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Quanto costa affittare una sala conferenze?

Quanto costa affittare una sala conferenze?

I requisiti e le richieste relativi a dimensioni, sede, attrezzature e servizi in loco per riunioni e conferenze possono essere peculiari. Per questo motivo può risultare difficile fornire un preventivo preciso del costo medio dell'affitto di una sala conferenze. 

Questo non ti impedisce però di farti un'idea di quali caratteristiche e servizi costeranno di più e confrontare i tipi di affitto delle sale conferenze più adatte alle tue esigenze specifiche.

Partecipanti

Prima di iniziare a cercare sale conferenze per il tuo evento, dovrai decidere quante persone parteciperanno e che tipo di evento organizzare. A questo punto avrai un'idea più realistica dello spazio che ti servirà per la tua riunione.

Il tipo di sala conferenze più adatto per le tue esigenze non dipende però solo dal numero di ospiti. Se, ad esempio, stai per incontrare un potenziale nuovo cliente e vuoi fare una buona impressione, la soluzione ideale potrebbe essere una sala riunioni lussuosa corredata da sedie confortevoli, arredi moderni e tecnologie avanzate. 

Se, invece, devi incontrare colleghi o freelancer, una sala riunioni prestigiosa potrebbe non essere adatta. Per un evento più informale che richiede un ambiente improntato alla collaborazione, opta per un'area relax in uno spazio di coworking evitando spazi riunione dedicati.

Sede

Un altro fattore critico per il costo dell'affitto di una sala conferenze è il luogo scelto. Le sedi e gli spazi per riunioni che si trovano nei quartieri più centrali delle città più importanti sono con ogni probabilità molto ambiti; di conseguenza sarà difficile che siano disponibili quando servono e i costi lievitano. D'altro canto, se le sedi centrali sono più economiche, clienti e team potranno accedervi più facilmente e i costi degli spostamenti saranno più ridotti. 

Se non hai bisogno di una sede in centro per la tua riunione o se viaggi spesso, la soluzione più appropriata potrebbe essere una business lounge professionale all'interno di un aeroporto, una stazione ferroviaria o un business park oppure una sede economica e accessibile. La Lounge Membership di Regus ti permette di accedere a questo tipo di sale, offrendo una soluzione economicamente sostenibile per chi è sempre in viaggio.


DIsposizione

Le riunioni in piedi possono funzionare in alcuni contesti (ad esempio, quando è fondamentale confrontarsi), ma in genere, è preferibile sedersi. Se stai organizzando un evento da seduti, dovrai decidere come disporre al meglio i tavoli e le sedie e assicurarti che la sala conferenze sia abbastanza grande da consentire a tutti di stare comodi. 

Se affitti sale conferenze con Regus, i nostri responsabili disporranno le sedute come preferisci, offrendoti consigli sui layout migliori per creare uno spazio produttivo e stimolante adatto al numero di partecipanti.


Attrezzature e servizi

Durante l'evento potresti aver bisogno di attrezzature e servizi in loco, ad esempio per fornire una presentazione a nuovi potenziali clienti, tenere un corso di formazione di un'intera giornata o fare una videoconferenza con un team remoto. Tutto questo può fare aumentare ulteriormente i costi.

Regus ti aiuta a soddisfare tutti i requisiti per la tua sala conferenze, fornendoti proiettori e attrezzature per videoconferenze, supporto amministrativo in loco e servizi di catering.


Come scegliere la sede

La tua scelta dipende dal numero di delegati, dal budget disponibile, dal tipo di accessibilità di cui hai bisogno e da eventuali richieste speciali. Se stai cercando una sala conferenze che ti consenta semplicemente di ospitare una riunione del consiglio di amministrazione o una presentazione, le nostre sale riunioni attrezzate sono un ottimo punto di partenza. 

Non dovrai preoccuparti di nulla: tutto sarà perfettamente organizzato, dall'accoglienza dei partecipanti alla preparazione dell'apparecchiatura. Scegli semplicemente la sede più appropriata e un pacchetto personalizzato per soddisfare le tue esigenze e il tuo budget. Il resto lascialo a noi, così potrai concentrarti su ciò che conta.