Cómo prepararse para las reuniones de negocios.

Los motivos para realizar una reunión de negocios son muy variados, desde entrevistas de trabajo y valoraciones de personal, hasta reuniones con clientes y presentaciones a inversores. Sin embargo, el éxito de estas reuniones dependerá de su preparación previa. Asegurarse de que una reunión de negocios sea productiva es fundamental para alcanzar los resultados esperados, sobre todo si los asistentes le han dedicado parte de su tiempo. Lo último que querrás hacer es perder el tiempo en reuniones improductivas.

En este artículo le mostraremos cómo preparar una reunión de negocios para que sea lo más eficiente posible.

Dedicar tiempo a preparar una reunión puede ser el factor determinante a la hora de lograr los objetivos. Estos son algunos pasos que puede seguir para prepararse de forma efectiva con antelación.

Confirme la reunión

El primer paso para preparar la reunión es confirmar cuándo, dónde y cómo se realizará. Si usted es quien organiza la reunión, tendrá que comunicar a todos los asistentes el lugar, la hora y la fecha, además de proporcionales cualquier otra información relevante. También tendrá que reservar un espacio de reuniones adecuado que disponga de todo el equipo necesario y que sea lo suficientemente grande como para que todos los asistentes se encuentren cómodos. Estos datos normalmente se envían por correo electrónico, lo que permite que los asistentes puedan añadir la reunión a sus calendarios para asegurarse de no perdérsela. 

También deberá asegurarse de invitar solo a las personas realmente necesarias para así garantizar que los asistentes mantengan la atención. 

Infórmese sobre los objetivos de la reunión

Todos los asistentes deberían saber cuál es el propósito de la reunión antes de asistir. De este modo, todo el mundo estará al tanto y el equipo podrá resolver cualquier duda con antelación.

Otra buena razón por la que debe conocer el propósito de la reunión es para asegurarse de que sea el asistente más adecuado. Las organizaciones con equipo grandes no siempre conocen las diferentes responsabilidades que tienen los distintos departamentos. Por esto, podría acabar asistiendo a una reunión en la que no aportaría demasiado. Esto se evitaría si se conocieran los objetivos de la reunión con antelación. 

Revise el programa

El programa juega un papel fundamental en la preparación de una reunión, ya que garantiza que todos los asistentes mantengan la atención durante el tiempo que estén juntos. Un programa claro y conciso normalmente hace que una reunión sea más efectiva. Por lo tanto, las personas que dirigen la reunión deberían hablar antes con los asistentes para recopilar cualquier idea de lo que debería incluir el programa de dicha reunión. 

Revisar el programa con antelación ofrecerá a los asistentes la oportunidad de informarse sobre todo lo necesario y anotar cualquier pregunta que les surja para evitar el agobio de tener que buscar en sus archivos y correos electrónicos cuando ya haya comenzado la reunión.

Consulte o busque la información necesaria

Una vez que tenga claro el programa, deberá consultar o buscar con tiempo cualquier tipo de información que pueda irle bien. Por ejemplo, si tiene una entrevista de trabajo, le recomendamos buscar información de la empresa para la que va a hacer la entrevista y conocer algunos datos sobre el negocio. 

Prepare el equipo

Como anfitrión, deberá ocuparse de tener el equipo listo para la reunión. De ser posible, reserve la sala de reuniones hasta 30 minutos antes de que lleguen los asistentes para que pueda preparar todo lo necesario y comprobar que todo funcione correctamente. Si tiene que hacer una presentación, por ejemplo, siempre debería comprobar rápidamente el funcionamiento de todos los equipos que vaya a utilizar para asegurarse de que las imágenes se carguen y el texto se vea con claridad.

A la hora de decidir una ubicación para realizar una reunión, es importante que piense en su finalidad y en los participantes que asistirán. Si, por ejemplo, la reunión conllevará un pensamiento creativo o será un evento de integración de equipos, podría realizarla fuera de las instalaciones. En cambio, una sala de conferencias o una sala de descanso dentro de la oficina principal podría ser una mejor opción para las reuniones de equipo más formales. 

Si como profesional autónomo o pequeña empresa no dispone de una gran oficina para realizar reuniones, una buena opción sería reunirse en una cafetería o en un espacio de coworking. Muchas de las oficinas con todos los servicios ofrecen acceso a salas de reuniones y business lounges con la opción de poder reservarlas con antelación. El hecho de que cada vez más empresas hayan adoptado el trabajo a distancia también ha provocado un gran aumento de las reuniones virtuales.

Una vez que haya elegido la ubicación, debería comprobar si dispone de las instalaciones que necesita. La mayoría de los espacios para reuniones incluyen acceso gratuito a una red wifi y a máquinas para preparar té y café, pero algunos cobrarán una tarifa extra por el uso de los equipos de oficina.

Preparar con antelación una reunión hará que empiece con buen pie. Sin embargo, también es importante asegurarse de que a nadie se le escape nada cuando estén en la sala. 

Una de las principales causas de que las reuniones resulten improductivas son las conversaciones que se van por las ramas. Una vez tenga el programa, cíñase a él y recuérdeles continuamente a los miembros de su equipo el objetivo de la reunión para que se empiece y se acabe a tiempo. También puede establecer límites de tiempo a cada sección del programa para poder mantener la concentración. Sin embargo, tenga cuidado, ya que esto puede tener un efecto negativo si la gente siente que les está metiendo prisa cuando aportan algo.

Al final de la reunión, debería repasar junto a su equipo todo lo que se ha hablado para elaborar un plan de acción con los puntos clave que se han podido sacar de ella. 

En Regus, disponemos de una gran variedad de salas de reuniones en diferentes ubicaciones céntricas, por lo que podrá concertar reuniones de negocios de una forma eficaz en cualquier parte del mundo, incluso mientras viaja. 

Nuestras oficinas virtuales y nuestros paquetes también ofrecen acceso a salas de reuniones siempre que lo necesite.

Reserve su sala de reuniones con antelación para asegurarse de preparar su próxima reunión importante con el tiempo suficiente.