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À combien revient la location d'une salle de conférence ?

À combien revient la location d'une salle de conférence ?

Les réunions et conférences pouvant avoir des exigences et des demandes très particulières, depuis la taille et le lieu jusqu'aux équipements et aux services sur site nécessaires, il peut être difficile de donner un chiffre précis sur les frais de location moyens d'une salle de conférence. 

Cela ne veut toutefois pas dire que vous ne pouvez pas vous forger certaines attentes sur les fonctions et services qui coûteront le plus cher et comparer les types de location de salle de conférence qui conviendraient au mieux à vos besoins spécifiques.

Participants

Avant de vous lancer à la recherche de salles de conférence pour votre événement, vous devrez convenir du nombre de délégués participants et du type d'événement que vous organisez. Une fois ces points établis, vous aurez une vue plus réaliste de la taille du lieu dont votre réunion a besoin.

Toutefois, le nombre d'invités ne dicte pas à lui seul le type de salle de conférence qui convient le mieux à vos besoins. Supposons que vous rencontriez un nouveau client potentiel et que vous vouliez l'impressionner, une salle de conseil luxueuse équipée de chaises confortables, d'un mobilier moderne et de technologies haut de gamme peut constituer une option à privilégier. 

Il est également peu probable que vous ayez besoin d'une salle de conseil haut de gamme si vous vous réunissez avec des collègues ou des freelances. De même, une salle de réunion dédiée peut s'avérer inutile dans le cadre d'un événement plus informel pour lequel un coin détente d'un espace de coworking peut fournir l'environnement collaboratif idéal.

Site

L'emplacement représente un autre facteur critique pour le coût de location de toute salle de conférence. Le lieu et les espaces de réunion situés dans des quartiers plus centraux des grandes villes risquent d'être plus demandés, ce qui les rend potentiellement moins aisément disponibles quand vous le souhaitez et augmente encore le coût. Des emplacements centraux plus pratiques faciliteront l'accès pour les clients et les équipes, ce qui entraînera des économies potentielles sur les frais de déplacement. 

Si vous n'avez pas besoin d'un emplacement en centre-ville pour votre réunion ou que vous voyagez régulièrement, un salon d'affaires professionnel au sein d'un aéroport, d'une gare, d'un parc d'affaires ou à des emplacements pratiques et accessibles pourrait représenter une solution appropriée. L'adhésion aux salons d'affaires de Regus donne accès à ce type de salles, en offrant une solution rentable aux personnes souvent en déplacement.


Agencement

Les réunions debout peuvent fonctionner dans certains contextes (par exemple, lorsqu'il est important de se mêler les uns aux autres), mais il faudra généralement s'asseoir. Si vous prévoyez un événement assis, vous devrez décider de la meilleure disposition de vos tables et chaises, et veiller à ce que votre salle de conférence puisse accueillir tout le monde de manière confortable. 

Lorsque vous louez des salles de conférence avec Regus, nous serons en mesure de disposer les sièges comme vous le souhaitez, et nos responsables sauront vous conseiller sur les meilleurs agencements afin de créer un espace productif et inspirant adapté au nombre de participants indiqué.


Équipements et services

Votre événement peut aussi nécessiter la fourniture d'équipements et de services sur site, que ce soit pour soutenir une présentation à de nouveaux clients potentiels, pour dispenser une séance de formation d'une journée ou pour tenir une visioconférence avec une équipe à distance. Des fonctions supplémentaires peuvent entraîner des frais additionnels.

Chez Regus, nous pouvons répondre aux exigences de réservation de votre salle de conférence, depuis la fourniture de projecteurs et de matériel de visioconférence au support administratif et aux services de restauration sur site.


Choisir votre lieu

Une fois le nombre de délégués fixé, votre choix se porte sur le budget disponible, l'accessibilité et l'organisation de toutes les dispositions pour votre conférence. Si vous recherchez simplement une salle de conférence pour la tenue d'une réunion du conseil ou d'une présentation, nos salles de réunion équipées constituent un bon point de départ. 

Vous profiterez de toute votre tranquillité d'esprit sachant que tout sera pris en charge, depuis l'accueil des participants à l'assurance que tous les équipements de pointe sont correctement configurés. Sélectionnez simplement un lieu qui vous convient, choisissez une formule sur mesure en fonction de vos besoins et de votre budget et laissez-nous nous charger du reste pour que vous puissiez vous concentrer sur votre propre travail.