconferentie zonder verstoringen kunt realiseren. Om u te helpen het meeste uit uw digitale vergaderingen te halen, hebben we deze belangrijkste tips voor videoconferenties samengesteld om u het vertrouwen te geven dat u een succesvolle videoconferentie kunt organiseren en hieraan kunt deelnemen, en hoe u deze kunt afstemmen op uw eigen behoeften door het gebruik van een hybride vergadering.


Waarom gebruiken bedrijven videoconferencing?

Of u nu communiceert met klanten aan de andere kant van de wereld of dagelijks bijpraat met uw remote working teamleden, videoconferentiesystemen zijn een geweldig alternatief voor persoonlijke vergaderingen, vooral gezien de steeds groeiende populariteit en effectiviteit van remote workingbij zowel kleine als grote bedrijven.

In een wereld van telewerkers en flexibele werkpraktijken is het nog nooit zo belangrijk geweest om te zorgen voor het welzijn van werknemers, en videoconferencing is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat uw personeel met elkaar blijft communiceren en teamleden op afstand zich meer verbonden voelen met hun collega's, waar ze ook zijn.

Hoewel sollicitatiegesprekken en trainingsseminars prima met videoconferencing uitgevoerd kunnen worden, is het ook belangrijk om over een centraal managementteam te beschikken dat contact onderhoudt met meerdere teams van medewerkers die op afstand of een serviceoplossing voor een klant lenen zich ook uitstekend voor een mix van lokale en op afstand werkende deelnemers. Afhankelijk van het doel van uw vergadering en de samenstelling van uw lijst van genodigden, kan uw agenda het best worden ingevuld met een gecombineerde videoconferentie.

We kunnen bij onze kantoor- en vergaderruimtes van Regus apparatuur en ondersteuning voor videoconferencing leveren, zodat u vergaderingen kunt houden vanaf duizenden locaties over de hele wereld.


Productief deelnemen aan een videoconferentie

Productieve videoconferentie deelnemers moeten niet alleen voorbereid zijn in termen van apparatuur, een betrouwbare internetverbinding en de nodige toepassingen of software, maar moeten er ook voor zorgen dat ze de agenda van de vergadering volledig hebben gelezen en begrepen en hun eigen relevante vragen en bijdragen hebben voorbereid, misschien zelfs materiaal dat met de andere aanwezigen moet worden gedeeld. Nu virtuele vergaderingen net zo gewoon worden als fysieke vergaderingen, is het belangrijker dan ooit om ervoor te zorgen dat uw aanwezigheid bij elke videoconferentie de moeite waard en productief is.


Een bijkomende maar belangrijke overweging is om ervoor te zorgen dat u zich gedurende de hele vergadering kunt blijven concentreren. Het kan verleidelijk zijn om te controleren of u nog e-mails hebt of op de andere tabbladen van uw webbrowser te kijken, maar het is van essentieel belang dat u het verloop van de vergadering of conferentie volgt en betrokken blijft, zelfs als u niet actief aan het woord bent. Dit garandeert niet alleen dat u alle informatie krijgt die voor u is voorbereid, maar geeft u ook de kans om uw bijdragen en vragen op het meest geschikte moment te delen.


Een videoconferentie effectief leiden

De eisen die aan een voorzitter of presentator van een videoconferentie worden gesteld, zijn uiteraard hoger dan die van een deelnemer. Aangezien deelnemers tijdens een groot deel van het gesprek hun geluid uit hebben staan, zal uw presentatie de belangrijkste focus van de videoconferentie zijn. Dit maakt de kwaliteit van uw uitzending belangrijke factor om de aandacht van uw gasten vast te houden en uw programma te doen slagen. 

Voor sommigen kan het voorzitten of presenteren van een videoconferentie een stressvolle ervaring zijn. Dit kan nog erger worden wanneer een klein technisch probleem uitgroeit tot een aanzienlijke verstoring, waardoor gasten onvermijdelijk hun focus en kostbare tijd verliezen. Hoewel deze situaties meestal kunnen worden vermeden of snel kunnen worden verholpen naarmate men meer vertrouwd raakt met de software voor videoconferenties, kan het meer voorbereiding vergen om storingen tot een minimum te beperken en er tegelijkertijd voor te zorgen dat alle deelnemers betrokken blijven en de kans krijgen om hun bijdragen te leveren.

Het is van essentieel belang dat alle deelnemers weten hoe u wilt dat zij signaleren dat ze tijdens de vergadering iets willen delen. Een visueel signaal, zoals het opsteken van een hand, fysiek of via de videoconferentiesoftware, in plaats van de microfoon aan te zetten om onmiddellijk te interrumperen, geeft de organisator de mogelijkheid om een pauze in te lassen om vragen of bijdragen te bespreken.

Maar wat als u hebt gekozen voor een hybride conferentie, oftewel een gemengde vergadering, waarbij sommige deelnemers ter plaatse zijn en de rest op afstand verbonden zijn? Dit brengt een aantal unieke uitdagingen met zich mee, vooral wanneer het erom gaat dat al uw gasten een gelijke kans hebben om de agenda in zich op te nemen en eraan bij te dragen. 

Het kan een moeilijk evenwicht zijn om enerzijds gefocust te blijven op het leiden van hybride vergaderingen en evenementen en anderzijds uw lokale en externe deelnemers zorgvuldig in de gaten te houden om er zeker van te zijn dat geen van hen aangeeft dat ze iets willen delen. In deze situaties zou het verstandig zijn om een deel van deze verantwoordelijkheid te delegeren aan een collega die in dezelfde ruimte aanwezig is, om u te helpen bij het bijhouden van degenen die op afstand zijn aangesloten. Dit is des te noodzakelijker als u materiaal hebt dat u moet presenteren, want dan bevindt het scherm waarop de externe deelnemers aanwezig zijn te zien zijn achter u.


Waar kan ik services voor videoconferencing vinden?

Als u geen toegang hebt tot professionele apparatuur voor videoconferencing of snel internet, kan Regus u helpen met ons aanbod van ultramoderne ruimtes voor videoconferencing

Wij kunnen videoconferentieservices leveren die u voorzien van alles wat u nodig hebt voor een hoogwaardige beeldkwaliteit tijdens uw vergadering. We bieden full HD-streams op 1080p30 of 720p60, zodat u gezichtsuitdrukkingen en visuele aanwijzingen duidelijk kunt zien. We kunnen zelfs helpen bij het oplossen van technische problemen, dankzij onze deskundige on-site support medewerkers.

Bij Regus staan we altijd klaar om de beste kwaliteit videoconferencing te bieden voor zowel kleinschalige als grote bedrijven, ideaal voor bedrijven die hun werknemers hybride werkopties bieden of op afstand met hun klanten en relaties spreken. Boek eenvoudig uw vergadering vooraf en wij zorgen ervoor dat alles voor u klaarstaat, dus u hoeft alleen maar in te loggen en kunt genieten van hoogwaardige videoconferencing-ervaring, waar ter wereld u ook verbinding maakt.