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Cómo prepararse para reuniones de trabajo

Cómo prepararse para reuniones de trabajo

Existen muchas razones por las que tendría una reunión, desde entrevistas de trabajo y evaluaciones del personal hasta reuniones con clientes y presentaciones para los inversionistas. Sin embargo, el éxito de estas reuniones dependerá de la preparación que haga previamente. Asegurarse de tener reuniones de trabajo productivas es imperativo para el éxito, en especial, si las personas tomaron un tiempo de su día para asistir. Lo último que quiere es perder horas en reuniones improductivas.

En este artículo, le mostraremos cómo prepararse para una reunión de trabajo y asegurarse de que sea lo más eficaz posible.

Antes de la reunión

Dedicar tiempo a prepararse puede ser la diferencia entre una buena o una mala reunión. Estos son algunos de los pasos que puede seguir para prepararse de manera eficaz con anticipación.

Confirmar la reunión

El primer paso en la preparación de la reunión es confirmar dónde, cómo y cuándo se llevará a cabo. Si usted es el organizador de la reunión, deberá notificar a todos los asistentes la ubicación, la hora y la fecha, junto con cualquier otra información relevante. También deberá reservar un espacio para juntas adecuado que sea lo suficientemente grande para que todos estén cómodos y que tenga todo el equipo necesario. La confirmación de estos detalles comúnmente se envía por correo electrónico. Esto significa que los asistentes pueden agregar la reunión a sus calendarios para asegurarse de que no se les olvide. 

 

Para no generar distracciones, debe asegurarse de invitar solo a las personas realmente necesarias en la reunión. 

Comprender el propósito de la reunión

Todos los asistentes deben comprender el propósito de la reunión antes de asistir. De este modo, se puede responder cualquier duda con anticipación y todo el mundo estará en la misma página.

 

Otra razón para comprender el propósito de la reunión es asegurarse de ser la persona adecuada que debe asistir. Es posible que las organizaciones con equipos grandes no siempre estén conscientes de las responsabilidades dentro de los diferentes departamentos. Esto podría significar que asistiría a una reunión donde otro colega podría agregar más valor. Comprender con anticipación los objetivos de una reunión le ayudará a evitarlo. 

Revisar la agenda

Una parte clave de la preparación de la reunión es la agenda, ya que garantizará que todos los asistentes se mantengan concentrados durante todo el tiempo que dure la reunión. Una agenda clara y concisa generalmente nos llevará a tener una reunión más efectiva. Por lo tanto, los líderes de la reunión deben hablar antes con los asistentes para recopilar ideas sobre lo que debe incluir la agenda. 

 

Revisar la agenda con anticipación garantizará que los asistentes puedan preparar previamente cualquier información necesaria y anotar cualquier pregunta, lo que ayudará a evitar el estrés de buscar en archivos y correos electrónicos cuando comience la reunión.

Hacer cualquier lectura o investigación requerida

Una vez que se familiarice con la agenda, debe hacer cualquier lectura o investigación benéfica con anticipación. Por ejemplo, si asiste a una entrevista de trabajo, es una buena práctica investigar la empresa para la se entrevistará y conocer algunos datos sobre el negocio. 

Configurar el equipo

Como anfitrión de la reunión, será responsable de preparar todo el equipo que necesite. Si puede, reserve la sala de juntas con 30 minutos de anticipación de que lleguen los asistentes para que pueda configurar todo y revisar que los equipos funcionen correctamente. Por ejemplo, si tiene preparada un presentación, siempre debe hacer un repaso rápido en cualquier equipo que usará para asegurarse de que las imágenes se carguen y el texto se pueda ver con claridad.


Los mejores lugares para reuniones de trabajo

Al decidir la ubicación de su reunión, es importante pensar en su propósito y en los participantes. Por ejemplo, podría llevar a cabo una reunión fuera de las instalaciones si se trata de pensamiento creativo o de la formación de equipos. Las reuniones de equipo más formales pueden ser más adecuadas para un salón de conferencias o una sala de descanso dentro de la oficina principal. 

 

Si es un freelancer o una empresa pequeña sin una oficina grande para llevar a cabo reuniones, puede elegir reunirse en una cafetería o en un espacio de coworking. Muchas oficinas equipadas ofrecen acceso a salas de juntas y salones que se pueden reservar con anticipación. Con más empresas que trabajan a distancia, también ha habido un fuerte aumento en las reuniones virtuales.

 

Una vez que decida su ubicación, debe verificar que tenga las instalaciones que necesita. La mayoría de los espacios para reuniones incluyen wifi gratuito e instalaciones para preparar café y té, pero algunos aplicarán un cargo extra por el uso del equipo tecnológico.


Cómo garantizar reuniones de trabajo efectivas

Su preparación contribuirá en gran medida a garantizar que su reunión tenga un buen comienzo. Sin embargo, también es importante asegurarse de que todos estén en la misma sintonía cuando estén en la sala. 

 

Una de las causas más comunes de las reuniones improductivas son las conversaciones sin relación con el tema. Una vez que tenga una agenda, apéguese a ella y recuerde a los miembros de su equipo el propósito de la reunión para que esta sea puntual. También puede poner límites de tiempo en cada sección de la agenda para ayudarlo a mantenerse enfocado. Aunque debe tener cuidado, ya que esto a veces puede tener un efecto negativo si las personas sienten que las apresura al expresar sus ideas.

 

Al final de la reunión, debe repasar todo lo discutido y formar un plan de acción con los puntos clave. 

 

En Regus, tenemos una variedad de diferentes salas de juntas en muchas ubicaciones céntricas, por lo que puede llevar a cabo reuniones de trabajo efectivas en cualquier lugar del mundo, incluso cuando viaja

 

Nuestros paquetes de oficina virtual plus también ofrecen acceso a salas de juntas cuando lo necesite.

 

Reserve una sala de juntas con anticipación para asegurarse de tener suficiente tiempo para preparar su próxima reunión importante.