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Effektiv Videokonferenzen durchführen

Effektiv Videokonferenzen durchführen

Viele von uns haben sich in den letzten Jahren damit auseinandergesetzt, was für die Durchführung einer Videokonferenz erforderlich ist. Vielleicht wissen Sie sogar, wie Sie für gute Audio- und Videoqualität sorgen, aber es ist Ihnen noch nicht ganz klar, wann Videokonferenzen am effektivsten sind und wie Sie eine produktive Videokonferenz ohne Störung abhalten. Damit Sie das Beste aus Ihren digitalen Meetings herausholen können, haben wir diese Tipps zusammengestellt – ganz gleich, ob Sie die Rolle eines Moderators oder Teilnehmers erfüllen. Damit können Sie sicher auftreten und Ihre Anforderungen erfüllen, zum Beispiel durch ein hybrides Meeting.


Warum veranstalten Unternehmen Videokonferenzen?

Ob Sie mit Kunden kommunizieren müssen, die sich am anderen Ende der Welt befinden, oder die täglichen Aufgaben mit Ihren Remote-Teammitgliedern besprechen – Videokonferenzsysteme sind eine gute Alternative zu physischen Meetings. Insbesondere jetzt, da die Beliebtheit und Effektivität der Remote-Arbeit bei Unternehmen aller Größen zunimmt.

In einer aktuellen Welt der Remote-Arbeit und der flexiblen Arbeitsformen war es noch nie so wichtig, sich um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu kümmern. Videokonferenzen sind eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern zu gewährleisten und auch Teammitgliedern an entfernten Standorten das Gefühl zu geben, mit ihren Kollegen verbunden zu sein – ganz gleich, wo sie sich befinden.

Vorstellungsgespräche und Schulungsseminare sind gute Kandidaten für eine Remote-Videokonferenz. Aber die Zusammenarbeit eines zentralen Managementteams mit mehreren Teams von Außendienstmitarbeitern oder die Präsentation einer Servicelösung für einen Kunden etwa eignen sich besser für eine Mischung aus Teilnehmern vor Ort und Remote-Teilnehmern. Je nach Zweck Ihres Meetings und der Zusammensetzung Ihrer Teilnehmerliste kann eine gemischte Videokonferenz am besten Ihrer Agenda gerecht werden.

Mit unseren Büroräumen und Besprechungsräumen bei Regus können wir Ihnen die nötige Videokonferenzausstattung und -unterstützung bieten. Sie können Business-Meetings von Tausenden Standorten weltweit aus abhalten.


Produktiv an einer Videokonferenz teilnehmen

Ein produktiver Videokonferenzteilnehmer sollte nicht nur in Bezug auf seine Internetverbindung, Geräte und notwendige Software vorbereitet sein, sondern auch sicherstellen, dass er die Meeting-Agenda gelesen und verstanden hat. Am besten bereitet er auch Fragen und Wortbeiträge vor – vielleicht sogar Materialien, die er mit anderen Teilnehmern teilen kann. Da virtuelle Arbeitsplatzmeetings mittlerweile so häufig stattfinden wie Meetings in Person, ist es umso wichtiger, dass Ihre Anwesenheit sich bei jeder Videokonferenz lohnt und produktiv ist.


Ein zusätzlicher wichtiger Faktor ist die Gewährleistung, über die gesamte Dauer des Meetings konzentriert zu bleiben. Vielleicht sind Sie versucht, Ihre E-Mails aufzurufen oder sich die anderen Tabs in Ihrem Browser anzusehen, doch es ist wichtig, dem Ablauf des Meetings oder der Konferenz zu folgen und dabei zu bleiben, auch wenn Sie keine aktiven Beiträge leisten. Dadurch können Sie nicht nur alle Informationen aufnehmen, die für Sie vorbereitet wurden, sondern Sie erhalten auch die Chance, im passenden Moment Beiträge und Fragen loszuwerden.


Erfolgreiche Durchführung einer Videokonferenz

Natürlich sind die Ansprüche des Leiters oder Moderators einer Videokonferenz höher als die eines Teilnehmers. Da die Teilnehmer einen Großteil des Calls stummgeschaltet sind, steht die Moderation im Mittelpunkt der Videokonferenz. Die Übertragungsqualität ist also besonders wichtig, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf die Agenda aufrecht zu erhalten. 

Für manche von uns kann Moderieren oder Präsentieren während einer Videokonferenz mit Stress verbunden sein. Dieser Stress kann noch verstärkt werden, wenn ein kleines technisches Problem zu einer größeren Störung wird, und letztendlich Gäste ihre Konzentration und wertvolle Zeit verlieren. Solche Situationen können zwar normalerweise vermieden oder schnell behoben werden, wenn Kenntnisse der Konferenz-Software gegeben sind. Es wird aber zusätzliche Vorbereitung benötigt, wenn die Störungen minimal gehalten werden sollen und alle Teilnehmer engagiert sind und sich mitteilen können.

Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer wissen, wie Sie während des Meetings einen Redebeitrag ankündigen können. Ein visuelles Signal wie eine gehobene Hand, entweder physisch oder über eine Software-Funktion – statt einer sofortigen Aufhebung der Stummschaltung – gibt dem Leiter die Chance, an einer günstigen Stelle anzuhalten und dort Zeit für die Fragen oder Beiträge zu machen.

Aber was ist wenn Sie eine hybride Konferenz, auch gemischtes Meeting genannt durchführen möchten, bei der einige Teilnehmer physisch anwesend sind, während sich die anderen remote einwählen? Dadurch entstehen besondere Herausforderungen, besonders dann, wenn alle Gäste die gleiche Möglichkeit haben sollen, etwas beizutragen. 

Es kann schwer sein, sich auf die Leitung von hybriden Meetings und Events zu konzentrieren und gleichzeitig ein wachsames Auge auf Ihre Remote-Teilnehmer und Teilnehmer vor Ort zu haben, um sicherzustellen, dass keiner von ihnen gerade etwas mitteilen möchte. In diesen Situationen wäre es ratsam, einen Teil der Verantwortlichkeit an einen Kollegen abzugeben, der sich im selben Raum wie Sie befindet und auf die achtet, die remote teilnehmen. Die Notwendigkeit dafür wird sogar noch größer, wenn Sie etwas präsentieren und sich der Bildschirm der Remote-Teilnehmer hinter Ihnen befindet!


Wo finde ich Services für Videokonferenzen?

Wenn Sie nicht bereits Zugang zu professioneller Ausstattung für Videokonferenzen oder Highspeed-Internet haben, kann Regus Sie mit unserem Portfolio aus modernsten Videokonferenzräumen unterstützen. 

Mit unseren Videokonferenzservices sind Sie für ein Meeting von bester Qualität gerüstet, denn wir ermöglichen Full-HD-Streams zu entweder 1080p30 oder 720p60, damit Sie Gesichter und Präsentationsinhalte gut erkennen können. Unsere erprobte Support-Belegschaft vor Ort kann sogar bei technischen Problemen helfen.

Wir bei Regus sind immer dazu bereit, sowohl kleinen als auch großen Unternehmen optimale Videokonferenzlösungen bereitzustellen. Das ist ideal für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern hybrides Arbeiten anbieten oder mit Klienten und Kunden remote arbeiten. Buchen Sie Ihre Besprechung einfach im Voraus, und wir kümmern uns um die Details. Sie müssen sich nur noch einloggen und können eine Videokonferenz in optimaler Qualität erleben – ganz gleich, wo auf der Welt sich die anderen Teilnehmer gerade befinden.