Le guide complet des bureaux virtuels

Le guide complet des bureaux virtuels

Les entreprises modernes font des affaires n'importe où. Beaucoup d'entreprises d'aujourd'hui ont des employés à travers le monde qui travaillent dans différents espaces : bureaux privatifs, collectifs ou encore depuis leur domicile. Bien que cette flexibilité offre de nombreux avantages aux employés, elle peut également apporter son lot de complications pour les petites entreprises qui n'ont pas accès aux services des bureaux professionnels.

Les entrepreneurs font certes des économies en se passant d'un siège social physique, mais ils se retrouvent à jongler entre leur travail personnel, les appels clients, la réservation des salles de réunion à distance et la gestion de leur entreprise depuis leur adresse personnelle.  Il ne leur reste plus guère de temps à consacrer à ce qu'ils font le mieux : diriger et développer leur entreprise.

Les bureaux virtuels sont des options flexibles à distance qui offrent aux dirigeants des petites entreprises un accès aux atouts d'un bureau résidentiel, sans devoir en endosser le coût.

Qu'est-ce qu'un bureau virtuel ?

Les solutions de bureau virtuel permettent aux entrepreneurs et aux dirigeants de petites entreprises d'élaborer leur propre éventail de services et d'assistance, adapté au profil de leur société. Les services principaux qui sont offerts dans le cadre de nos solutions de bureau virtuel sont :

  • Une adresse professionnelle
  • La gestion du courrier et des appels
  • Des services de réception professionnels
  • Un accès flexible à des espaces de réunion et de coworking

En élaborant leur propre éventail de services, les petites entreprises peuvent rapidement établir une présence sur de nouveaux marchés, donner une image professionnelle aux clients et accéder à des espaces entièrement équipés pour les réunions et les employés qui préfèrent travailler au bureau. Dans le cas des plus grandes entreprises, les bureaux virtuels peuvent aider les dirigeants à accéder à de nouveaux marchés internationaux sans pour autant s'engager en achetant un espace physique.

Comment fonctionnent les bureaux virtuels ?

De nombreux fournisseurs, aussi bien locaux qu'internationaux, peuvent vous proposer des solutions de bureau virtuel. Votre fournisseur peut essentiellement vous proposer les services d'un bureau traditionnel tandis que vous dirigez votre entreprise ailleurs.

Les employés d'aujourd'hui n'étant plus rattachés à un poste de travail, vous pourrez tirer profit de nos solutions de bureau virtuel, que vous soyez à la tête d'une entreprise internationale ou d'une start-up à domicile. Les solutions de bureau virtuel vous permettent de bénéficier de services de tri de courrier et de permanence téléphonique, et d'avoir une adresse postale professionnelle, sans avoir à payer un espace de bureau physique.

Certains forfaits incluent également l'accès à des espaces de bureau idéalement placés, sans que vous ayez besoin de payer pour le bâtiment en lui-même. Si vos employés veulent travailler ailleurs que chez eux ou ont besoin d'un espace où rencontrer des clients, ils peuvent simplement venir profiter des espaces de travail entièrement équipés, sans avoir à les réserver en avance.

Quels sont les avantages pour mon entreprise ?

Les chefs d'entreprise peuvent faire leur choix parmi les différents services de bureau virtuel proposés en fonction de leurs besoins et de leur budget. Voici un résumé des forfaits d'assistance les plus couramment proposés.

Adresse professionnelle

Si vous dirigez votre entreprise depuis chez vous, il se peut que vous deviez transmettre votre adresse personnelle aux clients et aux fournisseurs de services de courrier. En plus de ne plus pouvoir échapper aux livraisons professionnelles, des répercussions sur votre sécurité peuvent être à craindre. L'adresse postale professionnelle en option vous offre la possibilité de choisir une adresse de bureau virtuel à un emplacement de votre choix pouvant être utilisée pour l'envoi des colis et du courrier.

Une adresse postale virtuelle vous permet de ne plus vous soucier de recevoir le courrier de votre entreprise à la maison et d'impressionner vos clients avec une adresse à un emplacement prestigieux. Nos adresses professionnelles peuvent également être opérationnelles instantanément, avec une équipe à disposition pour sécuriser et gérer votre courrier si vous le souhaitez.

Services de réception et permanence téléphonique

Lorsque vos clients arrivent pour une réunion ou téléphonent à votre entreprise, vous voulez qu'ils soient accueillis par quelqu'un d'amical et de professionnel. L'équipe de votre fournisseur peut s'en charger si vous optez pour les services de réceptionniste et de permanence téléphonique.

Au lieu de communiquer un numéro de mobile personnel, vous pouvez choisir un numéro de téléphone local ou national géré par une équipe de gestionnaires d'appel professionnels. Ces réceptionnistes répondront comme s'ils faisaient partie de votre entreprise et filtreront les appels pour vous transmettre uniquement les plus importants. Ils peuvent également prendre des messages et organiser des rappels pour que vous puissiez voyager ou assister à des réunions sans vous inquiéter de passer à côté d'une opportunité.

Ce service professionnel comprend également la réception à l'adresse professionnelle de votre choix, où une équipe peut accueillir vos clients, qui seront ainsi impressionnés dès l'instant où ils franchiront la porte.

Gestion du courrier et assistance administrative
Dans les périodes très chargées, la gestion votre courrier ou les tâches administratives peuvent être reléguées au second plan, engendrant d'importants retards par la suite. La plupart des fournisseurs proposeront des services administratifs réguliers ou occasionnels ; ainsi, une équipe fiable veille au grain tandis que vous vous concentrez sur le développement de votre entreprise.

Accès à un espace de bureau

Opter pour une adresse professionnelle virtuelle ne vous restreint pas à un seul espace de bureau. Avec les plus gros fournisseurs, votre adhésion vous donne accès à une variété d'espaces de bureau virtuels. Ces espaces collaboratifs et salles de réunion dotés d'équipements dernier cri offrent à vos employés l'opportunité de faire du networking, de créer des liens et de rencontrer des clients.

Les fournisseurs peuvent vous permettre d'accéder facilement à de nombreux espaces de travail à travers le monde, comme des salons d'affaires confortables, des salles de vidéoconférence et des salles de réunion ultra-modernes. Que vous souhaitiez réserver en avance ou vous y rendre librement, les espaces entièrement équipés seront toujours propres et entretenus. Vous serez ainsi prêt à travailler avec les meilleurs équipements et installations à votre disposition.

Quels sont les avantages ?

L'avantage principal des bureaux virtuels est qu'ils vous permettent de profiter des services d'un environnement de bureau professionnel sans devoir payer pour la maintenance, les services et la sécurité d'une adresse physique. Cette option est donc flexible et économique pour de nombreuses entreprises.

Pour les entrepreneurs ou employés à distance

Les services de bureau virtuel vont de pair avec l'augmentation du nombre de travailleurs à distance. En aidant les entrepreneurs à libérer du temps en gérant leurs tâches administratives et leurs appels, les bureaux virtuels ont tous les avantages d'un bureau privatif à des coûts bas et flexibles.

Pour les petites entreprises

Grâce aux bureaux virtuels, les start-ups ou les entreprises en développement peuvent bénéficier de membres d'équipe supplémentaires, comme des administrateurs, des réceptionnistes et des employés de centre d'appels sans avoir à payer leur salaire. De plus, les équipes des petites entreprises peuvent accéder à des salles de réunion et bureaux dédiés lorsqu'elles en ont besoin ; elles peuvent ainsi être productives, même en déplacement.

Pour les grandes entreprises

Pour les entreprises cherchant à s'étendre dans d'autres parties du monde, les bureaux virtuels sont une option idéale, car ils permettent aux sociétés d'établir rapidement et facilement une base dans un nouveau pays. Les grandes entreprises peuvent accéder à un nouveau lieu et profiter de ses opportunités sans avoir à embaucher des employés ou à trouver l'espace de bureau idéal.

Les bureaux virtuels sont-ils l'avenir ?

L'arrivée du coronavirus a encore accéléré la tendance au travail à distance. De nombreuses entreprises ayant été obligées de sauter le pas et de faire travailler leurs employés en ligne, les bureaux virtuels sont aujourd'hui devenus une option plus viable aux yeux des chefs d'entreprise.

Un bureau virtuel présente des avantages évidents pour les employés tels qu'un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée et la possibilité d'accéder à certaines fonctions géographiquement éloignées, mais également pour les entreprises qui peuvent réduire leurs coûts et saisir de nouvelles opportunités. Que ce soit pour trouver des nouveaux talents, réduire les frais généraux ou chercher de nouveaux clients, la nouvelle tendance semble claire, avec une chute de 50 % des ventes de bureau et une augmentation de 50 % des ventes de bureaux virtuels en ligne au premier trimestre 2020.

Combien coûte un forfait ?

Suivant le niveau d'assistance dont vous avez besoin, vous trouverez une solution de bureau virtuel qui correspondra à votre budget. Nous proposons trois forfaits différents aux entreprises, allant d'une adresse professionnelle instantanée à un accès à des salons d'affaires et à des espaces de bureau tout compris.

L'adhésion DragonPass Classic offre des avantages supplémentaires à nos clients : un accès premium aux salons d'aéroport, des réductions sur certains services exclusifs proposés par des fournisseurs internationaux et la possibilité d'assister à des événements de networking communautaire et de développement personnel. Nos forfaits confèrent une véritable valeur ajoutée à votre entreprise, favorisant ainsi son développement.

Comment puis-je trouver celui qui correspond à mon entreprise ?

Que vous vouliez une adresse de siège social, un espace pour une équipe qui travaille à distance ou une boîte postale, notre équipe dédiée peut vous aider à trouver la meilleure solution de bureau virtuel. Vous nous faites part des besoins de votre entreprise pour que nous puissions nous assurer que votre forfait virtuel vous offre toute l'assistance dont vous avez besoin, pour que vous n'ayez plus qu'à vous concentrer sur votre priorité : faire passer votre équipe et votre travail au niveau supérieur.

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