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Virtuelle Büros – ein kompletter Leitfaden

Virtuelle Büros – ein kompletter Leitfaden

Geschäftstätigkeit ist heute überall möglich. Viele Unternehmen beschäftigen heutzutage Mitarbeiter auf der ganzen Welt in verschiedenen Räumlichkeiten – von ausgestatteten Büros über Hot Desks bis hin zu Home-Office-Arbeitsplätzen. Während diese Flexibilität den Mitarbeitern viele Vorteile bietet, stellt sie kleinere Unternehmen vor eine Herausforderung, da diese keinen Zugang zu den Dienstleistungen professioneller Büros haben.

Unternehmer haben zwar keine hohen Kosten für Büroflächen, müssen aber im Home-Office ihre eigene Arbeitslast mit dem Beantworten von Kundenanrufen, Buchen von Remote-Konferenzräumen und der Unternehmensführung unter einen Hut bringen. Da bleibt nur wenig Zeit für das, was sie am besten können: ihr Unternehmen zu führen und voranzubringen.

Virtuelle Büros jedoch sind eine flexible Remote-Lösung, die Inhabern kleiner Unternehmen den Zugang zu den Vorteilen eines physischen Bürostandorts ohne Fixkosten ermöglicht.

Was ist ein virtuelles Büro?

Virtuelle Büro-Lösungen ermöglichen es Unternehmern und Inhabern kleinerer Unternehmen, ihre eigene Menge an Dienstleistungen und Support zum Nutzen ihres Unternehmens aufzubauen. Die wesentlichen Dienstleistungen, die im Rahmen einer virtuellen Büro-Lösung angeboten werden, sind Folgende:

  • Eine Geschäftsadresse
  • Postbearbeitung und Anrufbeantwortung
  • Professioneller Empfangsservice
  • Flexibler Zugang zu Konferenzräumen und Coworking-Bereichen

Indem sich kleine Unternehmen diese Dienste sichern, können sie sich in neuen Märkten schnell einen Namen machen, ein professionelles Image für ihr Unternehmen aufbauen und vollständig eingerichtete Büroflächen für Meetings und Mitarbeiter nutzen, die bevorzugt im Büro arbeiten. Führungskräften größerer Unternehmen können virtuelle Büros dabei helfen, neue globale Märkte zu erschließen, ohne Räumlichkeiten mit physischer Adresse kaufen zu müssen.

So funktionieren virtuelle Büros

Es gibt lokal wie international eine Vielzahl von Anbietern, die Ihnen virtuelle Büro-Lösungen anbieten können. Im Wesentlichen kann Ihr Anbieter Ihnen die Dienstleistungen eines herkömmlichen Büros bieten, während Sie Ihre Geschäfte von einem anderen Standort aus führen.

Der moderne Mitarbeiter ist nicht länger an den Schreibtisch gebunden. Eine virtuelle Büro-Lösung kann Ihrem Unternehmen von Nutzen sein, sei es ein globales oder kleines Home-Office-Startup. Vom Sortieren der Post über Anrufbeantwortung bis hin zur Bereitstellung einer professionellen Postanschrift – ein virtuelles Büro bietet Ihnen all das ohne Kosten für physische Büroräume.

Auch wenn Sie nicht für das Gebäude zahlen, beinhalten einige Lösungen den zusätzlichen Vorteil von Schreibtischen an zentralen Standorten. Wenn Ihre Mitarbeiter eine Abwechslung zum Home Office möchten oder Räumlichkeiten für Kundenmeetings benötigen, können Sie ohne Buchung im Voraus eines unserer Center aufsuchen und die vollständig eingerichteten Büroräume nutzen.

So unterstützen virtuelle Büros Ihr Unternehmen

Wir bieten Geschäftsinhabern eine Reihe von Dienstleistungen für virtuelle Büros an, die sie je nach Bedarf und Budget auswählen können. Hier finden Sie eine Auflistung der am häufigsten verfügbaren Unterstützungspakete.

Professionelle Geschäftsadresse

Wenn Sie Ihr Unternehmen von zu Hause aus führen, kann es dazu kommen, dass Sie Ihre Privatadresse an Kunden und Postversandanbieter senden. Neben ständiger arbeitsbezogener Lieferungen kann dies möglicherweise auch Ihre persönliche Sicherheit beeinträchtigen. Mit der Möglichkeit einer Geschäftsadresse können Sie eine virtuelle Büro-Adresse an einem erstklassigen Standort auswählen, an die alle Unternehmenspakete und -post gesendet werden sollen.

Wenn Sie über eine virtuelle Postanschrift verfügen, müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, die Post Ihres Unternehmens nach Hause zugestellt zu bekommen, und können Ihre Kunden außerdem mit einer Adresse an einem erstklassigen Standort beeindrucken. Unsere Geschäftsadressen können umgehend eingerichtet werden. Wenn Sie möchten, können Sie ein Team dazu buchen, das für eine sichere Bearbeitung Ihrer Post sorgt.

Empfangsdienste und Anrufbeantwortung

Kunden, die zu einem Meeting erscheinen oder Ihr Unternehmen anrufen, sollen auf freundliche und professionelle Weise begrüßt werden. Dies kann durch das Team Ihres Anbieters erfolgen, indem Sie sich für Empfangsdienste und Anrufbeantwortung entscheiden.

Anstatt eine private Mobiltelefonnummer anzugeben, können Sie eine lokale oder nationale Telefonnummer wählen, an deren Ende ein Team professioneller Anrufbearbeiter sitzt. Diese Empfangsmitarbeiter werden Anrufe im Namen Ihres Unternehmens beantworten und nur die wichtigsten zu Ihnen durchstellen. Sie können auch Nachrichten entgegennehmen und Rückrufe organisieren, damit Sie auf Geschäftsreisen gehen oder an Meetings teilnehmen können, ohne sich Sorgen über verpasste Kundenanrufe machen zu müssen.

Diese professionelle Dienstleistung gilt für den Empfang an Ihrer gewählten Geschäftsadresse. Ein Team vor Ort kann Ihre Kunden empfangen und begrüßen und sie vom ersten Moment an beeindrucken.

Postbearbeitung und Verwaltungsunterstützung
Zu geschäftigen Zeiten können die Verwaltung Ihrer Post oder die Erledigung administrativer Aufgaben aufgeschoben werden, sodass Sie später in Zeitnot geraten. Die meisten Anbieter bieten im Rahmen ihrer Unterstützungspakete regelmäßige oder ad-hoc-Postbearbeitung und administrative Dienstleistungen, damit ein verlässliches Team die Dinge am Laufen halten kann, während Sie sich auf das Unternehmenswachstum konzentrieren.

Zugang zu Büroräumen

Die Wahl Ihrer virtuellen Geschäftsadresse beschränkt Sie nicht auf einen einzelnen Büroraum. Bei größeren Anbietern erhalten Sie im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft Zugang zu einer Reihe von virtuellen Büroräumen. Diese kollaborativen Büroräume und Konferenzräume sind mit der neuesten Technologie ausgestattet und bieten Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, mit Kunden Networking zu betreiben, Kontakte zu knüpfen und Meetings abzuhalten.

Anbieter können Ihnen leichten Zugang zu einer Bandbreite an Arbeitsplätzen auf der ganzen Welt verschaffen, darunter komfortable Business Lounges, Videokonferenzräume und modernste Tagungs- oder Konferenzräume. Sie können im Voraus buchen oder einfach vorbeischauen. Die vollständig ausgestatteten Räumlichkeiten sind immer sauber, gewartet und stehen mit der bestmöglichen Ausstattung für Sie bereit.

Worin liegen die Vorteile?

Der größte Vorteil der virtuellen Büros liegt in der Bereitstellung der Dienstleistungen einer professionellen Büroumgebung, ohne dass Sie für die Wartung, Nebenkosten und Sicherheit einer physischen Adresse aufkommen müssen. Dadurch sind sie eine flexible und kosteneffiziente Lösung für eine Vielzahl von Unternehmen.

Remote-Arbeiter oder Unternehmer

Die steigende Anzahl von Remote-Arbeitern hat sich wesentlich auf die Ausweitung von Dienstleistungen für virtuelle Büros ausgewirkt. Durch Unterstützung bei administrativen Aufgaben und der Anrufbeantwortung verschaffen virtuelle Büros Unternehmern mehr Zeit und bieten somit alle Vorteile eines ausgestatteten Büros – bei flexiblen und niedrigen Kosten.

Kleine Unternehmen

Wenn Sie Inhaber eines Startups oder wachsenden Unternehmens sind, können virtuelle Büros Ihnen zusätzliche Teammitglieder wie Administratoren, Empfangs- und Callcenter-Mitarbeiter zur Seite stellen. Sie müssen sich keine Gedanken über deren Gehaltszahlungen machen. Außerdem haben Teams kleiner Unternehmen bei Bedarf jederzeit Zugang zu eigenen Schreibtischen und Konferenzräumen, damit auch unterwegs für Produktivität gesorgt ist.

Große Unternehmen

Unternehmen, die global wachsen möchten, können sich mithilfe von virtuellen Büros schnell und einfach an einem Standort in einem neuen Land etablieren. Anstatt sich Sorgen darüber zu machen, neue Mitarbeiter einzustellen oder die passenden Büroräume zu finden, können große Unternehmen einen neuen Standort aufbauen und die Gelegenheiten wahrnehmen, die sich ihnen dort bieten.

Sind virtuelle Büros die Zukunft?

Der Ausbruch der Corona-Pandemie hat große Auswirkungen auf die Geschwindigkeit, mit der der Trend der Remote-Arbeit wächst. Aufgrund der vielen Unternehmen, die die Umstellung auf Remote-Arbeit wagen mussten, haben sich virtuelle Büros aus Sicht der Geschäftsinhaber zu einer tragfähigen Alternative entwickelt.

Neben den offensichtlichen Vorteilen für Mitarbeiter, zu denen eine bessere Work-Life-Balance und die Möglichkeit, andernfalls schwer erreichbare Positionen zu übernehmen, gehören, unterstützen virtuelle Büros Unternehmen bei der Reduzierung ihrer Kosten und der Steigerung ihrer Chancen. Sei es bei der Talentakquise, der Reduzierung von Fixkosten oder der Anwerbung neuer Kunden – der zukünftige Trend scheint offensichtlich. Im ersten Quartal des Jahres 2020 ist der Verkauf von Büroräumen um 50 % gesunken, während virtuelle Büros einen Anstieg von 50 % verzeichneten.

Wie viel kostet eine solche Lösung?

Je nachdem, wie viel Unterstützung Sie benötigen, können Sie die virtuelle Büro-Lösung auswählen, die Ihrem Budget entspricht. Wir bieten Unternehmen die Auswahl zwischen drei Lösungen, die sich von einer sofortigen professionellen Adresse bis hin zu Zugang zu Business Lounges und inbegriffenen Arbeitsbereichen erstrecken.

Wir bieten unseren Kunden außerdem den zusätzlichen Vorteil einer DragonPass Classic-Mitgliedschaft für Zugang zu erstklassigen Flughafen-Lounges, exklusive Dienstleistungsrabatte globaler Anbieter und die Möglichkeit, Events zu den Themen Community-Networking und persönliches Wachstum zu besuchen. Mithilfe unserer Lösungen können Sie folglich echten Mehrwert schaffen, der Ihr Unternehmen wachsen lässt.

So finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen

Ob Sie eine registrierte Büroadresse möchten, Räumlichkeiten für Ihr remote arbeitendes Team oder ein Postfach – unser engagiertes Team hilft Ihnen gerne, die beste virtuelle Büro-Lösung zu finden. Indem Sie uns über die Bedürfnisse Ihres Unternehmens informieren, können wir dafür sorgen, dass Ihre virtuelle Lösung jegliche benötigte Unterstützung beinhaltet, damit Sie Ihr Team und Ihr Unternehmen einen Schritt weiterbringen können.

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