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Comment agencer une salle pour un entretien

Comment agencer une salle pour un entretien

Pour tirer le meilleur parti d'un candidat au cours du processus d'entretien d'embauche, il est important que vous le mettiez aussi à l'aise que possible tout en lui donnant une idée de qui vous êtes en tant qu'équipe et entreprise. Veiller à ce que le cadre et les environs soient appropriés vous aidera à dresser l'image la plus précise de sa personnalité et de ce qu"il peut apporter à votre équipe.

Pour vous assurer que vous et vos candidats à l'embauche tirent le meilleur parti de cette importante conversation, voici quelques conseils sur la manière d'agencer efficacement une salle d'entretien.


 

Quels sont les éléments clés de la mise en place d'un entretien ?

La manière dont vous agencez une salle d'entretien dépendra du type de conversation que vous voulez avoir avec votre candidat. Si celle-ci est très formelle, un bureau privé comptant une table où le candidat et vous peuvent s'asseoir face à face peut être la meilleure option. Dans le cas d'une réunion plus ouverte et décontractée, vous pouvez souhaiter disposer certaines chaises confortables dans un salon de bureau partagé

 

Pour les entretiens à distance par visioconférence, vous devez vous assurer que votre écran/arrière-plan est clair, que votre connexion Internet est bonne et que vous avez adapté correctement vos paramètres audio, par exemple si vous portez un casque. 

 

Quel que soit votre style, vous devez garder plusieurs éléments clés à l'esprit lors de la mise en place d'une salle d'entretien.

Est-elle suffisamment calme ?

Même si vous prévoyez d'organiser la réunion dans un bureau ouvert, envisagez de trouver un coin calme à l'écart du reste de l'environnement de travail. Ne pas être en mesure d'entendre les questions et les réponses de l'un et de l'autre va à l'encontre de l'objet même de l'entretien, et peut mettre les deux parties mal à l'aise. 

Votre mobilier se trouve-t-il au bon endroit ?

La manière d'agencer le mobilier en dit long sur le type de conversation que vous vous préparez à avoir. Sélectionnez vos chaises avec soin et disposez-les à seulement un mètre d'écart pour que vous puissiez garder le contact visuel. Si vous souhaitez placer une barrière entre vous deux, comme une table, prenez conscience de la manière dont celle-ci influence votre langage corporel, et de ce que cela peut signaler au candidat si vous le faites. 

Disposez-vous des technologies dont vous avez besoin ?

Même si votre entretien n'a pas lieu par téléphone ou appel vidéo, votre candidat peut avoir besoin de brancher son ordinateur portable pour vous présenter ou partager un fichier à examiner. Veillez à y penser à l'avance afin de vous assurer que votre candidat dispose de tout ce dont il a besoin (p. ex. accès Internet, câbles ou adaptateurs) pour s'installer facilement et rapidement sans s'énerver. 

Si plusieurs interviewers sont présents, il peut s'avérer utile de montrer l'écran de l'appareil sur un grand moniteur ou un téléviseur. Dans ce cas, assurez-vous que l'ensemble de la connectivité dont vous avez besoin est prête à l'emploi. La plupart du temps, HDMI suffira, mais demandez au candidat de quelle technologie il a besoin pour afficher son écran.


Agencer une salle d'entretien d'embauche

Outre ces éléments clés, il est important de garder ce qui suit à l'esprit lorsque vous agencez une salle pour un entretien d'embauche : 

 

  • Toute exigence particulière : le candidat a-t-il des exigences particulières, par exemple a-t-il besoin d'un accès pour fauteuil roulant ou de matériels adaptés ? 
  • Rafraîchissements : même si vous ne proposez ni thé ni café, il est toujours bon et utile de veiller à disposer d'une carafe d'eau, et s'il s'agit d'une longue journée d'entretiens, pensez à offrir l'accès à un déjeuner ou à des snacks.
  • Maintien du confort des interviewers : qu'il s'agisse de votre responsable de recrutement ou de votre directeur général, veiller à ce que votre comité de sélection se sente aussi à l'aise que votre candidat leur permettra d'avoir une conversation productive. Envisagez d'imprimer les questions d'entretien et de les mettre à disposition, par exemple. 

Agencement d'une salle d'entretien virtuelle

La croissance du travail flexible signifie l'explosion de l'utilisation de la technologie de visioconférence pour le travail et les réunions, et il en va de même pour les entretiens. Si vous dénichez des talents au niveau mondial dans ce nouvel environnement à distance, il est sensé de les interviewer en ligne également. Voici quelques conseils sur la manière de préparer des entretiens d'embauche virtuels. 

Comment configurer un entretien vidéo

Les appels vidéo constituent un moyen agréable d'interviewer des candidats à distance, mais il est tout aussi important de les configurer correctement pour eux. Pour configurer un entretien par Skype ou une réunion sur Zoom, Teams ou un autre système, il est préférable de télécharger l'application pertinente sur votre appareil. Ensuite, vous devriez être en mesure de planifier et de rejoindre des appels directement à partir de celle-ci. 


Sinon, si vous disposez d'une configuration de visioconférence dans votre salle de réunion, vous devriez être en mesure de composer un numéro directement à partir d'un pôle central. Par conséquent, il peut être utile de vérifier avec votre équipe technique ce qui serait possible. Il est aussi important que les alentours illustrent le message que vous voulez transmettre sur votre entreprise. Testez donc votre configuration à l'avance pour vous assurer de la bonne qualité de l'image vidéo et du son. 


Si vous réservez une salle de réunion Regus, nos collaborateurs d'assistance seront en mesure de vous aider à préparer la configuration de votre équipement et de votre salle pour qu'ils soient prêts pour l'entretien.

Comment mettre en place un entretien par téléphone

La plupart des salles d'entretien et des bureaux privés sont aujourd'hui équipés de systèmes de conférence par téléphone. Généralement, cela implique de composer le numéro à partir d'un pôle central dans la salle d'entretien. Assurez-vous donc de disposer des détails corrects, tels que les données de connexion ou les mots de passe écrits ou aisément disponibles. Veillez à ce que la salle autour de vous soit calme et que vous ne soyez pas interrompu. 


Louer votre salle d'entretien idéale

Pour éliminer le stress lié à l'agencement d'une salle d'entretien, nous permettons aux entreprises ou aux équipes de louer nos bureaux privés et espaces de visioconférence à court terme. Réservez simplement une salle dans le bureau Regus de votre choix, et notre équipe l'organisera pour vous afin que vous n'ayez à vous concentrer que sur vos candidats.