Come condurre riunioni aziendali efficaci.

Tu e il tuo team vorrete sicuramente ottenere il meglio dalla riunione, a prescindere dall'obiettivo (ad esempio un aggiornamento quotidiano sullo stato o una sessione di pianificazione per un progetto a lungo termine). Piuttosto che riempire un calendario con improduttive chiacchierate e inutili punti sulla situazione, assicurati che ogni collega presente alla riunione sia informato e motivato.

Ma come puoi avere la certezza che ogni riunione aziendale che conduci sia produttiva ed efficace? 

Sapere quale tipo di riunione condurrai è fondamentale per definire la struttura e gli obiettivi complessivi della sessione e per iniziare a pianificare. Di seguito trovi alcuni dei principali tipi di riunioni:

• Riunioni di brainstorming: note anche come riunioni creative, permettono ai membri del team di riunirsi per discutere e sviluppare idee. Queste riunioni, spesso successive a un forum aperto, consentono di parlare liberamente e porre domande. Definire una struttura per questa tipologia di riunione può essere molto difficile. 
• Riunioni di pianificazione: spesso implicano che più reparti aziendali si riuniscano per discutere di processi, costi e potenziali ostacoli relativi a progetti a breve o lungo termine. Spesso si tratta di sessioni lunghe con un elenco di obiettivi o di strategie concordate che devono essere raggiunti. 
• Riunioni di problem-solving: può trattarsi di chiacchierate rapide e informali che aiutano a risolvere un problema immediato oppure di discussioni più ampie che servono a risolvere questioni più strategiche. Sono riunioni che includono alcuni degli obiettivi più chiari, sebbene, a seconda della portata del problema, possa essere necessario coinvolgere molte parti interessate. 
• Riunioni di team building: spesso organizzate fuori dall'ufficio, possono includere una serie di esercizi volti a rafforzare i legami tra i colleghi e a migliorarne la comunicazione e la collaborazione. Queste riunioni possono essere svolte anche da team HR interni o fornitori esterni. 
• Riunioni di aggiornamento dello stato: sono tra le sessioni programmate con maggiore regolarità che possono essere condotte a livello di team, progetto o reparto e implicano discussioni tra colleghi su attività imminenti. Spesso vi partecipano responsabili, senior leader e membri del team più giovani. 

Il modo in cui ti prepari per le riunioni aziendali dipende da tre fattori: il ruolo che rivesti nella riunione, il tipo di riunione svolto e l'obiettivo della riunione.

Se rivesti un ruolo fondamentale nella riunione, durante la preparazione devi riflettere su alcune domande importanti: 

• Quali sono gli obiettivi? Ogni riunione che conduci deve avere degli obiettivi e dei risultati chiari, efficaci e produttivi, che possono essere definiti in un programma comune o come traguardi individuali. 
• Quanto tempo durerà la riunione? Assicurandoti che la sessione non crei conflitti con l'agenda dei colleghi, la riunione inizierà con puntualità. Per evitare perdite di tempo prezioso, pensa a come suddividere la sessione in intervalli temporali e definisci la durata di ciascuno. In questo modo, nessun membro del team avrà la sensazione di perdere tempo. 
• Quale tipo di contributo devono fornire i tuoi colleghi? Pensa se i tuoi colleghi devono preparare idee, ottenere risposte alle domande o raccogliere in anticipo il materiale necessario. Questo ti consente di sfruttare al meglio il tempo che trascorrete insieme. 
• La riunione si svolgerà da remoto o in presenza? Se si svolgerà da remoto, assicurati che tutti dispongano della tecnologia necessaria per partecipare. Se, invece, si svolgerà in presenza, non dimenticarti di scegliere una sala riunioni in una sede adatta a tutti. Se alla riunione parteciperanno persone sia da remoto che in loco, sarai felice di sapere che la maggior parte delle sale riunioni di Regus è dotata dello spazio e della tecnologia necessari per configurare con semplicità riunioni ibride che consentano a tutti di far sentire la propria voce.
• Quali colleghi saranno invitati? Rifletti con attenzione sulle persone da invitare. In caso di dubbi, chiedi direttamente a loro se desiderano essere coinvolte: ti daranno una risposta sincera. 

Se rifletti attentamente su tutti gli aspetti a cui abbiamo accennato e pianifichi bene la struttura della tua riunione, hai già fatto il primo passo per renderla più coinvolgente. La mancanza di pianificazione può far prendere direzioni indesiderate alle sessioni, rendendole totalmente improduttive. Ciò non significa che devi dedicare ore e ore a creare una presentazione ricca di video, audio ed effetti speciali. Affinché i partecipanti restino concentrati e coinvolti, è sufficiente definire gli obiettivi e le tempistiche approssimative per gli elementi da affrontare. 

È inoltre consigliabile stabilire delle regole basilari all'inizio di una riunione, ad esempio, se vuoi che le domande vengano poste alla fine oppure se preferisci che i partecipanti alzino la mano durante una videochiamata prima di parlare. Assicurati di definire queste regole e i risultati che vuoi raggiungere prima di iniziare: così facendo la tua riunione sarà produttiva e rispetterà le tempistiche previste. 

Sebbene, per una riunione di successo, sia fondamentale l'attitudine dei membri del team, scegliere la giusta sala riunioni è importante per realizzare una sessione produttiva. Regus può aiutarti a trovare la sala riunioni ideale a prescindere dal tuo obiettivo: una sala conferenze per una riunione di pianificazione formale o uno spazio collaborativo in cui puoi chiacchierare e interagire con i colleghi durante una seduta di brainstorming. 

Prenotando la tua sala riunioni con Regus, sei tu a scegliere la dimensione, la sede e i servizi di cui hai bisogno. Puoi prenotare le stanze on-demand per un numero di partecipanti compreso tra 2 e 50, anche solo per mezz'ora, in centinaia di sedi in tutto il mondo. Abbiamo un gran numero di sedi centrali in capitali, grandi città e hub di transito, ma siamo anche presenti nelle periferie e nelle città più piccole con i nostri spazi completamente attrezzati. Ricorda, però, che alcune sedi hanno un limite di 21 partecipanti.

Devi semplicemente inserire la data, l'ora, la durata, il numero di partecipanti e la sede nel nostro strumento di prenotazione: ti mostreremo tutte le opzioni nelle vicinanze. Desideri servizi aggiuntivi come catering, caffè o attrezzature per teleconferenze? Comunicacelo con 24 ore di anticipo e troverai tutto pronto quando i nostri receptionist ti accoglieranno e ti mostreranno la sede.

Lavora a modo tuo con le sale riunioni di Regus e permettici di aiutarci a condurre una riunione aziendale efficace, qualsiasi sia il tuo obiettivo.