Onze reactie op COVID-19

Hoeveel kost het om een conferentieruimte te huren?

Hoeveel kost het om een conferentieruimte te huren?

Vergaderingen en conferenties kunnen zeer unieke vereisten en behoeften hebben, van de grootte en de locatie tot de benodigde apparatuur en services ter plaatse. Het kan daarom moeilijk zijn om een nauwkeurig antwoord te geven op de vraag wat ongeveer de gemiddelde huurprijs voor een vergaderruimte is. 

Dat betekent natuurlijk niet dat u geen inschatting kunt maken van de functies en services die de meeste kosten met zich meebrengen en de verschillende soorten conferentieruimtes kunt vergelijken die het best aan uw specifieke behoeften voldoen.

Deelnemers

Voordat u op zoek gaat naar conferentieruimtes voor uw evenement, moet u het eens worden over het aantal vertegenwoordigers en het soort evenement dat u gaat organiseren. Zodra dit is bepaald, hebt u een realistischer idee van hoe groot de locatie voor uw vergadering moet zijn.

Het is echter niet alleen het aantal gasten dat bepaalt welk type conferentieruimte het meest geschikt is voor uw behoeften. Als u een potentiële nieuwe klant ontmoet en indruk wilt maken, kan een luxe boardroom met comfortabele stoelen, modern meubilair en geavanceerde technologie de voorkeur hebben. 

Als u echter met collega's of freelancers bijeenkomt, hebt u waarschijnlijk geen luxe boardroom nodig. Voor een informeler evenement is een speciale vergaderruimte misschien niet eens nodig, en kan een pauzeruimte in een coworkingruimte juist de ideale collaboratieve omgeving bieden.

Locatie

Een andere doorslaggevende factor bij het huren van een conferentieruimte is de locatie. Er zal waarschijnlijk meer vraag zijn naar zalen en vergaderruimtes in meer centraal gelegen wijken van grote steden, waardoor deze minder gemakkelijk beschikbaar zijn wanneer u deze nodig hebt en waardoor de kosten nog hoger zullen uitvallen. Gunstiger gelegen, centrale locaties zijn echter gemakkelijker bereikbaar voor klanten en teams, waardoor er wellicht op reiskosten kan worden bespaard. 

Als u geen centrale locatie in de stad nodig hebt voor uw vergadering of als u regelmatig reist, kan een professionele business lounge op een luchthaven, treinstation, bedrijvenpark, of een andere handige en goed bereikbare locatie, een geschikte oplossing zijn. Het Lounge-membership van Regus biedt toegang tot dergelijke ruimtes, waardoor het een kosteneffectieve oplossing is voor mensen die altijd onderweg zijn.


Lay-out

Staande vergaderingen kunnen in sommige situaties effectief zijn (bijv. als er genetwerkt moet worden), maar meestal zijn er zitplaatsen nodig. Als u een evenement organiseert waarbij de aanwezigen zitten, moet u nadenken over de beste opstelling voor uw tafels en stoelen en ervoor zorgen dat uw conferentieruimte voldoende ruimte biedt zodat iedereen een comfortabele zitplek heeft. 

Als u conferentieruimtes huurt bij Regus, kunnen wij de zitplaatsen naar wens indelen. Bovendien kunnen onze managers u adviseren over wat de juiste indeling is om een productieve en inspirerende ruimte te creëren voor het door u opgegeven aantal deelnemers.


Apparatuur en services

Voor uw evenement is wellicht ook de levering van apparatuur en services ter plaatse vereist, of het nu gaat om ondersteuning van een presentatie aan potentiële nieuwe klanten, de organisatie van een trainingssessie van een hele dag of een videoconferentie met een team op afstand. Aanvullende voorzieningen kunnen extra kosten met zich meebrengen.

Bij Regus kunnen we u helpen bij het faciliteren van de vereisten voor het boeken van een conferentieruimte, van het leveren van projectoren en videoconferentieapparatuur tot administratieve ondersteuning ter plaatse en cateringservices.


Uw locatie kiezen

Als u een vast aantal vertegenwoordigers hebt, hangt uw keuze af van het beschikbare budget, de bereikbaarheid en het organiseren van opstellingen voor uw conferentie. Als u gewoon een vergaderruimte zoekt voor een directievergadering of een presentatie, dan zijn onze kant-en-klarevergaderruimtes een goede plek om te beginnen. 

U kunt er gerust op zijn dat alles wordt geregeld, van het begroeten van de deelnemers tot het zorgen dat alle ultramoderne apparatuur correct is opgesteld. Kies gewoon een locatie die bij u past, een bundel op maat dat aan uw behoeften en budget voldoet en laat de rest aan ons over, zodat u zich volledig kunt concentreren op uw manier van werken.