Effectieve bedrijfsbijeenkomsten voeren.

Of het nu gaat om uw dagelijkse statusupdate of een planningssessie voor een groot langetermijnproject, u en uw team willen het meeste uit elke vergadering halen. In plaats van een werkagenda vol te stoppen met onproductieve gesprekjes en inefficiënte onderonsjes, is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat elke collega die bij uw vergadering aanwezig is, geïnformeerd en gemotiveerd wordt.

Dus hoe kunt u ervoor zorgen dat elke bedrijfsbijeenkomst die u voert productief en effectief is? 

Voordat u met de planning begint, is het van essentieel belang om te weten wat voor soort vergadering u gaat houden, omdat dit de algemene structuur en doelstellingen van uw sessie zal bepalen. Dit zijn enkele van de belangrijkste soorten vergaderingen:

• Brainstormsessies: ook wel bekend als creatieve vergaderingen. Dit is waar teamleden samenkomen om ideeën te bespreken en te ontwikkelen. Vindt vaak plaats na een open overleg, iedereen wordt aangemoedigd om vrijuit te spreken en vragen te stellen. Dit kunnen de moeilijkste vergaderingen zijn om een structuur voor te creëren. 
• Planningsvergaderingen: of het nu om een kort- of langlopend project gaat, bij planningsvergaderingen komen vaak meerdere bedrijfsafdelingen bijeen om processen, kosten en mogelijke obstakels te bespreken. Dit kunnen vaak lange sessies zijn met een lijst van doelstellingen of overeengekomen strategieën die als resultaat moeten worden bereikt. 
• Probleemoplossende vergaderingen: dit kunnen snelle en geïmproviseerde gesprekjes zijn die een onmiddellijke crisis helpen oplossen of bredere discussies om een meer strategisch probleem op te lossen. Dit zijn de vergaderingen met de meest duidelijke doelstellingen, al moeten er afhankelijk van de omvang van het probleem misschien veel belanghebbenden bij worden betrokken. 
• Teambuildingsbijeenkomsten: worden vaak buiten de kantoorruimte gehouden en kunnen een reeks oefeningen omvatten die zijn ontworpen om de banden tussen collega's te versterken en hun communicatie en samenwerking te verbeteren. Ze kunnen ook door interne HR-teams of externe partijen worden georganiseerd. 
• Statusupdatevergaderingen: Statusvergaderingen zijn een van de meest regelmatig geplande sessies die op team-, project- of afdelingsbasis kunnen worden gehouden en waarbij collega's de aankomende taken op hun to-dolijst bespreken. Managers, senior leiders en junior teamleden zijn vaak allemaal aanwezig bij deze besprekingen. 

De manier waarop u zich voorbereid op bedrijfsbijeenkomsten is afhankelijk van drie factoren: uw rol binnen de vergadering, het soort vergadering dat wordt georganiseerd en wat u uit de vergadering mee wilt nemen.

Als u een belangrijke rol speelt bij het leiden van de vergadering, zijn er een paar belangrijke vragen die u bij de voorbereiding in overweging moet nemen: 

• Wat zijn de doelstellingen? Of ze nu zijn vastgelegd in een vergaderagenda of dat individuele collega's ze voor zichzelf opstellen, elke vergadering die u houdt, moet duidelijke doelstellingen en resultaten hebben om effectief en productief te zijn. 
• Hoeveel tijd zal de vergadering in beslag nemen? Om de vergadering op tijd te laten beginnen, moet u ervoor zorgen dat de agenda van collega's niet in het gedrang komt. Om ervoor te zorgen dat geen tijd wordt verspild wanneer iedereen er is, moet u nadenken over hoe u het deel in tijdslots gaat verdelen en hoe lang elk deel zal duren. Op die manier heeft geen enkel teamlid het gevoel dat zijn of haar kostbare tijd wordt verspild. 
• Wat moeten collega's inbrengen? Bedenk of u collega's nodig hebt om ideeën voor te bereiden, antwoorden op vragen te krijgen of van tevoren het nodige materiaal te verzamelen. Op die manier haalt u het meeste uit ieders tijd samen. 
• Zal de vergadering op afstand of fysiek plaatsvinden? Indien op afstand, dan moet u ervoor zorgen dat iedereen over de technologie beschikt die nodig is om deel te nemen. Als het een fysieke bijeenkomst betreft, moet u een vergaderruimte kiezen op een voor iedereen geschikte locatie bevindt. Indien uw vergadering wordt bijgewoond door een combinatie van externe en interne deelnemers, zult u blij zijn te weten dat de meeste vergaderruimtes van Regus over de ruimte en technologie beschikken om eenvoudig hybride vergaderingen op te zetten waar iedereen zijn stem kan laten horen.
• Welke collega's worden uitgenodigd? Denk goed na over wie u uitnodigt. Vraag bij twijfel rechtstreeks aan collega's of ze erbij aanwezig willen zijn, en ze zullen u zeker een eerlijk antwoord geven. 

Als u goed nadenkt over alle bovenstaande elementen en de opzet van uw vergadering uitwerkt, hebt u al een eerste stap gezet om uw vergadering interessanter te maken. Een gebrek aan planning kan ervoor zorgen dat sessies een ongewenste richting opgaan en uiteindelijk niet productief zijn. Dit betekent niet dat u urenlang bezig hoeft te zijn om een spannende presentatie te maken met filmpjes, muziek en vuurwerk. Het is genoeg om de doelstellingen en een aantal globale tijdschema's voor de onderwerpen die u wilt bespreken op papier te zetten. Dit zal de aanwezigen helpen om geconcentreerd en gemotiveerd te blijven. 

Het is ook een goed idee om aan het begin van een vergadering enkele basisregels vast te leggen, bijvoorbeeld of u wilt dat mensen aan het eind vragen stellen of bij een videogesprek hun hand opsteken voordat ze beginnen te spreken. Deel deze regels vooraf aan iedereen mee, samen met de doelstellingen die u wilt behalen. Dit zal helpen om uw vergadering niet te lang te laten duren en productief te houden. 

Hoewel de houding van teamleden de basis vormt voor een echt succesvolle vergadering, kan het kiezen van de juiste vergaderruimte u ook helpen om een productieve sessie te creëren. Of het nu gaat om een conferentieruimte voor een formele, dagvullende planningsvergadering met klanten of een collaboratieve werkruimte waar u met collega's kunt kletsen en samenwerken terwijl u brainstormt over nieuwe ideeën, Regus heeft altijd de ideale vergaderruimte voor u. 

Als u bij ons een vergaderruimte boekt, hebt u de volledige controle over de grootte, locatie en faciliteiten die u nodig hebt. U kunt op honderden locaties wereldwijd ruimtes op aanvraag reserveren voor twee tot vijftig aanwezigen, vanaf slechts een half uur. We hebben talloze centrale locaties in hoofdsteden, grote steden en vervoersknooppunten, maar we zijn ook aanwezig in buitenwijken en dorpen met onze volledig uitgeruste ruimtes. (Let op: sommige locaties hebben een limiet van 21 deelnemers).

Voer de datum, tijd, duur, aanwezigheid en locatie in onze reserveringstool in, en wij tonen u alle opties in de buurt. Als u extra's wenst, zoals catering, koffie of apparatuur voor teleconferenties, laat het ons dan 24 uur van tevoren weten en alles staat voor u klaar wanneer onze receptioniste u op de locatie begroet en rondleidt.

Work your way met de vergaderruimtes van Regus en wij helpen u om een effectieve zakelijke vergadering te houden, wat de doelstellingen ook zijn.