Onze reactie op COVID-19

Bedrijfsbijeenkomsten voorbereiden

Bedrijfsbijeenkomsten voorbereiden

Er zijn talloze redenen om een bedrijfsbijeenkomst te organiseren, van sollicitatiegesprekken en personeelsbeoordelingen tot vergaderingen met klanten en presentaties voor investeerders. Het succes van deze vergaderingen is echter afhankelijk zijn van hoe goed u ze voorbereidt. Productieve vergaderingen zijn een absolute voorwaarde voor succes, vooral als mensen tijd hebben vrijgemaakt om aanwezig te zijn. Het laatste wat u wilt is uren verspillen aan onproductieve vergaderingen.

In dit artikel leggen we uit hoe u een bedrijfsbijeenkomst voorbereidt zodat dat deze zo effectief mogelijk is.

Voor uw vergadering

Tijd besteden aan de voorbereiding van een vergadering kan het verschil betekenen tussen een goede en een slechte vergadering. Deze stappen kunt u volgen om u van tevoren goed voor te bereiden.

Bevestig de vergadering

De eerste stap van het voorbereiden van een vergadering is om te bevestigen wanneer, waar en hoe de vergadering plaats gaat vinden. Als u de organisator van de vergadering bent, moet u alle deelnemers op de hoogte brengen van de locatie, het tijdstip en de datum, en alle andere relevante informatie. U moet ook een geschikte vergaderruimte reserveren die groot genoeg is zodat iedereen er comfortabel te ontvangen is en die over alle benodigde apparatuur beschikt. De bevestiging van deze gegevens wordt meestal per e-mail verzonden. Dit betekent dat de deelnemers de vergadering in hun agenda kunnen zetten om er zeker van te zijn dat ze deze niet missen. 

 

U moet er ook voor zorgen dat u alleen de mensen uitnodigt die echt aanwezig moeten zijn op de vergadering om ervoor te zorgen dat het scherp blijft. 

Het doel van de vergadering begrijpen

Alle aanwezigen moeten het doel van de vergadering begrijpen voordat ze deze bijwonen. Op die manier zit iedereen op één lijn en kunnen eventuele vragen op voorhand worden beantwoord.

 

Een andere reden dat het belangrijk is dat u de doelen van de vergadering begrijpt, is om ervoor te zorgen dat u de meest geschikte deelnemer bent voor de vergadering. Organisaties met grote teams zijn zich wellicht niet altijd bewust van de verantwoordelijkheden binnen de verschillende afdelingen. Dit kan betekenen dat u uiteindelijk een vergadering bijwoont, terwijl een andere collega hier meer waarde aan zou kunnen toevoegen. Het vooraf begrijpen van de doelstellingen van een vergadering zal u helpen om dit te voorkomen. 

De agenda bekijken

Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van een vergadering is de agenda, omdat die ervoor zorgt dat alle deelnemers geconcentreerd blijven gedurende de tijd dat ze samen zijn. Een duidelijke, beknopte agenda leidt over het algemeen tot een effectievere vergadering. Daarom moeten leiders van vergaderingen vooraf met de deelnemers spreken om ideeën te verzamelen over wat de agenda van de vergadering zou moeten omvatten. 

 

Door de agenda op voorhand door te nemen, kunnen de deelnemers alle nodige informatie voorbereiden en eventuele vragen op voorhand noteren, zodat ze bij het begin van de vergadering niet in paniek in dossiers en e-mails hoeven te zoeken.

Lees alle verplichte literatuur of onderzoeken

Als u de agenda eenmaal begrijpt, moet u alle nuttige literatuur en onderzoeken van tevoren doornemen. Als u bijvoorbeeld naar een sollicitatiegesprek gaat, is het verstandig om het bedrijf waar u solliciteert te onderzoeken en feiten over het bedrijf te verzamelen. 

Apparatuur opzetten

Als organisator van een vergadering bent u verantwoordelijk voor het klaarzetten van de benodigde apparatuur. Reserveer, indien mogelijk, uw vergaderruimte tot 30 minuten voor iedereen arriveert, zodat u alles kunt klaarzetten en kunt controleren of alle technologie naar behoren werkt. Als u bijvoorbeeld een presentatie geeft, moet u de apparatuur die u gebruikt altijd even testen om er zeker van te zijn dat uw afbeeldingen laden en uw tekst duidelijk leesbaar is.


De beste plekken om bedrijfsbijeenkomsten te houden

Bij het kiezen van een locatie voor uw vergadering is het belangrijk om na te denken over het doel van de bijeenkomst en wie de deelnemers zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld een vergadering op een andere locatie organiseren als creatief denken of teambuilding centraal staan. Voor meer formele teamvergaderingen is een conferentieruimte of een pauzeruimte in het hoofdkantoor wellicht het meest geschikt. 

 

Als u een freelancer of kleinschalig bedrijf bent zonder een groot kantoor om vergaderingen in te houden, zou u ervoor kunnen kiezen om samen te komen in een café of coworkingruimte. Veel serviced offices bieden toegang tot vergaderruimtes en lounges die vooraf gereserveerd kunnen worden. Nu meer bedrijven op afstand werken, is er ook een grote toename in het aantal virtuele vergaderingen.

 

Als u een locatie hebt gekozen, is het belangrijk om te controleren of deze over de faciliteiten beschikt die u nodig hebt. De meeste vergaderruimtes zijn voorzien van gratis wifi en faciliteiten om thee en koffie te zetten, maar sommige rekenen extra voor het gebruik van technologische apparatuur.


Effectieve bedrijfsbijeenkomsten garanderen

Uw voorbereiding draagt er in hoge mate aan bij dat uw vergadering goed van start gaat. Het is echter ook belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen bij de les blijft als jullie allemaal in de ruimte aanwezig zijn. 

 

Eén van de meest voorkomende oorzaken van onproductieve vergaderingen is een gesprek dat niet over het onderwerp van de vergadering gaat. Als u eenmaal een planning hebt, houd u er dan aan en blijf uw teamleden herinneren aan het doel van de vergadering om deze tijdig te beëindigen. U kunt ook tijdslimieten voor elk deel van de agenda opleggen om u te helpen geconcentreerd te blijven. Wees hier echter voorzichtig mee, want dit kan soms een negatief effect hebben als mensen het gevoel krijgen dat ze onder tijdsdruk staan en hun ideeën worden weggewuifd.

 

Aan het einde van uw vergadering moet u alles wat u hebt besproken doornemen en een actieplan opstellen met de belangrijkste punten die u kunt meenemen. 

 

Bij Regus hebben we verschillende vergaderruimtes op vele centrale locaties, zodat u effectieve bedrijfsbijeenkomsten kunt organiseren waar ter wereld u ook bent, zelfs wanneer u op reis bent

 

Onze virtueel kantoor plus bundels bieden ook toegang tot vergaderruimtes, wanneer u deze nodig hebt.

 

Reserveer uw vergaderruimte vooraf om er zeker van te zijn dat u voldoende tijd heeft om u voor te bereiden op uw volgende belangrijke vergadering.