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¿Cuánto cuesta alquilar una sala de conferencias?

¿Cuánto cuesta alquilar una sala de conferencias?

Las reuniones o las conferencias pueden presentar requisitos muy particulares: desde el tamaño y la ubicación donde se realizan, hasta el equipamiento y los servicios in situ que se necesitan, por lo que puede resultar difícil dar una cifra exacta sobre el coste medio de alquilar una sala de conferencias. 

Sin embargo, esto no significa que no pueda obtener información sobre las prestaciones y los servicios que más cuestan, así como comparar los diferentes tipos de alquiler de salas de conferencias que mejor se adapten a sus necesidades específicas.

Asistentes

Antes de empezar a buscar salas de conferencias para su evento, tendrá que acordar el número de encargados que asistirán y el tipo de evento que va a celebrar. Cuando tenga esto claro, tendrá una idea más realista del tamaño del local que necesitará para su reunión.

Sin embargo, no solo el número de invitados influye a la hora de elegir el tipo de sala de conferencias que mejor se adapte a sus necesidades. Si va a reunirse con un cliente potencial y quiere impresionarle, una sala de juntas de lujo equipada con sillas cómodas, muebles modernos y la última tecnología podría ser la mejor opción. 

Por otra parte, es poco probable que necesite una sala de juntas de alta calidad si se va a reunir con compañeros de trabajo o profesionales autónomos. Si el evento tiene un carácter más informal, puede que ni siquiera sea necesario un espacio para reuniones exclusivo, ya que una zona de descanso en un espacio de coworking podría ofrecer el entorno colaborativo ideal en este caso.

Ubicación

La ubicación de una sala de conferencias es otro de los principales factores que afectan al coste del alquiler. La demanda de espacios para reuniones normalmente se incrementa en las zonas más céntricas de las grandes ciudades, por lo que es probable que no estén siempre disponibles cuando se necesiten y su coste sea más elevado. Sin embargo, los clientes y los diferentes equipos de trabajo podrán acceder de una forma más fácil a una sala de conferencias estratégicamente ubicada y céntrica, lo que supondrá un posible ahorro en los costes de desplazamiento. 

Si no necesita una ubicación céntrica o viaja con regularidad, nuestros business lounges profesionales podrían ser una buena opción para realizar su reunión, ya que están presentes en diferentes aeropuertos, estaciones de tren, parques empresariales o lugares estratégicamente ubicados y de fácil acceso. La suscripción a Lounge de Regus proporciona acceso a estos tipos de salas y le ofrece una solución asequible si trabaja mientras viaja.


Distribución

Las reuniones de pie también son una opción viable para algunos contextos (como para cuando sea importante relacionarse con otras personas), pero normalmente se deberá estar sentado. De ser así, tendrá que decidir cuál es la mejor disposición de las mesas y las sillas, así como asegurarse de que la sala de conferencias disponga de suficiente espacio para que todos estén cómodos. 

Cuando alquile salas de conferencias con Regus, podremos organizar los asientos de la forma que necesite y nuestros gestores podrán aconsejarle sobre la mejor distribución para que todos sus asistentes disfruten de un espacio productivo e inspirador.


Equipos y servicios

Es posible que también necesite disponer de equipos y servicios in situ para su evento, independientemente de si necesita asistencia para realizar una presentación a clientes potenciales como si desea impartir una sesión de formación de un día o realizar una videoconferencia con un equipo que trabaje a distancia: las prestaciones adicionales pueden hacer que se incremente el coste.

En Regus, podemos ayudarle con la reserva de su sala de conferencias y ofrecerle desde proyectores y equipos de videoconferencia, hasta asistencia administrativa in situ y servicios de catering.


Elegir el espacio más adecuado

Contando con un número determinado de encargados, la decisión dependerá del presupuesto disponible, la accesibilidad y de cualquier actividad relacionada con la conferencia. Si solo busca una sala de conferencias para realizar una reunión o una presentación, nuestras salas de reuniones con todos los servicios pueden ser una opción ideal para empezar. 

Tendrá la total tranquilidad de saber que nosotros nos ocuparemos de todo, desde recibir a los asistentes hasta asegurarnos de que todos los equipos de última generación estén correctamente instalados. Solo tendrá que escoger la ubicación que mejor le venga, elegir un paquete a medida que se ajuste a sus necesidades y a su presupuesto y dejar el resto en nuestras manos para que pueda centrarse en trabajar a su manera.