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Cómo usar las videoconferencias de forma eficaz

Cómo usar las videoconferencias de forma eficaz

Si bien en los últimos años muchos de nosotros nos hemos familiarizado por completo con lo que se necesita para organizar y participar en una videoconferencia (incluso tenemos alguna idea sobre cómo garantizar la imagen y el audio de alta calidad), es posible que aún no esté seguro de cuándo son más eficaces y de cómo garantizar su productividad sin interrupciones. Para ayudarlo a aprovechar al máximo sus reuniones digitales, recopilamos estos consejos principales para las videoconferencias. Estos le servirán para brindarle confianza, ya sea como anfitrión o como participante. Además, le ayudarán a satisfacer sus propios requisitos con el uso de una reunión híbrida.


¿Por qué las empresas utilizan las videoconferencias?

Ya sea que necesite comunicarse con sus clientes al otro lado del mundo o que todos los días se actualice con los miembros de su equipo de trabajo a distancia, los sistemas de videoconferencia son una excelente alternativa a las reuniones presenciales, en especial, dada la creciente popularidad y eficacia del trabajo a distancia entre empresas de todos los tamaños.

En un mundo de trabajadores a distancia y prácticas de trabajo flexibles, nunca ha sido tan importante cuidar el bienestar de los empleados. Las videoconferencias son una excelente manera de garantizar que sus colaboradores sigan comunicándose. Además, ayudan a los miembros del equipo a distancia a sentirse más conectados con sus colegas desde donde estén.

Si bien las entrevistas y los seminarios de capacitación pueden ser candidatos viables para una videoconferencia totalmente a distancia; tener un equipo de administración central que esté en contacto con múltiples equipos de trabajadores a distancia u ofrecer una solución de servicio a un cliente, también permiten una mezcla de participación local y remota. Según el propósito de su reunión y cómo se conforme su lista de invitados, su agenda podría desarrollarse mejor con una videoconferencia mixta.

Con nuestras oficinas y salas de juntas en Regus, podemos proporcionar equipo y asistencia para videoconferencias, lo que le permite sostener reuniones de trabajo desde miles de ubicaciones en todo el mundo.


Cómo ser un participante productivo en una videoconferencia

Un participante de videoconferencia productivo no solo debe estar preparado en términos de dispositivos, conexión a internet confiable y aplicaciones o software necesarios, también debe asegurarse de haber leído y entendido completamente la agenda de la reunión y haber preparado las preguntas y contribuciones pertinentes; incluso tal vez también los materiales que deberán compartirse entre los demás asistentes. Debido a que las reuniones virtuales en el lugar de trabajo se han vuelto tan regulares como las presenciales, ahora es más importante que nunca asegurarse de que su presencia en cada videoconferencia valga la pena y sea productiva.


Una consideración adicional pero importante es asegurarse de que pueda estar concentrado durante toda la reunión. A pesar de que puede sentirse tentado a revisar sus correos electrónicos o mirar las otras pestañas abiertas en su navegador web, es vital que siga el curso de la reunión o conferencia y permanezca atento, incluso si no está hablando realmente. Esto no solo garantiza que reciba toda la información que se ha preparado para usted, sino que también le brinda la oportunidad de compartir sus contribuciones y preguntas en el momento más oportuno.


Cómo dirigir una videoconferencia de manera eficaz

Desde luego, las demandas de un anfitrión o presentador de una videoconferencia tienden a ser mayores que las de un asistente. Ya que los participantes pasan gran parte de la llamada en silencio, su anfitrión será el protagonista de la videoconferencia. Esto hace que la calidad de su transmisión sea clave para mantener la atención de los participantes y el desarrollo general de la agenda.

Dirigir o presentar una videoconferencia puede ser una experiencia estresante para algunos. Esto puede empeorar cuando un pequeño problema técnico se convierte en una interrupción significativa, lo que inevitablemente hace que los invitados pierdan la concentración y valioso tiempo de su día. Si bien estas situaciones normalmente se pueden evitar o remediar rápido al estar familiarizado con el software de conferencias; minimizar las interrupciones y garantizar que todos los participantes permanezcan comprometidos y tengan la oportunidad de compartir sus contribuciones puede requerir una mayor preparación.

Es importante que todos los asistentes sepan la seña deben hacer si tienen algo que quieren compartir durante la reunión. Una señal visual, como levantar la mano simplemente, ya sea de manera física o mediante las funciones del software de conferencias, en vez de activar el sonido para intervenir al instante, le da al anfitrión la oportunidad de hacer una pausa natural para abordar sus preguntas o contribución.

Pero ¿qué sucede si eligió realizar una conferencia híbrida o reunión mixta, a la que algunos participantes asistieron de forma presencial y el resto se conectó de forma remota? Esto presenta algunos desafíos únicos, en especial cuando se trata de garantizar que todos sus invitados tengan la misma oportunidad de asimilar y contribuir a la agenda. 

Puede ser difícil mantener el equilibrio entre prestar atención en dirigir las reuniones y eventos híbridos y, al mismo tiempo, cuidar si los asistentes locales y remotos hacen señas para compartir algo. En estas situaciones, sería prudente delegar parte de esta responsabilidad a algún colega presente en la misma sala para que le ayude a realizar un seguimiento de las personas que se conectaron a distancia. Esto será aún más necesario si tiene materiales de presentación por mostrar, lo que implicaría que la pantalla de los asistentes a distancia esté detrás de usted.


¿Dónde puedo encontrar servicios de videoconferencia?

Si no tiene acceso inmediato a equipo de videoconferencia profesional o internet de alta velocidad, Regus puede ayudarlo con nuestro portafolio de salas de videoconferencia de última generación

Podemos proporcionar servicios de videoconferencia para equiparlo con todo lo que necesita para tener una transmisión de calidad durante su reunión. Ofrecemos transmisiones en Full HD a 1080p/30 fps o 720p/60 fps, lo que le permite ver claramente los detalles faciales y las señales visuales. Incluso podemos ayudar a solucionar problemas técnicos con nuestro experimentado equipo de asistencia en sitio.

En Regus siempre estamos preparados para brindar el mejor servicio de videoconferencia para pequeñas y grandes empresas por igual; perfecto para quienes ofrecen opciones de trabajo híbridas para sus empleados o tratan con clientes de manera remota. Solo reserve su reunión con anticipación y manejaremos todos los detalles por usted, de modo que todo lo que necesita hacer es iniciar sesión y disfrutar de una experiencia de videoconferencia de alta calidad, en cualquier lugar del mundo al que se conecte.