Tu e il tuo team vorrete sicuramente ottenere il meglio dalla riunione, a prescindere dall'obiettivo (ad esempio un aggiornamento quotidiano sullo stato o una sessione di pianificazione per un progetto a lungo termine). Piuttosto che riempire un calendario con improduttive chiacchierate e inutili punti sulla situazione, assicurati che ogni collega presente alla riunione sia informato e motivato.
Ma come puoi avere la certezza che ogni riunione aziendale che conduci sia produttiva ed efficace?
Sapere quale tipo di riunione condurrai è fondamentale per definire la struttura e gli obiettivi complessivi della sessione e per iniziare a pianificare. Di seguito trovi alcuni dei principali tipi di riunioni:
Il modo in cui ti prepari per le riunioni aziendali dipende da tre fattori: il ruolo che rivesti nella riunione, il tipo di riunione svolto e l'obiettivo della riunione.
Se rivesti un ruolo fondamentale nella riunione, durante la preparazione devi riflettere su alcune domande importanti:
Se rifletti attentamente su tutti gli aspetti a cui abbiamo accennato e pianifichi bene la struttura della tua riunione, hai già fatto il primo passo per renderla più coinvolgente. La mancanza di pianificazione può far prendere direzioni indesiderate alle sessioni, rendendole totalmente improduttive. Ciò non significa che devi dedicare ore e ore a creare una presentazione ricca di video, audio ed effetti speciali. Affinché i partecipanti restino concentrati e coinvolti, è sufficiente definire gli obiettivi e le tempistiche approssimative per gli elementi da affrontare.
È inoltre consigliabile stabilire delle regole basilari all'inizio di una riunione, ad esempio, se vuoi che le domande vengano poste alla fine oppure se preferisci che i partecipanti alzino la mano durante una videochiamata prima di parlare. Assicurati di definire queste regole e i risultati che vuoi raggiungere prima di iniziare: così facendo la tua riunione sarà produttiva e rispetterà le tempistiche previste.
Sebbene, per una riunione di successo, sia fondamentale l'attitudine dei membri del team, scegliere la giusta sala riunioni è importante per realizzare una sessione produttiva. Regus può aiutarti a trovare la sala riunioni ideale a prescindere dal tuo obiettivo: una sala conferenze per una riunione di pianificazione formale o uno spazio collaborativo in cui puoi chiacchierare e interagire con i colleghi durante una seduta di brainstorming.
Prenotando la tua sala riunioni con Regus, sei tu a scegliere la dimensione, la sede e i servizi di cui hai bisogno. Puoi prenotare le stanze on-demand per un numero di partecipanti compreso tra 2 e 50, anche solo per mezz'ora, in centinaia di sedi in tutto il mondo. Abbiamo un gran numero di sedi centrali in capitali, grandi città e hub di transito, ma siamo anche presenti nelle periferie e nelle città più piccole con i nostri spazi completamente attrezzati. Ricorda, però, che alcune sedi hanno un limite di 21 partecipanti.
Devi semplicemente inserire la data, l'ora, la durata, il numero di partecipanti e la sede nel nostro strumento di prenotazione: ti mostreremo tutte le opzioni nelle vicinanze. Desideri servizi aggiuntivi come catering, caffè o attrezzature per teleconferenze? Comunicacelo con 24 ore di anticipo e troverai tutto pronto quando i nostri receptionist ti accoglieranno e ti mostreranno la sede.
Lavora a modo tuo con le sale riunioni di Regus e permettici di aiutarci a condurre una riunione aziendale efficace, qualsiasi sia il tuo obiettivo.