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Come usare la videoconferenza in maniera efficace

Come usare la videoconferenza in maniera efficace

Anche se negli ultimi anni molte persone hanno imparato a capire cosa serve per presentare una videoconferenza o parteciparvi, e hanno persino acquisito nozioni su come garantire una qualità elevata di immagini e audio, potrebbero avere ancora dei dubbi su quando sono più efficaci e su come assicurarsi che la videoconferenza sia produttiva e senza interruzioni. Per aiutarti a ottenere il meglio dalle tue riunioni digitali, abbiamo raccolto i migliori consigli su come presentare una videoconferenza o parteciparvi e come adattarla alle tue esigenze optando per una riunione ibrida.


Perché le aziende ricorrono alle videoconferenze?

I sistemi di videoconferenza sono ottime alternative alle riunioni faccia a faccia se stai comunicando con clienti dall'altra parte del mondo o se stai effettuando un aggiornamento quotidiano con i membri del team da remoto. Sono ottime soprattutto se si considera la crescente popolarità ed efficacia del lavoro remoto tra le aziende di tutte le dimensioni.

In un mondo caratterizzato da lavoratori da remoto e spazi di lavoro flessibili, non è mai stato così importante prendersi cura del benessere dei dipendenti e la videoconferenza è un modo molto efficace per garantire la continuità della comunicazione tra la forza lavoro e trasmettere la sensazione di connessione tra i membri del team remoto e i loro colleghi in qualsiasi Paese.

Colloqui e corsi di formazione si prestano perfettamente a sistemi di videoconferenza completamente da remoto, ma anche la collaborazione tra un team di gestione centrale e più team di lavoratori da remoto e la presentazione di una soluzione di servizio a un cliente si adattano in maniera molto naturale a una combinazione di partecipanti locali e da remoto. Quindi, a seconda dello scopo della riunione e della composizione dell'elenco dei partecipanti, potrebbe essere più adatta una soluzione di videoconferenza mista.

Grazie ai nostri uffici e alle nostre sale riunioni, possiamo fornire attrezzature di videoconferenza e supporto che ti consentono di tenere le tue riunioni aziendali da migliaia di sedi nel mondo.


Come partecipare attivamente a una videoconferenza

Per partecipare in maniera produttiva a una videoconferenza, non basta essere dotati di dispositivi, connessione Internet affidabile e applicazioni o software necessari, ma occorre assicurarsi di aver letto e compreso il programma della riunione e aver preparato le domande e i contributi rilevanti e (perché no?) anche i materiali che dovranno essere condivisi con gli altri partecipanti. Man mano che le riunioni virtuali diventano normali come quelle in presenza, è più importante che mai assicurarsi che la partecipazione a qualsiasi videoconferenza sia rilevante e produttiva.


È inoltre fondamentale assicurarsi di rimanere concentrati per tutta la durata della riunione. Sebbene la tentazione di controllare le e-mail o dare un'occhiata alle altre schede aperte nel browser possa essere forte, è indispensabile seguire il flusso della riunione o della conferenza e restare coinvolti, anche se non si interviene attivamente. Ciò consentirà di assorbire tutte le informazioni che sono state appositamente preparate, ma permetterà anche di condividere i propri contributi e le proprie domande nel momento più opportuno.


Come condurre una videoconferenza in maniera efficace

Le esigenze di chi presenta una videoconferenza sono ovviamente più complesse di quelle di chi vi partecipa. Questi ultimi trascorrono la maggior parte del tempo con i microfoni spenti, quindi la presentazione sarà il punto centrale della videoconferenza. Per questo, la qualità della trasmissione diventa un elemento fondamentale per tenere viva l'attenzione degli ospiti e il successo complessivo dell'evento. 

Per alcune persone, può essere molto stressante presentare una videoconferenza. E l'esperienza può diventare ancora più difficile se un piccolo problema tecnico si trasforma in un'interruzione significativa che porta inevitabilmente a una perdita di tempo prezioso e di concentrazione da parte dei partecipanti. Sebbene dopo aver acquisito familiarità con il software di conferenza sia possibile evitare o risolvere rapidamente queste situazioni spiacevoli, per ridurre al minimo le interruzioni e al tempo stesso mantenere vivo l'interesse dei partecipanti e permettere loro di condividere i loro contributi può servire un'ulteriore preparazione.

È importante che tutti i partecipanti sappiano come segnalarti eventuali domande o interventi durante la riunione. Un segnale visivo come alzare la mano, fisicamente oppure mediante le apposite funzioni integrate nel software di conferenza, offre al presentatore l'opportunità di fare una pausa naturale per rispondere alle domande o ascoltare eventuali contributi evitando che i partecipanti attivino il microfono per intervenire immediatamente.

E se invece hai scelto di organizzare una conferenza ibrida o una riunione mista, con alcuni partecipanti presenti in loco e altri connessi da remoto? Questa tipologia di conferenza presenta delle difficoltà specifiche, soprattutto quando bisogna assicurarsi che tutti gli ospiti abbiano l'opportunità di trarre vantaggio dall'evento e contribuire al suo successo. 

Può essere difficile restare concentrati sulla conduzione di riunioni ed eventi ibridi e al tempo stesso fare attenzione a eventuali segnalazioni da parte dei partecipanti remoti e locali. In queste situazioni, potrebbe essere saggio delegare parte di questa responsabilità a un collega presente nella stessa stanza, che ti aiuti a tenere d'occhio coloro che sono collegati da remoto. Questo può essere indispensabile se stai presentando del materiale, perché non avrai direttamente sotto controllo la schermata dei partecipanti da remoto.


Dove posso trovare i servizi di videoconferenza?

Se non hai l'accesso diretto ad attrezzature di videoconferenza professionali o a una rete Internet ad alta velocità, Regus viene in tuo soccorso con un ampio portafoglio di sale per videoconferenze all'avanguardia

Possiamo fornirti servizi di videoconferenza che ti garantiranno una trasmissione di qualità (streaming full HD a 1080p30 o 720p60) consentendoti di vedere con chiarezza espressioni facciali e dettagli visivi per tutta la durata della tua riunione. Il nostro staff di supporto esperto in loco può persino aiutarti a risolvere eventuali problemi tecnici che potrebbero emergere.

In Regus siamo sempre pronti a fornire le migliori tecnologie di videoconferenza alle aziende, grandi e piccole, che offrono ai loro dipendenti opzioni di hybrid working o che interagiscono da remoto con clienti e consumatori. Prenota in anticipo la tua riunione e a tutto il resto penseremo noi. A questo punto non dovrai fare altro che accedere e goderti un'esperienza di videoconferenza di alta qualità, da qualsiasi angolo del mondo.