Come prepararsi per le riunioni aziendali.

I motivi per svolgere una riunione aziendale sono molteplici, ad esempio colloqui di lavoro, valutazioni del personale, riunioni con i clienti e presentazioni agli investitori. Il successo di queste riunioni, tuttavia, dipenderà sempre dalla preparazione iniziale. Per garantire il successo delle riunioni aziendali, è fondamentale assicurarsi che siano produttive, soprattutto se, per parteciparvi, le persone hanno sacrificato del tempo prezioso che avrebbero dedicato alla loro giornata lavorativa. Perdere ore e ore in riunioni improduttive è l'ultima cosa che vuoi.

In questo articolo ti spiegheremo come prepararti a una riunione aziendale in modo da ottenere il risultato più efficace possibile.

Dedicare la giusta quantità di tempo alla preparazione di una riunione può fare la differenza. Qui trovi alcuni passaggi che puoi seguire per aprirti la strada verso il successo.

Confermare la riunione

Il primo passaggio della preparazione consiste nel confermare quando, dove e come si terrà la riunione. Se sei l'organizzatore, dovrai comunicare a tutti i partecipanti il luogo, l'ora e la data, oltre a tutte le altre informazioni rilevanti. Inoltre, dovrai prenotare uno spazio idoneo abbastanza grande da ospitare tutti in maniera confortevole e dotato di tutte le attrezzature necessarie. La conferma di questi dettagli viene solitamente fornita tramite e-mail. Così facendo i partecipanti possono aggiungere la riunione ai loro calendari per evitare di dimenticarsene. 

Accertati di invitare solo le persone strettamente necessarie: ciò ti aiuterà a mantenere la concentrazione dei partecipanti. 

Capire l'obiettivo della riunione

Tutti i partecipanti devono capire l'obiettivo della riunione prima di parteciparvi. Ciò consente di tenere tutti sul punto e di rispondere in anticipo a eventuali domande.

Un altro motivo per capire l'obiettivo della riunione è assicurarsi di essere il partecipante più idoneo. Le organizzazioni con team di grandi dimensioni potrebbero non essere sempre completamente consapevoli delle responsabilità dei diversi reparti. Di conseguenza potresti partecipare a una riunione a cui un altro collega avrebbe potuto apportare un contributo più significativo. Comprendendo in anticipo gli obiettivi di una riunione, potrai evitare situazioni di questo tipo. 

Esaminare il programma

Una parte fondamentale della preparazione di una riunione è il programma, cioè l'elemento grazie a cui tutti i partecipanti possono restare concentrati per tutta la durata dell'evento. In genere un programma chiaro e conciso favorisce il successo di una riunione. Per questo motivo, i responsabili della riunione dovrebbero prima parlare con i partecipanti per capire quali temi includere nel programma. 

Conoscendo il programma, i partecipanti potranno preparare eventuali informazioni richieste e annotarsi possibili domande, evitando il panico di dover cercare file ed e-mail all'inizio della riunione.

Completare eventuali letture o ricerche necessarie

Una volta che il programma sarà stato definito, devi completare eventuali letture o ricerche aggiuntive che potrebbero servirti. Ad esempio, se stai per partecipare a un colloquio di lavoro, è una buona idea fare ricerche sull'azienda e scoprire alcune informazioni che la riguardano. 

Preparare l'attrezzatura

Come presentatore della riunione, dovrai assicurarti di avere a disposizione tutta l'attrezzatura di cui hai bisogno. Se puoi, prenota la sala riunioni a partire da 30 minuti prima dell'arrivo dei partecipanti, in modo da preparare tutto e assicurarti che ogni cosa funzioni alla perfezione. Quando, ad esempio, stai per tenere una presentazione, devi sempre fare una rapida prova dell'attrezzatura che userai, in modo da accertarti che le immagini vengano caricate e che il testo sia leggibile.

Quando devi decidere dove tenere la tua riunione, rifletti con attenzione sul suo scopo e su chi vi parteciperà. Ad esempio, puoi scegliere di condurla fuori sede se vuoi stimolare il pensiero creativo o il team building. Una sala conferenze o una sala relax all'interno dell'ufficio principale può essere più appropriata per riunioni del team più formali. 

Se sei un freelancer o il titolare di una piccola impresa senza un grande ufficio in cui organizzare le riunioni, potresti scegliere di tenere un incontro in una caffetteria o in uno spazio di coworking. Molti uffici attrezzati offrono l'accesso a sale riunioni e lounge prenotabili in anticipo. Ora che sempre più aziende lavorano da remoto, assistiamo a un aumento esponenziale delle riunioni virtuali.

Una volta che avrai scelto la sede, dovrai verificare che disponga dei servizi che ti servono. La maggior parte delle sale riunioni include una rete Wi-Fi gratuita e macchine per tè e caffè, ma alcune addebitano un extra per l'uso delle attrezzature tecnologiche.

Una buona preparazione ti aiuterà ad assicurarti che la tua riunione inizi con il piede giusto. Ma è altrettanto importante accertarsi che, una volta iniziata, tutti i partecipanti restino al passo. 

Una delle cause più comuni del fallimento di una riunione è una conversazione fuori tema. Una volta stilato un programma, rispettalo e continua a ricordare ai membri del team l'obiettivo della riunione per rispettare le tempistiche. A tal fine puoi anche imporre dei limiti temporali per ogni sezione del programma: ti aiuterà a restare concentrato. Ma stai attento, perché se le persone ritengono che le loro idee vengano trascurate, rischi di ottenere un effetto negativo.

Alla fine della riunione, riassumi gli argomenti trattati e stila un piano di azione con i punti principali. 

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Prenota in anticipo la tua sala riunioni per assicurarti di avere tutto il tempo necessario per prepararti alla tua prossima riunione importante.