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Uffici virtuali: la guida completa

Uffici virtuali: la guida completa

Oggi si può fare business ovunque. Molte aziende hanno dipendenti disseminati in tutto il mondo che lavorano in una vasta gamma di spazi, dagli uffici attrezzati alle postazioni in hot-desking e, ovviamente, da casa. È vero che questa flessibilità offre tantissimi vantaggi ai lavoratori, ma può anche rappresentare una sfida per le piccole imprese che non hanno accesso ai servizi degli uffici professionali.

Questi spazi possono anche non avere i costi elevati di un ufficio tradizionale, ma spesso gli imprenditori finiscono per doversi districare tra rispondere alle chiamate dei clienti, prenotare sale riunioni remote e lavorare dalle loro case.  Travolti da questo mare di cose da fare, hanno poco tempo a disposizione per fare ciò in cui riescono meglio: gestire e far crescere il proprio business.

Gli uffici virtuali sono opzioni remote flessibili che permettono ai titolari di piccole imprese di accedere a quanto di meglio possa offrire un ufficio fisico, senza doversi accollare i costi generali.

Che cos'è un ufficio virtuale?

Le soluzioni per uffici virtuali consentono a imprenditori e titolari di piccole imprese di crearsi un set di servizi e assistenza su misura per il loro business. I principali servizi offerti nell'ambito di una soluzione per uffici virtuali sono:

  • Domiciliazione sede legale
  • Gestione della posta e delle telefonate
  • Team di receptionist professionali
  • Accesso flessibile a sale riunioni e spazi di coworking

Creando un pacchetto di servizi personalizzato, le piccole imprese possono costruire rapidamente la propria presenza in nuovi mercati, offrire un'immagine professionale ai clienti e accedere a spazi completamente attrezzati per tenere riunioni e per ospitare chi preferisce lavorare in ufficio. Nelle aziende di grandi dimensioni, invece, gli uffici virtuali rappresentano per i dirigenti la possibilità di sbarcare in nuovi mercati globali senza bisogno di acquistare uno spazio fisico.

Come funzionano gli uffici virtuali?

Esistono innumerevoli fornitori di soluzioni per uffici virtuali, in ambito sia locale sia internazionale. In parole povere, il fornitore può offrirti i servizi di un ufficio tradizionale, mentre tu svolgi la tua attività altrove.

La forza lavoro moderna non è più costretta a stare seduta davanti a una scrivania, quindi, a prescindere dalla dimensioni del tuo business gestito da casa, puoi trarre vantaggio da una soluzione per uffici virtuali. Mettere in ordine la posta, rispondere alle telefonate e fornire un indirizzo postale professionale sono solo alcuni dei servizi di cui puoi usufruire grazie a un ufficio virtuale, oltretutto senza i costi di un ufficio fisico.

Anche se non paghi per l'edificio in sé, con alcuni pacchetti puoi usufruire di postazioni in sedi di prestigio. Supponiamo quindi che i tuoi dipendenti vogliano allontanarsi per un po' dal loro home office o abbiano bisogno di uno spazio per incontrare i clienti: non dovranno fare altro che entrare e utilizzare gli spazi di lavoro completamente attrezzati, senza nemmeno preoccuparsi di prenotare.

Come possono essere di supporto al mio business?

Gli imprenditori possono scegliere tra un ampio ventaglio di servizi di ufficio virtuale a seconda delle loro esigenze e del budget a disposizione. Ecco una panoramica dei pacchetti di supporto più comuni.

Indirizzo aziendale professionale

Se gestisci la tua azienda da casa, prima o poi ti troverai a dover dare il tuo indirizzo personale a clienti e fornitori di servizi postali. Ciò significa che, oltre a non poter sfuggire alle consegne, rischierai di subire ripercussioni sulla tua sicurezza. Un indirizzo postale aziendale ti permette di scegliere un indirizzo virtuale per il tuo ufficio in una sede di prestigio e di utilizzarlo per spedire pacchi e posta aziendale.

Grazie a un indirizzo postale virtuale, non dovrai più preoccuparti di ricevere a casa la posta della tua azienda e potrai lasciare di stucco i tuoi clienti sfoggiando un indirizzo in una sede prestigiosa. I nostri servizi di domiciliazione sede legale, configurabili in un attimo, garantiscono la presenza di un team che, se lo desideri, sarà lieto di ritirare e gestire la tua posta.

Servizi di reception e gestione delle chiamate

Quando i tuoi clienti si presentano per una riunione o contattano la tua azienda, vuoi che vengano accolti con cortesia e professionalità. Assicurati che ciò avvenga scegliendo i servizi di receptionist e segreteria telefonica.

Evita di fornire il tuo numero di cellulare personale, optando per un numero di telefono locale o nazionale a cui un team di receptionist professionisti risponderà come se facesse parte della tua azienda, filtrando le telefonate affinché tu riceva solo quelle davvero importanti. Il personale si occuperà anche di prendere nota dei messaggi e di organizzare le risposte alle chiamate, così potrai viaggiare o partecipare alle riunioni senza temere di perdere i clienti.

Questo servizio professionale può essere ampliato fino a comprendere la reception della tua domiciliazione sede legale prescelta, dove un team può accogliere i tuoi clienti. Scegli questa opzione se vuoi fare subito una buona impressione.

Gestione della posta e supporto amministrativo
È normale che, nei periodi più frenetici, attività come la gestione della posta o i compiti amministrativi vengano messi in fondo alla lista delle cose da fare. Purtroppo, questo ti costringerà a recuperare tanto lavoro arretrato in un secondo momento. La maggior parte dei fornitori offre servizi di gestione della posta e amministrativi regolari o ad-hoc. In questo modo tu puoi concentrarti sulla crescita della tua azienda mentre un team affidabile tiene sotto controllo tutto il resto.

Accesso agli uffici

Devi scegliere la tua domiciliazione sede legale virtuale ma temi di doverti limitare a un solo ufficio? Non preoccuparti: i fornitori più grandi ti offrono una membership che ti consente di accedere a una serie di uffici virtuali. Grazie a queste sale riunioni e a questi spazi collaborativi dotati delle tecnologie più avanzate, la tua forza lavoro può costruire una rete, instaurare relazioni e incontrare i clienti.

I fornitori possono offrirti un pratico accesso a una gamma di spazi di lavoro in tutto il mondo, tra cui confortevoli business lounge, strutture per videoconferenze e sale riunioni all'avanguardia. Troverai sempre spazi completamente attrezzati, ben puliti, con un'ottima manutenzione e pronti per permetterti di lavorare con le migliori attrezzature e i migliori servizi a disposizione, a prescindere dal fatto che tu preferisca prenotare in anticipo o presentarti senza preavviso.

Quali sono i vantaggi?

Il principale vantaggio di un ufficio virtuale? La possibilità di usufruire dei servizi di un ambiente d'ufficio professionale senza dover pagare per la manutenzione, le utenze e la sicurezza di un indirizzo fisico. Tutto ciò lo rende una soluzione flessibile ed economicamente vantaggiosa per un gran numero di aziende.

Per chi lavora o gestisce un business da remoto

La crescita del numero di persone che lavorano da remoto ha portato a un aumento nell'offerta di servizi di ufficio virtuale. Liberando gli imprenditori dal fastidio di occuparsi delle attività amministrative e di rispondere alle telefonate, gli uffici virtuali offrono tutti i vantaggi di un ufficio attrezzato, ma a prezzi bassi e flessibili.

Per le piccole imprese

Se sei titolare di una start-up o di un'azienda in crescita, gli uffici virtuali possono rivelarsi particolarmente utili poiché ti garantiscono la presenza di altri membri del team (amministratori, receptionist e addetti al call center) senza che tu debba preoccuparti della loro retribuzione. Inoltre, i team delle piccole imprese possono accedere a postazioni dedicate e sale riunioni ovunque nel mondo, per essere produttivi anche in trasferta.

Per le grandi aziende

Se miri a espandere la presenza della tua azienda in nuovi angoli del mondo, gli uffici virtuali possono essere la soluzione perfetta per te, perché ti permettono di creare una base consolidata in un nuovo Paese in modo rapido e semplice. Le grandi aziende possono accedere a una nuova sede e cogliere le opportunità a disposizione senza doversi preoccupare di assumere nuovi dipendenti o di trovare l'ufficio giusto.

Gli uffici virtuali sono il futuro?

Il coronavirus non ha fatto altro che accelerare la crescita del lavoro da remoto, costringendo molte aziende a trasferire online la loro forza lavoro. Alla luce di ciò, gli uffici virtuali sono diventati un'opzione più praticabile agli occhi degli imprenditori.

Oltre a offrire numerosi vantaggi ai dipendenti, come un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata e la possibilità di accedere a posizioni lavorative che altrimenti le distanze non avrebbero permesso di ottenere, l'ufficio virtuale può aiutare le aziende a ridurre i costi e, allo stesso tempo, ad accrescere le opportunità. A prescindere da quale sia il tuo obiettivo (ad esempio trovare nuovi talenti, ridurre i costi generali o accaparrarti nuovi clienti), le vendite di uffici scese del 50% e le vendite di uffici virtuali aumentate del 50% nel primo trimestre del 2020 sembrano delineare una chiara tendenza per il futuro.

Qual è il costo di una soluzione?

Potrai trovare una soluzione per uffici virtuali adatta al tuo budget e al livello di supporto di cui hai bisogno. Offriamo tre soluzioni diverse, che spaziano da un indirizzo professionale pronto all'uso, all'accesso a business lounge, fino ad arrivare a postazioni inclusive.

Non contenti, offriamo anche i vantaggi aggiuntivi di una DragonPass Classic Membership, che include l'accesso premium alle lounge aeroportuali, sconti esclusivi sui servizi di fornitori in tutto il mondo e la possibilità di partecipare a eventi di networking e crescita personale. Con le nostre soluzioni, ottieni un valore aggiuntivo reale per la tua azienda e per la sua crescita. Lasciati ispirare.

Come faccio a trovare la soluzione giusta per il mio business?

Desideri una sede legale, uno spazio per un team che lavora da remoto o una casella postale? Il nostro team dedicato può aiutarti a trovare la soluzione di ufficio virtuale più adatta. Spiegaci cosa ti serve: ci assicureremo che la tua soluzione virtuale ti offra tutto il supporto che ti serve per concentrarti sulla crescita del tuo team e del tuo business.

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