Cómo configurar una sala para entrevistas.

Para aprovechar al máximo la entrevista de trabajo a un candidato, es fundamental que se sienta lo más cómodo posible y que pueda hacerse una idea de quién es su equipo y su empresa. Asegurarse de elegir el lugar y el entorno adecuados le ayudará a tener una idea más precisa de sus características y de lo que puede aportar a su equipo.

Para que tanto usted como los candidatos a la entrevista aprovechen al máximo esta conversación tan importante, estos son algunos consejos sobre cómo puede configurar una sala de entrevistas de forma eficaz.

La forma en la que configure una sala de entrevistas dependerá del grado de formalidad que quiera mantener con el candidato. Si quiere realizar una entrevista muy formal, la mejor opción es una oficina privada que disponga de un escritorio en el que usted y el candidato puedan sentarse uno frente al otro. En cambio, si se trata de una reunión más abierta e informal, puede que prefiera colocar algunas sillas cómodas en un business lounge de una oficina compartida. 

Si va a realizar una entrevista a distancia mediante una videoconferencia, debería asegurarse de no tener nada en su pantalla o en el fondo que distraiga, así como disponer de una buena conexión a Internet y comprobar su configuración de audio para que funcione correctamente, como, por ejemplo, la de los auriculares. 

Sea cual sea su estilo, debería tener en cuenta algunos aspectos importantes a la hora de configurar una sala de entrevistas.

¿Es un espacio lo suficientemente tranquilo?

Incluso si tiene pensado realizar la reunión en una oficina abierta, le recomendamos que contemple la posibilidad de buscar un rincón tranquilo alejado del resto del entorno de trabajo. El hecho de que el ruido impida escuchar las preguntas y las respuestas del candidato, anula el propósito de la entrevista y puede hacer que ambas partes se sientan incómodas. 

¿La distribución del mobiliario es adecuada?

La distribución del mobiliario dice mucho sobre el tipo de conversación que se mantendrá. Seleccione las sillas al detalle y deje un poco más de un metro de distancia entre ellas para poder mantener el contacto visual. Considere si quiere que algún mueble haga de barrera entre ambos, como un escritorio, así como la forma en que esto podría afectar al lenguaje corporal y lo que podría transmitir al candidato. 

¿Dispone de la tecnología que necesita?

Aunque la entrevista no se realice por teléfono ni por videollamada, puede que el candidato tenga que utilizar su ordenador portátil para hacer una presentación o compartir un archivo. Asegúrese de tener esto en cuenta para garantizar que su candidato disponga de todo lo necesario (como acceso a Internet, cables o adaptadores) y que pueda hacerlo de una forma rápida, fácil y sin problemas. 

Si la entrevista la realizan varias personas, una buena opción sería poder mostrar la pantalla del dispositivo en un gran televisor o monitor, así que asegúrese de que todas las opciones de conexión funcionen correctamente. En la mayoría de los casos, un cable HDMI será suficiente, pero es mejor que le pregunte al candidato lo que necesitará para mostrar su pantalla.

Además de estos aspectos clave, conviene tener en cuenta lo siguiente a la hora de configurar una sala para una entrevista de trabajo: 

• Necesidades especiales: ¿el candidato tiene alguna necesidad especial, por ejemplo, necesita acceso para silla de ruedas o materiales adaptados? 
• Refrescos: aunque no ofrezca ni té ni café, siempre es buena idea tener a mano una jarra de agua y, si la entrevista dura todo el día, recomendamos que considere la opción de ofrecer un almuerzo o un aperitivo.
• Haga que los entrevistadores se sientan cómodos: independientemente de si las entrevistas las realiza el director general o el responsable de contratación, asegurar un entorno relajado tanto para el equipo de entrevistadores como para los candidatos contribuirá a que la conversación sea productiva. Por ejemplo, es recomendable imprimir las preguntas con antelación para tenerlas durante la entrevista. 

El aumento del trabajo flexible ha hecho que la cantidad de reuniones y las actividades de trabajo que se realizan por videoconferencia se hayan disparado. Si está buscando talento a nivel global en este nuevo entorno de trabajo a distancia, lo más conveniente sería poder hacer las entrevistas de forma online. Aquí tiene algunos consejos para ayudarle a preparar entrevistas virtuales de trabajo. 

Cómo concertar una entrevista por videollamada

Las videollamadas son una forma estupenda de entrevistar a los candidatos a distancia, pero es igualmente importante que las concertemos correctamente. Para concertar una entrevista por Skype o una reunión a través de Zoom, Teams u otro sistema, lo mejor es que descargue la aplicación correspondiente en su dispositivo, y así podrá programar las llamadas y unirse a ellas directamente desde la aplicación. 

Como alternativa, si ha concertado una videoconferencia en su sala de reuniones, debería poder realizarla directamente con los sistemas del centro, por lo que es conveniente que consulte los detalles con el equipo técnico. También es importante que el entorno transmita el mensaje adecuado sobre su empresa, por lo que debe comprobar la configuración con antelación para que no haya problemas con la calidad del vídeo y del sonido. 

Si reserva una sala de reuniones de Regus, nuestro personal de asistencia podrá ayudarle a preparar el equipo necesario y la configuración de la sala para que esté lista para la entrevista.

Cómo concertar una entrevista por teléfono

La mayoría de las salas de entrevistas y las oficinas privadas disponen de equipos con sistemas para realizar conferencias por llamada telefónica. Por lo general, la persona que llama la realiza con los sistemas internos de la sala de entrevistas, así que asegúrese de disponer de la información correcta, así como de tener anotados o a la mano los nombres de los usuarios o las contraseñas de las cuentas. Asegúrese de que no se escuchen ruidos en la sala y de evitar las interrupciones. 

Para evitar todo el estrés que supone poner a punto una sala de entrevistas, ofrecemos a las empresas y a los equipos la posibilidad de alquilar nuestras oficinas privadas y espacios para videoconferencias como solución a corto plazo. Solo tendrá que reservar la sala de las oficinas de Regus que prefiera y nuestro equipo se encargará de que disponga de todo lo necesario para que solo tenga que centrarse en sus candidatos.