Oficinas virtuales: la guía completa

Oficinas virtuales: la guía completa

Los negocios modernos se pueden llevar a cabo en cualquier parte. Muchas de las empresas de hoy en día cuentan con empleados repartidos por todo el mundo que trabajan en todo tipo de espacios, desde oficinas con todos los servicios hasta escritorios disponibles en sus casas. Aunque esta flexibilidad tenga muchas ventajas para los trabajadores, puede ser todo un reto para las empresas pequeñas que no tienen acceso a los servicios de las oficinas profesionales.

Puede que no tengan tantos gastos como una oficina, pero los emprendedores acaban haciendo malabares para hacer su propio trabajo mientras responden a las llamadas de los clientes, reservan salas de reuniones a distancia y llevan sus negocios desde sus domicilios.  Todo esto les deja muy poco tiempo para hacer lo que mejor se les da: dirigir y hacer crecer sus negocios.

Las oficinas virtuales son una opción flexible y remota que da acceso a los propietarios de empresas pequeñas a todas las ventajas de una oficina residencial, sin los gastos generales.

¿Qué es una oficina virtual?

Los Paquetes de Oficina virtual permiten a los emprendedores y a los propietarios de empresas pequeñas crear sus propios conjuntos de servicios y asistencia para dar un empujón a sus empresas. Los servicios principales que se ofrecen en los Paquetes de Oficina virtual son:

  • Una dirección comercial
  • Gestión de llamadas y correspondencia
  • Servicio profesional de recepción
  • Acceso flexible a espacios de reuniones y coworking

Crear un paquete con estos servicios permite a las empresas pequeñas establecer rápidamente su presencia en nuevos mercados, crear una imagen profesional para sus clientes y acceder a espacios completamente equipados para hacer reuniones y para aquellos trabajadores que prefieran trabajar desde la oficina. En las empresas más grandes, las oficinas virtuales ayudan a los ejecutivos a acceder a nuevos mercados globales sin necesidad de comprometerse a comprar un espacio con una dirección física.

¿Cómo funcionan las oficinas virtuales?

Hay muchos proveedores, desde el plano local hasta el internacional, que pueden ofrecerle un paquete de oficina virtual. Básicamente, los proveedores pueden ofrecerle los mismos servicios de una oficina tradicional mientras usted gestiona su empresa desde otra parte.

Hoy en día los trabajadores no necesitan estar encadenados a sus escritorios, por lo que independientemente de si tiene una start-up global o una pequeña empresa que gestiona desde casa, los Paquetes de Oficina virtual pueden ser una gran ventaja para su negocio. La oficina virtual ofrece un servicio completo sin los gastos de una oficina física: desde gestionar su correspondencia hasta responder a las llamadas y proporcionarle una dirección postal profesional.

Aunque no pague por el edificio en sí, algunos paquetes ofrecen la ventaja añadida de permitirle disfrutar de espacios de escritorios en ubicaciones centrales. Así que, si sus empleados necesitan tomarse un descanso de sus oficinas en casa o un espacio para hacer reuniones con los clientes, solo tienen que venir y podrán disfrutar de espacios de trabajo totalmente equipados sin tener que preocuparse de reservar con antelación.

¿Cómo ayudan a mi negocio?

Los propietarios de empresas pueden elegir entre una gran variedad de servicios de oficinas virtuales en función de sus necesidades y presupuesto. Este es un resumen de los paquetes de asistencia más comunes que tenemos disponibles.

Dirección empresarial profesional

Si lleva su negocio desde casa, puede acabar dando su dirección personal a los clientes y proveedores de servicios de correo. Esto no solo significa que no podrá evitar las entregas del trabajo, sino que podría acarrear repercusiones para su seguridad. Con una dirección postal comercial, puede elegir una dirección en una ubicación privilegiada en la que establecer su oficina virtual y usarla para recibir allí todos los paquetes y la correspondencia de la empresa.

Al hacerse con una dirección postal virtual, ya no tendrá que preocuparse por recibir el correo de su empresa en casa y podrá impresionar a sus clientes con una dirección en una ubicación privilegiada. Nuestras direcciones comerciales se pueden configurar en un instante, y ponen a todo un equipo a su disposición que guardará y gestionará su correspondencia si así lo desea.

Servicios de recepción y gestión de llamadas

Si sus clientes se presentan para asistir a una reunión o llaman a su empresa, lo mejor es que alguien amistoso y profesional les dé un buen recibimiento. Si elige los servicios de recepción y gestión de llamadas, el propio equipo de su proveedor se ocupará de todo esto.

En vez de dar su número de teléfono personal, puede elegir un número de teléfono local o nacional en el que la llamada será recibida por un equipo de gestión de llamadas profesional. Estos recepcionistas responderán como si formaran parte de su propia empresa y filtrarán las llamadas para transferirle solo las más importantes. También pueden tomar nota de los mensajes y organizar devoluciones de llamadas, para que usted pueda viajar o reunirse sin preocuparse de perder clientes.

Este servicio profesional se extiende también a la recepción en la dirección comercial que elija, donde un equipo puede recibir a sus clientes y hacer que queden impresionados desde el momento en que entran por la puerta.

Gestión de correspondencia y asistencia administrativa
En momentos de ajetreo, ciertas tareas como la gestión de la correspondencia o la administración pueden quedar relegadas a un segundo plano, lo cual significa que el trabajo se irá acumulando para más tarde. La mayoría de los proveedores ofrecerán los servicios normales de correspondencia y administración ad-hoc, por lo que un equipo de confianza se ocupará de mantener estas cosas bajo control para que usted se pueda centrar en hacer crecer su negocio.

Acceso a oficinas

Elegir su dirección comercial virtual no le limita a una única oficina. Con los proveedores más importantes, su suscripción le dará acceso a un gran número de oficinas virtuales. Estos espacios colaborativos y salas de reuniones están totalmente equipados con lo último en tecnología y le darán a sus empleados la oportunidad de establecer contactos, conectar y reunirse con los clientes.

Desde cómodos business lounges hasta salas de videoconferencias y salas de reuniones de última generación, los proveedores pueden ofrecerle un acceso fácil a una gran variedad de espacios de trabajo repartidos por todo el mundo. Independientemente de si prefiere reservar con antelación o simplemente ir cuando lo necesite, estos espacios con todos los servicios siempre estarán limpios, bien mantenidos y listos para que usted pueda trabajar, con los mejores equipos e instalaciones del mercado.

¿Cuáles son los beneficios?

La mayor ventaja de las oficinas virtuales es que ofrecen todos los servicios de un ambiente profesional de oficina, sin tener que pagar por el mantenimiento, las facturas y la seguridad de una dirección física. Esto las convierte en una opción flexible y rentable para una amplia variedad de empresas.

Para trabajadores a distancia o emprendedores

El aumento de personas que trabajan a distancia ha sido fundamental para el crecimiento de los servicios de oficinas virtuales. Al ayudar a los emprendedores a tener un poco más de tiempo libre ocupándonos de sus tareas de administración y respondiendo a sus llamadas, las oficinas virtuales cuentan con todas las ventajas de una oficina con todos los servicios, con costes flexibles y bajos.

Para empresas pequeñas

Si tiene una start-up o una empresa en crecimiento, las oficinas virtuales proporcionan miembros adicionales a su equipo, como administradores, recepcionistas y empleados del centro de llamadas, sin que tenga que preocuparse de pagar salarios. Además, los equipos de las empresas pequeñas pueden acceder a escritorios dedicados y salas de reuniones siempre que lo necesiten; de esta manera, pueden mantener su productividad incluso mientras viajan.

Para empresas grandes

Las oficinas virtuales son una buena opción para las empresas que se quieran expandir a otras partes del mundo, ya que les permiten establecer una sede fija en un país nuevo de una manera rápida y sencilla. Al eliminar la necesidad de preocuparse por la contratación de personal nuevo o de encontrar el espacio de oficinas adecuado, las grandes empresas pueden disfrutar del acceso a una ubicación nueva y de las oportunidades que les están esperando allí.

¿Las oficinas virtuales son el futuro?

La llegada del coronavirus ha acelerado la difusión de la tendencia del trabajo a distancia. Al obligar a muchos negocios a dar el salto y hacer que sus plantillas se pasaran a la modalidad de trabajo en línea, las oficinas virtuales se han convertido en una opción más viable para los propietarios de empresas.

Además de las evidentes ventajas que aportan a los trabajadores, como un mejor equilibrio entre vida personal y laboral y la posibilidad de acceder a puestos de trabajo que antes estarían en lugares remotos, la oficina virtual puede ayudar a las empresas a reducir sus gastos y aumentar así sus oportunidades. Ya se trate de encontrar nuevos talentos, reducir los gastos o buscar nuevos clientes, está claro que es la tendencia del futuro: en el primer trimestre de 2020, las ventas de oficinas cayeron un 50 % y las ventas de oficinas virtuales aumentaron un 50 %.

¿Cuánto cuesta un paquete?

En función del nivel de asistencia que necesite, podrá elegir los Paquetes de Oficina virtual que mejor se adapten a su presupuesto. Ofrecemos a las empresas tres paquetes distintos: desde una dirección profesional instantánea hasta acceso a business lounges y a espacios de escritorio inclusivos.

También ofrecemos a nuestros clientes la ventaja añadida de una suscripción a DragonPass Classic para obtener acceso a zonas de espera premium de aeropuertos, descuentos exclusivos en servicios de proveedores globales y la posibilidad de asistir a eventos de networking comunitarios y de crecimiento personal. Esto significa que, con nuestros paquetes, obtiene un valor añadido real para su negocio que inspirará más crecimiento.

¿Cómo puedo encontrar el paquete perfecto para mi empresa?

Independientemente de si necesita una dirección social para la oficina, un espacio para un equipo que trabaja a distancia o un apartado de correos, nuestro equipo le ayudará a encontrar la solución de oficina virtual perfecta para usted. Cuéntenos las necesidades de su empresa y nos aseguraremos de que su paquete virtual le ofrezca toda la asistencia que necesita para que usted pueda centrarse en llevar a su equipo y trabajo a otro nivel.

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