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Comment se préparer à des réunions de travail

Comment se préparer à des réunions de travail

De nombreuses raisons vous motivent à tenir une réunion de travail, depuis les entretiens d'embauche et les évaluations de personne aux réunions avec des clients et aux présentations à des investisseurs. Toutefois, la réussite de ces réunions dépendra entièrement de la préparation que vous aurez effectuée au préalable. Veiller à avoir des réunions de travail productives est impératif à leur réussite, surtout si les personnes ont pris de leur temps pour y assister. Perdre des heures dans des réunions improductives est la dernière chose que vous souhaitez.

Dans cet article, nous vous montrerons comment préparer une réunion de travail afin de vous assurer qu'elle soit aussi efficace que possible.

Avant votre réunion

Prendre du temps pour préparer la réunion peut faire la différence entre une bonne et une mauvaise réunion. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour vous préparer efficacement à l'avance.

Confirmer la réunion

La première étape de préparation de la réunion consiste à confirmer quand, où et comment celle-ci se tiendra. Si vous organisez la réunion, vous devrez communiquer à tous les participants son emplacement, l'heure et la date, ainsi que toute autre information pertinente. Vous devrez également réserver un espace de réunion adapté qui est suffisamment grand pour accueillir tout le monde de manière confortable et qui comprend tous les équipements dont vous avez besoin. La confirmation de ces détails est souvent envoyée par e-mail. Cela signifie que les participants peuvent ensuite ajouter la réunion dans leurs calendriers afin de ne pas la manquer. 

 

Vous devriez également veiller à inviter uniquement les personnes réellement utiles à la réunion en vue de garantir qu'elles restent concentrées. 

Comprendre l'objet de la réunion

Tous les participants doivent comprendre l'objet de la réunion avant d'y assister. Cela garde tout le monde sur la même longueur d'onde et permet de répondre à toutes les questions à l'avance.

 

Veiller à comprendre l'objet de la réunion permet de vous assurer que vous êtes le participant le plus approprié. Les organisations qui comptent de grandes équipes peuvent ne pas toujours être pleinement conscientes des responsabilités au sein des différents départements. Cela pourrait vous amener à participer à une réunion à laquelle un autre collègue pourrait ajouter plus de valeur. Comprendre les objectifs d'une réunion à l'avance vous aidera à éviter une telle situation. 

Parcourir l'ordre du jour

Un élément clé de la préparation d'une réunion est l'ordre du jour, car il veille à ce que tous les participants restent concentrés pendant toute la durée. Un ordre du jour clair, concis augmente généralement l'efficacité d'une réunion. Pour cette raison, les responsables de la réunion doivent s'entretenir au préalable avec les participants afin de collecter des idées sur les points que l'ordre du jour de la réunion de travail devrait inclure. 

 

Parcourir l'ordre du jour à l'avance veillera à ce que les participants puissent préparer toute information dont ils peuvent avoir besoin et noter toute question au préalable, ce qui évite la panique de chercher dans les fichiers et les e-mails au début de la réunion !

Effectuer toute lecture ou recherche requise

Une fois que vous avez parcouru l'ordre du jour, vous devez effectuer toute lecture ou recherche utile à l'avance. Par exemple, si vous participez à un entretien d'embauche, il est bon d'effectuer une recherche sur la société pour laquelle vous êtes interviewé et d'apprendre certains faits sur l'entreprise. 

Configurer les équipements

En votre qualité d'animateur de la réunion, vous aurez la responsabilité de préparer tous les équipements dont vous avez besoin. Si cela vous est possible, réservez votre salle de réunion jusqu'à 30 minutes avant l'arrivée de tout le monde afin de pouvoir tout configurer et de vérifier le bon fonctionnement de la technologie. Si vous présentez par exemple, vous devez toujours passer rapidement en vue tout équipement que vous utiliserez pour vous assurer que vos images se chargent et que votre texte est clairement lisible.


Meilleurs lieux pour les réunions de travail

Lorsque vous décidez d'un lieu pour votre réunion, il est important de penser à son objectif et aux participants de la réunion. Par exemple, vous pourriez organiser une réunion en dehors du site si cela implique une réflexion créative ou une consolidation d'équipe. Les réunions d'équipe plus formelles peuvent mieux se prêter à une salle de conférence ou un coin détente dans le bureau principal. 

 

Si vous êtes un travailleur indépendant ou une petite entreprise ne disposant pas d'un grand bureau pour y tenir des réunions, vous pourriez choisir de vous rencontrer dans un café ou dans un espace de coworking. De nombreux bureaux privatifs offrent un accès à des salles de réunion et des salons qui peuvent être réservés à l'avance. Comme de plus en plus d'entreprises travaillent à distance, une nette augmentation des réunions virtuelles a été constatée.

 

Dès que vous avez pris une décision sur votre emplacement, vous devez vérifier si le site comprend les installations dont vous avez besoin. La plupart des espaces de réunion incluent le Wi-Fi gratuit et des installations pour préparer du thé et du café, mais certains factureront un supplément pour l'utilisation d'équipements technologiques.


Comment garantir des réunions de travail efficaces

Votre préparation aura fait du chemin pour s'assurer que votre réunion prenne un bon départ. Il est toutefois aussi important de s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie une fois que vous êtes tous dans la salle. 

 

Les conversations hors sujet représentent l'une des causes les plus fréquentes des réunions improductives. Une fois que vous avez un ordre du jour, tenez-vous-y et continuez de rappeler l'objectif de la réunion aux membres de votre équipe pour que la durée de votre réunion soit respectée. Vous pouvez également imposer des limites de temps à chaque section de l'ordre du jour pour vous aider à rester concentré. Faites toutefois preuve de prudence, car cela peut parfois avoir un effet négatif si les personnes ont le sentiment que leurs idées sont exposées à la hâte.

 

À la fin de votre réunion, vous devez parcourir tous les points examinés et élaborer un plan d'action reprenant les éléments clés à retenir. 

 

Chez Regus, nous proposons une variété de salles de réunion différentes dans de nombreux sites à la situation centrale, pour que vous puissiez mener des réunions de travail efficaces où que vous soyez dans le monde, même en déplacement

 

Nos formules de bureau virtuel plus offrent également accès aux salles de réunion si nécessaire.

 

Réservez votre salle de réunion à l'avance pour vous assurer d'avoir tout le temps qu'il vous faut pour préparer votre prochaine réunion importante.