Cómo realizar reuniones de trabajo efectivas.

Ya sea que se trate de su actualización diaria de estado o una sesión de planeación para un gran proyecto a largo plazo, usted y su equipo querrán aprovechar al máximo cualquier reunión que tengan. En lugar de llenar un calendario de trabajo con pláticas improductivas y actualizaciones ineficientes, asegúrese de que todos los colegas presentes en su reunión estén informados y motivados.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que cada reunión de trabajo que realice sea productiva y efectiva? 

Antes de comenzar a planear, es esencial saber el tipo de reunión que llevará a cabo, ya que esto determinará la estructura y los objetivos generales de la sesión. Estos son algunos de los tipos de reuniones clave:

• Reuniones de lluvia de ideas: también conocidas como reuniones creativas, aquí es donde los miembros del equipo se reúnen para discutir y desarrollar ideas. A menudo se realizan después de un foro abierto, todos pueden hablar libremente y hacer preguntas. Estas pueden ser las reuniones más difíciles para establecer una estructura. 
• Reuniones de planeación: ya sea para un proyecto a corto o largo plazo, con frecuencia las reuniones de planeación implican que varios departamentos de la empresa se reúnan para discutir los procesos, los costos y los posibles obstáculos. Muchas veces pueden ser sesiones largas con una lista de objetivos o estrategias que deben alcanzarse como resultado. 
• Reuniones de resolución de problemas: pueden ser conversaciones rápidas e improvisadas para resolver una crisis inmediata o discusiones más extensas para solucionar un problema más estratégico. Son reuniones con objetivos más claros, aunque posiblemente deban involucrarse algunos accionistas según el tamaño del problema. 
• Reuniones para fomentar el espíritu de grupo: con frecuencia se llevan a cabo fuera de la oficina, pueden involucrar una gran variedad de ejercicios diseñados para construir vínculos entre colegas y mejorar la comunicación y la colaboración. Estas también pueden estar a cargo de los equipos internos de recursos humanos o de proveedores externos. 
• Reuniones de actualización de estado: las reuniones de estado son una de las sesiones programadas con mayor frecuencia. Pueden llevarse a cabo por equipo, proyecto o departamento e involucran a colegas que discuten las tareas inminentes de su lista de pendientes. Es frecuente que gerentes, directores y otros miembros del equipo estén presentes en estas discusiones. 

La manera en que se prepara para las reuniones de trabajo depende de tres factores: su papel en la reunión, el tipo de reunión y lo que espera obtener de ella.

Si desempeña un papel clave en la dirección de la reunión, hay algunas preguntas importantes que debe considerar al prepararse: 

• ¿Cuáles son los objetivos? Cada reunión que celebre debe tener objetivos y resultados claros para que sea eficaz y productiva, ya sea que se establezcan en la agenda o que sean aportaciones individuales que los colegas establezcan para sí mismos. 
• ¿Cuánto tiempo durará la reunión? Asegurarse de que la sesión no choque en la agenda de algún colega garantizará que la reunión comience a tiempo. Para no perder tiempo una vez que todos estén presentes, piense en cómo dividirá la sesión en intervalos de tiempo y cuánto durará cada uno. De esta manera, ningún miembro del equipo sentirá que pierde su valioso tiempo. 
• ¿Qué necesitan sus colegas para la reunión? Piense si necesita que sus colegas preparen ideas, contesten preguntas o reúnan materiales que necesitarán con anticipación. De esta manera, aprovechará al máximo el tiempo de la reunión. 
• ¿La reunión será a distancia o presencial? Si es a distancia, debe asegurarse de que todos tengan la tecnología para unirse. Si es presencial, debe elegir una sala de juntas que esté en un lugar adecuado para todos. Si su reunión es una combinación de asistentes internos y a distancia, le alegrará saber que la mayoría de las salas de juntas de Regus tienen el espacio y la tecnología para configurar fácilmente reuniones híbridas en las que todos puedan hacer oír su voz.
• ¿A quién debe invitar? Piense detenidamente a quién invitará. En caso de duda, pregúnteles de manera directa si quieren participar, seguro obtendrá una respuesta sincera.

Si piensa detenidamente en todos los elementos anteriores y planea la estructura de su reunión, ya empezó a hacerla más interesante. La falta de planeación puede hacer que las sesiones tomen una dirección no deseada y se traduzcan, básicamente, en improductivas. Esto no significa que tenga que dedicar horas a crear una presentación emocionante llena de videos, sonidos y fuegos artificiales. El simple hecho de establecer los objetivos y algunos tiempos aproximados para los elementos que desea discutir ayudará a los presentes a mantenerse enfocados e interesados. 

Establecer algunas reglas básicas al comienzo de una reunión también es una buena idea; por ejemplo, si desea que la gente haga preguntas al final o levante la mano antes de hablar en una videollamada. Especifique estas reglas antes de comenzar, así como los resultados que desea alcanzar, esto ayudará a que su reunión sea oportuna y productiva. 

Aunque el éxito de una reunión lo determina la actitud de los miembros, elegir la sala de juntas adecuada también puede ayudarlo a prepararse para tener una sesión productiva. Regus puede ayudarlo a encontrar la sala de juntas ideal, ya sea un salón de conferencias para una reunión de todo el día de planeación con clientes o un espacio de colaboración donde pueda conversar e interactuar con sus colegas mientras discuten nuevas ideas. 

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