Oficinas virtuales: la guía completa

Oficinas virtuales: la guía completa

Los negocios modernos pueden surgir en cualquier lugar. Muchos de los actuales tienen empleados en todo el mundo que trabajan en una variedad de espacios, desde oficinas equipadas, escritorios disponibles según el orden de llegada, hasta sus propios hogares. Si bien esta flexibilidad brinda muchas ventajas al personal, puede ser un desafío para las pequeñas empresas que no tienen acceso a servicios de oficinas profesionales.

Es posible que no tengan los altos costos de una oficina, pero los emprendedores terminan haciendo malabares entre su propio trabajo, respondiendo las llamadas de los clientes, reservando salas de juntas a distancia y operando el negocio desde su domicilio. Esto les deja poco tiempo para hacer lo que mejor hacen: operar y hacer crecer su negocio.

Sin embargo, las oficinas virtuales son una opción flexible a distancia que permite que los propietarios de pequeñas empresas tengan acceso a los mejores aspectos de una oficina residencial, sin los elevados costos.

¿Qué es una oficina virtual?

Los paquetes de oficinas virtuales permiten a los emprendedores y propietarios de pequeñas empresas crear su propio conjunto de servicios y asistencia a favor de su empresa. Estos son los principales servicios que se ofrecen en un paquete de oficina virtual:

  • Un domicilio comercial
  • Manejo de correspondencia y llamadas
  • Servicios de recepción profesional
  • Acceso flexible a espacio de coworking y de reuniones

Al crear un paquete de estos servicios, las pequeñas empresas pueden establecer rápidamente una presencia en nuevos mercados, crear una imagen profesional para los clientes y acceder a espacios totalmente equipados para reuniones y para el personal que prefiera trabajar en la oficina. Para empresas más grandes, las oficinas virtuales pueden ser de ayuda a los ejecutivos para acceder a nuevos mercados globales, sin el compromiso de adquirir el espacio de un domicilio físico.

¿Cómo funcionan las oficinas virtuales?

Hay muchos proveedores, desde locales hasta internacionales, que pueden ofrecerle un paquete de oficina virtual. Básicamente, su proveedor puede ofrecerle los servicios de una oficina tradicional mientras dirige su negocio desde otro lugar.

Los colaboradores modernos ya no están atados al escritorio, así que, un paquete de oficina virtual puede ser de beneficio para su empresa, ya sea que tenga una empresa emergente global o una pequeña en su hogar. Desde clasificar su correspondencia, hasta contestar llamadas y proporcionar un domicilio de correo profesional, la oficina virtual ofrece todo, sin el costo de una oficina física.

Aunque no paga por el edificio en sí, algunos paquetes ofrecen el beneficio adicional de espacios de escritorio en ubicaciones centrales. Por lo tanto, si su personal quiere un descanso de su oficina en casa o un espacio para reunirse con los clientes, pueden simplemente presentarse y usar lugares de trabajo totalmente equipados, sin tener que preocuparse por reservar con anticipación.

¿Cómo pueden apoyar a mi negocio?

Existe una gama de servicios de oficina virtual para que los propietarios elijan según sus necesidades y presupuesto. A continuación, se muestra un resumen de los paquetes de asistencia más comunes.

Dirección comercial profesional

Si opera su negocio desde casa, es posible que termine compartiendo su domicilio personal a clientes y proveedores de correo. Esto no solo significa que no pueda escapar de las entregas laborales, sino que también existe el riesgo de tener repercusiones en su seguridad. Con una opción de domicilio postal comercial, puede seleccionar un domicilio de oficina virtual en una ubicación privilegiada que puede utilizar para enviar paquetes y correspondencia de la empresa.

Al tener un domicilio postal virtual, ya no tiene que preocuparse por recibir la correspondencia de su empresa en casa; además, puede impresionar a sus clientes con un domicilio en una ubicación privilegiada. Nuestros domicilios comerciales también se pueden configurar al instante, con un equipo disponible para asegurar y manejar su correspondencia si así lo desea.

Servicios de recepción y manejo de llamadas

Cuando sus clientes se presenten a una reunión o llamen a su empresa, querrá que sean recibidos por alguien amable y profesional. Esto puede manejarse por el propio equipo de su proveedor si elige los servicios de recepcionista y de contestación de llamadas.

En lugar de compartir un número telefónico móvil personal, puede elegir un número telefónico local o nacional que se transfiera a un equipo de asistentes telefónicos profesionales. Estos recepcionistas responderán como parte de su empresa y filtrarán las llamadas para que usted atienda solo las más importantes. También pueden tomar mensajes y organizar la devolución de llamadas, para que pueda viajar o asistir a reuniones sin preocuparse por perder clientes.

Este servicio profesional se extiende a la recepción del domicilio comercial elegido, donde un equipo puede recibir a sus clientes para que queden impresionados desde el momento en que entran por la puerta.

Manejo de correspondencia y asistencia administrativa
Cuando se tiene mayor actividad, las tareas administrativas u otras como el manejo de correspondencia pueden quedar para el final, lo que implica que más tarde tendrá muchos más pendientes. La mayoría de los proveedores ofrecerán servicios administrativos y de correspondencia regulares o personalizados, por lo que un equipo confiable puede encargarse de todo lo demás mientras usted se concentra en hacer crecer su negocio.

Acceso a oficinas

La elección de su domicilio comercial virtual no lo limita a una sola oficina. Con proveedores más grandes, su membresía le dará acceso a una variedad de oficinas virtuales. Estos espacios colaborativos y salas de juntas, totalmente equipados con la última tecnología, representan una oportunidad para que sus colaboradores hagan contactos, se conecten y reúnan con clientes.

Desde cómodas salas ejecutivas, hasta salas de videoconferencia y espacios para juntas de última generación, los proveedores pueden brindarle fácil acceso a una variedad de lugares de trabajo en todo el mundo. Ya sea que desee reservar con anticipación o solo presentarse, los espacios totalmente equipados siempre estarán limpios, en buen estado y listos para que trabaje con el mejor equipo e instalaciones disponibles.

¿Cuáles son los beneficios?

El principal beneficio de las oficinas virtuales es que brindan los servicios de un ambiente de oficina profesional, sin tener que pagar el mantenimiento, los servicios básicos y la seguridad de un domicilio físico. Esto las convierte en una opción flexible y rentable para una variedad de empresas.

Para trabajadores a distancia o emprendedores

El crecimiento de los trabajadores a distancia ha sido parte integral del aumento de los servicios de oficina virtual. Con costos bajos y flexibles, las oficinas virtuales tienen todos los beneficios de una oficina equipada. Además, con la contestación de llamadas y el apoyo en tareas administrativas, los emprendedores pueden liberar gran parte de su tiempo.

Para pequeñas empresas

Si su empresa es emergente o está en crecimiento, las oficinas virtuales pueden proporcionarle miembros del equipo adicionales como administradores, recepcionistas y empleados del centro de llamadas, sin preocupaciones por el pago de salarios. Además, los equipos de pequeñas empresas pueden acceder a escritorios exclusivos y salas de juntas siempre que los necesiten, para que puedan ser productivos estén donde estén.

Para grandes empresas

Para las empresas que buscan expandirse a nuevas partes del mundo, las oficinas virtuales son una excelente opción, ya que permiten que las empresas establezcan una base en un nuevo país de manera rápida y sencilla. Pueden acceder a una nueva ubicación y a las oportunidades que allí esperan, sin la preocupación de contratar nuevos empleados o encontrar la oficina adecuada.

¿Las oficinas virtuales son el futuro?

La velocidad de la creciente tendencia del trabajo a distancia ha aumentado con la llegada del coronavirus. Al obligar a muchas empresas a dar el salto para ser virtuales, las oficinas virtuales ahora se han convertido en una opción más viable para los propietarios de las empresas.

Además de ofrecer beneficios obvios para los empleados, como un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y la capacidad de acceder a puestos de trabajo que de otro modo serían distantes, una oficina virtual puede ayudar a las empresas a reducir sus costos y a aumentar sus oportunidades. Ya sea para encontrar nuevos talentos, reducir los gastos generales o buscar nuevos clientes, la tendencia futura parece clara: las ventas de oficinas cayeron un 50 % y las ventas de oficinas virtuales aumentaron un 50 % en el primer trimestre de 2020.

¿Cuánto cuesta un paquete?

Dependiendo del nivel de asistencia que necesite, podrá encontrar un paquete de oficina virtual que se adapte a su presupuesto. Ofrecemos tres paquetes diferentes para las empresas, desde un domicilio profesional instantáneo hasta acceso a salas ejecutivas y espacios de escritorio inclusivos.

También proporcionamos a nuestros clientes los beneficios adicionales de una membresía DragonPass Classic para que tengan acceso prémium a salones en el aeropuerto, exclusivos descuentos en servicios de proveedores globales y la oportunidad de asistir a eventos de desarrollo personal y networking comunitario. Esto significa que, con nuestros paquetes obtiene un valor agregado real para su negocio que promoverá el crecimiento.

¿Cómo puedo encontrar el adecuado para mi negocio?

Ya sea que desee un domicilio de oficina registrado, un espacio para un equipo que trabaja a distancia o un apartado postal, nuestro exclusivo equipo puede ayudarlo a encontrar la mejor solución de oficina virtual. Al hablarnos sobre las necesidades de su negocio, podemos asegurarnos de que su paquete virtual le brinde toda la asistencia que necesita, para que pueda concentrarse en guiar a su equipo y trabajar para llegar al siguiente nivel.

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