Come configurare una sala per un colloquio.

Per ottenere il meglio da un candidato durante un colloquio, devi assicurarti di metterlo il più possibile a suo agio senza dimenticare di fargli capire la tua cultura aziendale e di team. Una disposizione e un'ambientazione appropriate ti aiuteranno a capire il suo carattere e quale contributo può apportare al tuo team.

Per assicurarti che tu e i candidati possiate sfruttare al meglio questa importante conversazione, abbiamo raccolto alcuni consigli su come configurare in maniera efficace una sala per colloqui.

Il modo in cui configuri una sala per colloqui dipenderà dal tipo di conversazione che intendi sostenere con il tuo candidato. Se è molto formale, allora la soluzione più indicata potrebbe essere un ufficio dedicato con una scrivania in cui tu e il candidato sedete uno di fronte all'altro. In alternativa, se hai in mente un incontro più aperto e informale, potresti optare per alcune sedie comode in una lounge condivisa. 

Per i colloqui da remoto tramite soluzioni di videoconferenza, assicurati che lo schermo/lo sfondo sia ben visibile, che la connessione Internet sia stabile e che le impostazioni audio, ad esempio per le cuffie, siano state configurate correttamente. 

Qualsiasi sia il tuo stile, ci sono alcuni aspetti chiave da tenere assolutamente in considerazione quando configuri la sala per il colloquio.

È abbastanza silenziosa?

Anche se hai in programma di tenere la riunione in un ufficio open space, assicurati di trovare un angolo tranquillo lontano dal resto dell'ambiente di lavoro. La difficoltà di sentire le domande e le risposte dell'altra persona rischia di vanificare il colloquio stesso e può mettere a disagio entrambe le parti. 

Gli arredi sono nel posto giusto?

La disposizione degli arredi la dice lunga sul tipo di conversazione che vuoi tenere. Scegli con cura le sedie e posizionale a circa un metro di distanza l'una dall'altra, in modo da riuscire a mantenere il contatto visivo. Valuta se inserire un elemento per delimitare gli spazi tra te e il candidato, ad esempio una scrivania, e rifletti sul modo in cui questo può influire sul linguaggio del corpo e sull'effetto che può avere sul candidato. 

Hai a disposizione la tecnologia che ti serve?

Anche se il colloquio non avviene tramite telefono o videochiamata, il candidato potrebbe aver bisogno di collegare il suo portatile per mostrarti un file o condividerlo con te. Assicurati di pensarci in anticipo affinché il candidato abbia tutto ciò che potrà servirgli (es. accesso a Internet, cavi o adattatori) per allestire la sua presentazione in maniera rapida e semplice senza agitarsi. 

Se sono presenti più candidati, è opportuno permettere a ognuno di condividere la schermata del suo dispositivo su un monitor di grandi dimensioni, dunque assicurati che sia tutto pronto in anticipo. Il più delle volte basta una connessione HDMI, ma chiedi al candidato quali tecnologie gli servono per mostrare lo schermo.

Oltre a questi elementi principali, quando si configura una sala per colloqui vale la pena prendere in considerazione quanto segue: 

• Eventuali requisiti speciali: il candidato ha requisiti speciali, ad esempio, ha bisogno di un accesso dedicato per utenti con mobilità ridotta o di materiali adattati? 
• Servizio ristoro: anche se non offri tè e caffè, è sempre una buona idea tenere a disposizione un bicchiere d'acqua; se il colloquio durerà per tutta la giornata, non dimenticare di offrire la possibilità di pranzare o di accedere a degli snack.
• Massimo comfort per gli intervistatori: assicurandoti che l'intervistatore, che può essere il responsabile assunzioni o l'amministratore delegato, sia il più rilassato possibile, lo aiuterai a intavolare una conversazione produttiva con il tuo candidato. Prendi in considerazione, ad esempio, la possibilità di stampare e distribuire le domande. 

La crescita del lavoro flessibile ha portato a un'esplosione nell'uso della tecnologia di videoconferenza per le riunioni e il lavoro. E lo stesso vale per i colloqui. Se stai cercando nuovi talenti a livello globale in questo nuovo ambiente di lavoro da remoto, è assolutamente sensato tenere i colloqui online. Qui trovi qualche consiglio su come prepararti per colloqui di lavoro virtuali. 

Come configurare un colloquio tramite video

Le videochiamate sono uno strumento molto efficace per fare colloqui a candidati da remoto, ma è fondamentale prepararsi correttamente. Per configurare un colloquio su Skype o una riunione su Zoom, Teams o altri sistemi, prima scarica l'applicazione sul tuo dispositivo, poi programma le chiamate e partecipa direttamente dall'applicazione. 

In alternativa, se nella tua sala riunioni è configurata una tecnologia di videoconferenza, dovresti riuscire a chiamare direttamente da un hub centrale: rivolgiti quindi al team tecnico per capire come fare. Un altro aspetto da non sottovalutare è che l'ambiente circostante deve rispecchiare il messaggio che vuoi trasmettere sulla tua azienda. Non dimenticarti quindi di testare in anticipo la configurazione per assicurarti che la velocità di trasmissione e la qualità dell'audio soddisfino i tuoi requisiti. 

Se prenoti una sala riunioni di Regus, il nostro staff ti aiuterà a preparare l'attrezzatura e a configurare la stanza in modo che siano pronte per il colloquio.

Come configurare un colloquio telefonico

Oggi come oggi la maggior parte delle sale per colloqui e degli uffici dedicati è dotata di sistemi di conferenza telefonica. Ciò richiede in genere di effettuare la chiamata da un hub centrale nella sala per colloqui; assicurati quindi che i dati, come login o password degli account, siano corretti e a portata di mano. Non dimenticarti di evitare possibili interruzioni e che la stanza deve essere silenziosa. 

Configurare una sala per colloqui può essere stressante. Ecco perché permettiamo ad aziende e team di affittare i nostri uffici dedicati e spazi di videoconferenza a breve termine. Prenota una sala in un ufficio Regus a tua scelta: il nostro team si occuperà di tutto il resto consentendoti di concentrare l'attenzione solo sui tuoi candidati.