Cómo realizar reuniones de negocios de forma eficaz.

Independientemente de si realiza una reunión para poner al equipo al día de la situación o para planificar un gran proyecto a largo plazo, tanto usted como su equipo querrán sacar el máximo partido a cualquier reunión que realicen. En lugar de llenar el calendario de trabajo con reuniones improductivas e ineficaces, asegúrese de que todos los miembros que asistan a la reunión se hayan informado y estén motivados.

¿Cómo puede asegurarse de que todas las reuniones de negocios que realice sean productivas y efectivas? 

Antes de empezar a organizar, es fundamental tener claro el tipo de reunión que va a realizar, ya que esto determinará la estructura y los objetivos generales de la sesión. Estos son algunos de los principales tipos de reuniones:

• Lluvia de ideas: también conocidas como reuniones creativas, en ellas los participantes se reúnen para debatir y desarrollar ideas. A menudo, tras un foro abierto, todos pueden dialogar y hacer preguntas. Estas pueden ser las reuniones más difíciles de estructurar. 
• Planificación: tanto para los proyectos a corto como a largo plazo, las reuniones de planificación suelen reunir a varios departamentos de la empresa para analizar los procesos que se llevarán a cabo, así como los costes y los posibles obstáculos. Normalmente son sesiones largas para las que se cuenta con una lista de objetivos o estrategias previamente acordadas. 
• Resolución de problemas: pueden tratarse de charlas rápidas e improvisadas que tienen el objetivo de resolver una situación de crisis o bien, debates más amplios para solucionar un problema estratégicamente. Los objetivos suelen estar más claros en estas reuniones, aunque es posible que se necesite la participación de muchos asistentes en función de la magnitud del problema. 
• Integración de equipos: normalmente se realizan fuera de la oficina y pueden incluir una serie de ejercicios que tienen el objetivo de crear vínculos entre los equipos de trabajo y mejorar la comunicación y la colaboración. También pueden realizarlas los equipos internos de RR. HH. o los proveedores externos. 
• Para ponerse al día: las reuniones que se realizan para ponerse al día son unas de las más comunes entre los equipos, los proyectos o los departamentos, y en ellas se informa al equipo sobre el estado de las tareas urgentes de la lista. Suelen asistir el equipo directivo, los representantes sénior y los miembros del equipo con un perfil más junior. 

La forma de preparar una reunión de negocios dependerá de tres factores: el rol que ejerza en la reunión, el tipo de reunión que vaya a realizar y lo que espera conseguir con ella.

Si desempeña un papel clave a la hora de dirigirla, debe tener en cuenta algunos factores importantes para prepararla: 

• ¿Cuáles son los objetivos? Los objetivos y los resultados que se quieren alcanzar deberían estar correctamente definidos en todas las reuniones para poder realizarlas de forma efectiva y productiva, independientemente de si se establece un programa concreto a seguir o si los asistentes pretenden compartir sus propias conclusiones con el resto del equipo. 
• ¿Cuánto durará la reunión? Asegurar que todos los asistentes puedan asistir a la sesión sin ningún problema de agenda permitirá poder empezar a tiempo. Piense en cómo dividir la reunión en secciones y en la duración de cada una para asegurar que no se pierda tiempo cuando todos los asistentes estén presentes. De este modo, nadie tendrá la sensación de haber perdido su valioso tiempo. 
• ¿Necesita ayuda del resto del equipo? Piense si necesita que sus compañeros de trabajo aporten nuevas ideas, busquen las respuestas a algunas preguntas o reúnan el material necesario con antelación. Así aprovechará al máximo el tiempo de la reunión. 
• ¿La reunión se realizará a distancia o de forma presencial? Si es a distancia, deberá asegurarse de que todo el mundo disponga de la tecnología necesaria para poder participar. Si es presencial, la sala de reuniones debería estar situada en un lugar adecuado para todos los asistentes. Si la reunión será una mezcla entre a distancia y presencial, se alegrará de saber que la mayoría de las salas de reuniones de Regus cuentan con el espacio y la tecnología que necesita para realizar reuniones híbridas de una forma fácil en las que todo el mundo pueda participar sin problemas.
• ¿A quién invitará a asistir? Piense bien a quién invita a la reunión. Si tiene dudas sobre si a alguien le gustaría asistir, pregúnteselo directamente y seguro que obtendrá una respuesta sincera. 

Si piensa detenidamente en todo lo que hemos mencionado anteriormente y planifica el programa que se seguirá en su reunión, ya habrá dado el primer paso para que su reunión sea más interesante. La falta de planificación puede hacer que las sesiones no den el resultado esperado y que acaben siendo improductivas. Esto no quiere decir que tenga que dedicar muchas horas a crear una presentación súper emocionante con muchos vídeos, sonidos y fuegos artificiales. El simple hecho de establecer los objetivos y la duración aproximada que se dedicará a cada una de las secciones ayudará a que los asistentes mantengan la atención y participen. 

Establecer algunas reglas básicas al principio de cada reunión también es una buena idea si quiere, por ejemplo, que los asistentes hagan las preguntas al final o que levanten la mano antes de aportar algo en una videollamada. Explicar estas reglas junto con los resultados que se quieren alcanzar antes de comenzar la reunión ayudará a empezar y a acabar a tiempo y a que sea productiva. 

Aunque la actitud de los miembros del equipo es lo que realmente hace que la reunión sea todo un éxito, elegir la sala de reuniones adecuada también puede ayudar a conseguir buenos resultados. Tanto si se trata de una sala de conferencias para una reunión formal para planificar todo el día con los clientes como de un espacio colaborativo donde poder hablar e interactuar con los compañeros de trabajo mientras se intercambian ideas, Regus le puede ayudar a encontrar la sala de reuniones ideal. 

Si reserva nuestras salas de reuniones, podrá decidir su tamaño, su ubicación y las instalaciones que quiera que incluya. También podrá reservar salas disponibles bajo demanda para dos o hasta 50 asistentes para usarlas desde tan solo media hora en cientos de ubicaciones de todo el mundo. Tenemos muchas ubicaciones en el centro de capitales, ciudades importantes y centros de transporte, pero también disponemos de ubicaciones totalmente equipadas en barrios residenciales y localidades. (Tenga en cuenta que el aforo de algunas ubicaciones está limitado a 21 asistentes).

Solo tendrá que introducir la fecha, la hora, la duración, los asistentes y la ubicación en nuestro sistema de reservas y le mostraremos todas las opciones disponibles de la zona. Si quiere adquirir servicios adicionales como catering, café o acceso a un equipo para realizar teleconferencias, solo tendrá que avisarnos con 24 horas de antelación y todo estará listo para cuando nuestro equipo de recepción le dé la bienvenida y le muestre el centro.

Trabaje a su manera con las salas de reuniones de Regus y le ayudaremos a realizar reuniones de negocios de forma eficaz, sean cuales sean sus objetivos.