Een ruimte inrichten voor een sollicitatiegesprek.

Om het maximale uit een kandidaat te halen tijdens het sollicitatiegesprek, is het belangrijk dat u hem/haar zo comfortabel mogelijk laat voelen, terwijl u hem/haar ook een indruk geeft van wie u bent als team en als bedrijf. Door ervoor te zorgen dat de setting en de omgeving passend zijn, krijgt u een zo accuraat mogelijk beeld van hun karakter en van wat zij uw team kunnen brengen.

Om ervoor te zorgen dat u en uw kandidaten het meeste uit dit belangrijke gesprek halen, volgen hier enkele tips over hoe u een sollicitatieruimte doeltreffend kunt inrichten.

De manier waarop u een sollicitatieruimte inricht, hangt af van het soort gesprek dat u met uw kandidaat wilt voeren. Als het een zeer formeel gesprek is, dan is een privékantoor met een bureau waar u en de kandidaat tegenover elkaar kunnen zitten misschien het beste. Of als het een meer open en informele ontmoeting is, dan kunt u misschien beter een paar comfortabele stoelen in een gemeenschappelijke kantoorlounge neerzetten. 

Voor sollicitatiegesprekken op afstand via videoconferencing, moet u ervoor zorgen dat uw scherm/achtergrond goed zichtbaar is, dat uw internetverbinding goed is en dat u uw audio-instellingen op juiste manier hebt ingesteld, bijv. voor een headset. 

Wat uw stijl ook is, er zijn een aantal belangrijke zaken die u in gedachten moet houden bij het inrichten van een sollicitatieruimte.

Is het stil genoeg?

Als u van plan bent de vergadering in een open kantoor te houden, overweeg dan een rustig hoekje te zoeken, weg van de rest van de werkomgeving. Als beide partijen elkaars vragen en antwoorden niet kunnen horen, schiet dit het hele doel van het sollicitatiegesprek voorbij, en kunnen beide partijen zich ongemakkelijk voelen. 

Staat uw meubilair op de juiste plek?

De manier waarop u het meubilair plaatst, zegt veel over het soort gesprek dat u gaat voeren. Kies uw stoelen zorgvuldig uit en zet ze iets meer dan een meter uit elkaar, zodat u nog oogcontact kunt maken. Overweeg of u een barrière, zoals een bureau, tussen u beiden wilt plaatsen, hoe dit de lichaamstaal zou kunnen beïnvloeden, en welk signaal dit de kandidaat zou kunnen geven. 

Is alle technologie die u nodig hebt aanwezig?

Zelfs als uw sollicitatiegesprek niet per telefoon of videogesprek verloopt, kan het nodig zijn dat uw kandidaat zijn laptop moeten aansluiten om u iets te presenteren of een bestand met u te delen. Denk hier van tevoren over na, zodat uw kandidaat over alles beschikt wat deze nodig heeft (bijv. internettoegang, kabels of adapters) om alles snel en gemakkelijk op te zetten zonder in de war te raken. 

Als er meerdere vertegenwoordigers van het bedrijf aan de sollicitatie deelnemen, is het een goed idee om het scherm van het apparaat op een grote tv of monitor te kunnen weergeven, dus zorg ervoor dat alle benodigde aansluitingen hiervoor gebruiksklaar zijn. Meestal is een HDMI-kabel voldoende, maar vraag de kandidaat welke technologie ze nodig hebben om hun scherm te kunnen tonen.

Naast deze sleutelelementen is het belangrijk om onderstaande punten in gedachten te houden bij het inrichten van een ruimte voor een sollicitatiegesprek: 

• Speciale vereisten: heeft de kandidaat speciale vereisten, bijvoorbeeld of hij/zij rolstoeltoegankelijk of aangepast materiaal nodig heeft? 
• Verfrissingen: zelfs als u geen thee en koffie aanbiedt, is het altijd een goed idee om ervoor te zorgen dat er een kan water klaarstaat, en als het gesprek een hele dag duurt, kunt u overwegen om een lunch of snacks aan te bieden.
• Zorg dat de interviewers zich op hun gemak voelen: of het nu de manager of de algemeen directeur is, als u ervoor zorgt dat het sollicitatiepanel net zo ontspannen is als de kandidaat, zal dat bijdragen aan een productief gesprek. Overweeg bijvoorbeeld om de sollicitatievragen af te drukken en deze klaar te leggen. 

De groei van flexibel werken betekent dat vergaderen en werken met behulp van videoconferencingtechnologie een enorme ontwikkeling heeft doorgemaakt, en dat geldt ook voor sollicitatiegesprekken. Als u wereldwijd naar talenten zoekt, is het gezien de huidige situatie waar remote working de norm is, heel logisch dat u ook online sollicitatiegesprekken met hen voert. Dit zijn enkele adviezen over hoe u zich kunt voorbereiden op virtuele sollicitatiegesprekken. 

Een video-interview voorbereiden

Videogesprekken zijn een uitstekende manier om kandidaten op afstand te interviewen, maar het is net zo belangrijk om vooraf alles goed voor te bereiden. Om een Skypegesprek of een vergadering via Zoom, Teams of een ander systeem te organiseren, kunt u het beste de relevante applicatie op uw apparaat downloaden, waarna u direct vanaf daar gesprekken kunt plannen en eraan kunt deelnemen. 

Als u echter een videoconferentiesysteem in uw vergaderruimte hebt, zou u rechtstreeks vanuit een centrale hub moeten kunnen inbellen, dus het is de moeite waard om bij uw technische team na te vragen of dit mogelijk is. Het is ook belangrijk dat de omgeving waarin u zich bevind, uitstraalt wat u wilt overbrengen over uw bedrijf, dus test uw opstelling van tevoren om er zeker van te zijn dat het videoframe en de geluidskwaliteit naar wens zijn. 

Als u een vergaderruimte van Regus boekt, kan ons ondersteunend personeel u helpen om uw apparatuur klaar te zetten en de ruimte zo in te richten dat deze geschikt is om sollicitatiegesprekken in te voeren.

Een telefonische sollicitatie organiseren

De meeste ruimtes voor sollicitatiegesprekken en privékantoren zijn nu uitgerust met conferentiesystemen voor telefoons. Meestal werkt dit door in te bellen vanuit een centrale hub in de ruimte waar u het gesprek gaat voeren, dus let op dat u de juiste gegevens, zoals inloggegevens of wachtwoorden voor accounts, op papier hebt staan of bij de hand hebt. Zorg ervoor dat het stil is in de ruimte waar u zich bevindt en dat u niet gestoord wordt. 

Om de stress weg te nemen die komt kijken bij het inrichten van een sollicitatieruimte, bieden wij bedrijven of teams de mogelijkheid om onze privékantoren en videoconferentieruimtes op korte termijnbasis te huren. Reserveer eenvoudigweg een ruimte in een Regus-kantoor naar keuze en ons team zal het voor u inrichten, zodat u zich alleen op uw kandidaten hoeft te concentreren.