Cómo usar las videoconferencias de forma efectiva.

Aunque a lo largo de los últimos años muchos nos hemos familiarizado con los sistemas de videoconferencias y lo que se debe hacer para organizarlas y unirse a ellas, además tener una idea más clara sobre cómo hacer que la imagen y el audio sean de alta calidad, puede que todavía no tenga muy claro cuándo son especialmente efectivas y cómo garantizar que den resultados productivos y sin interrupciones. Descubra cómo sacar el máximo partido a sus reuniones digitales con estos consejos que le ayudarán tanto a realizar una videoconferencia como a participar en ella de forma efectiva, así como descubrir cómo puede adaptarlas a sus propias necesidades mediante una reunión híbrida.

Tanto para comunicarse con los clientes que se encuentran al otro lado del mundo como para ponerse al día con los miembros del equipo que trabajan a distancia, los sistemas de videoconferencia son una alternativa ideal a las reuniones presenciales, sobre todo si se tiene en cuenta la creciente popularidad que goza el trabajo a distancia entre las empresas de todos los tamaños y su eficacia.

En un mundo de trabajadores a distancia y de flexibilidad laboral, nunca había sido tan importante cuidar el bienestar de los empleados, por lo que las videoconferencias son una forma estupenda de garantizar la comunicación entre los miembros de su plantilla y de ayudar a que los trabajadores a distancia se sientan más conectados a sus compañeros de equipo estén donde estén.

Aunque las entrevistas y los seminarios de formación se podrían realizar completamente a distancia mediante una videoconferencia, el hecho de que un equipo de gestión central se comunique con varios equipos de trabajadores a distancia o que se presente una solución de servicio a un cliente también promueve una mezcla de participantes locales y remotos. Dependiendo del propósito y del tipo de asistentes, es más probable que su reunión llegue a buen puerto con una videoconferencia mixta.

En las oficinas y salas de reuniones de Regus, le podemos proporcionar asistencia y el equipo necesario para realizar videoconferencias para que pueda realizar reuniones de negocios desde miles de ubicaciones repartidas por todo el mundo.

Para participar de forma productiva en una videoconferencia, no solo debe estar preparado en cuanto a dispositivos, conexión fiable a Internet y aplicaciones o software necesarios, sino que también debe asegurarse de haber leído y comprendido el programa de la reunión y de haberse preparado sus preguntas y correspondientes aportaciones, así como los recursos que se deberán compartir con los demás asistentes. Ahora que las reuniones virtuales en el lugar de trabajo se están convirtiendo en una práctica tan habitual como las presenciales, es más importante que nunca asegurarse de que su asistencia valga la pena y que participe de forma productiva.

Otro factor importante a tener en cuenta es que pueda mantener toda su atención en la reunión durante el tiempo que dure. Le recomendamos que evite la tentación de leer otros correos electrónicos o mirar las pestañas que tenga abiertas en su navegador, ya que es de vital importancia que siga el hilo de la reunión o la conferencia y mantenga la atención, aunque no hable directamente. Así, podrá obtener toda la información que sea de su interés y tendrá la oportunidad de realizar aportaciones y preguntas en el momento más indicado.

Naturalmente, el anfitrión o presentador de la videoconferencia suele tener una mayor responsabilidad que los asistentes. Dado que los participantes pasan la mayor parte del tiempo en silencio, el anfitrión será el principal protagonista de la videoconferencia. Por lo tanto, la calidad de la retransmisión es fundamental para mantener la atención de los asistentes y asegurar que todo salga según lo planificado. 

Organizar o presentar una videoconferencia puede ser una experiencia estresante para algunas personas. Además, la situación podría empeorar si un pequeño problema técnico hace que la llamada se interrumpa de forma significativa, ya que esto provoca que los clientes inevitablemente pierdan la concentración y un tiempo valioso. Aunque estas situaciones normalmente se pueden evitar o solucionar de una forma rápida con un buen manejo del software de conferencias, minimizar las interrupciones y garantizar que todos los asistentes sigan participando, así como ofrecerles la oportunidad de compartir sus ideas, puede requerir una mayor preparación.

Si los asistentes quieren compartir algo durante la reunión, es fundamental que sepan cómo deben indicarlo. En lugar de activar el volumen para intervenir de forma abrupta, una señal visual, como el simple hecho de levantar la mano, ya sea físicamente o con las funciones que ofrece el software de conferencias, ofrece al anfitrión la oportunidad de poder realizar una pausa natural para abordar las preguntas o las aportaciones de los asistentes.

¿Qué sucede si ha optado por organizar una conferencia híbrida o una reunión mixta en la que algunos asistentes han acudido de forma física y el resto se ha conectado a distancia? Esto presenta algunas dificultades únicas, sobre todo a la hora de asegurar que todos los asistentes tengan la misma oportunidad de asumir la información y contribuir en las diferentes partes del programa. 

Puede resultar difícil mantener un equilibrio entre no perder la atención mientras se dirigen las reuniones y los eventos híbridos y estar pendiente de que los asistentes físicos o a distancia indiquen su intención de hablar. En estas situaciones, recomendamos delegar parte de esta responsabilidad a alguien del equipo que esté presente en la misma sala para que le eche una mano con los que se han conectado a distancia. Esto será aún más necesario si tiene que presentar diferentes materiales, ya que tendrá justo detrás la pantalla de los asistentes a distancia.

Si todavía no dispone de acceso inmediato a salas con equipamiento para videoconferencias profesionales o conexión a Internet de alta velocidad, Regus cuenta con una amplia cartera de salas de última generación para realizar videoconferencias. 

Podemos proporcionarle servicios de videoconferencia que disponen de todo lo necesario para retransmitir su reunión en alta calidad, con opciones de retransmitirla en Full HD a 1080p30 o 720p60, para que pueda ver perfectamente las caras de los asistentes y las señales visuales. Además, podemos ayudarle a resolver los problemas técnicos con nuestro personal de asistencia en las instalaciones.

En Regus, disponemos de todo lo que las pequeñas y las grandes empresas necesitan para realizar la mejor videoconferencia, sobre todo para las empresas que han implantado el trabajo híbrido para sus empleados o que realizan reuniones a distancia con sus clientes. Solo tendrá que reservar con antelación y nosotros nos encargaremos de todos los detalles para que únicamente tenga que conectarse y disfrutar de una experiencia de videoconferencia de alta calidad, independientemente del lugar desde el que se conecte.