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Die Vorbereitung auf Business-Meetings

Die Vorbereitung auf Business-Meetings

Es gibt viele Anlässe für geschäftliche Besprechungen, darunter Bewerbungsgespräche, Personalgespräche, Kundenbesprechungen oder Investorenpräsentationen. Der Erfolg dieser Besprechung hängt jedoch davon ab, wie viel Vorarbeit Sie geleistet haben. Ein produktiver Verlauf einer geschäftlichen Besprechung trägt wesentlich zum Erfolg bei, insbesondere wenn die Teilnehmer sich eigens Zeit dafür nehmen mussten. Das Letzte, was Sie möchten, ist, diese Zeit für unproduktive Besprechungen zu verschwenden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine möglichst effektive geschäftliche Besprechung vorbereiten können.

Vor Ihrem Meeting

Die Vorbereitung kann den Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Meeting ausmachen. Hier sind einige Schritte, die Sie zur effektiven Vorbereitung nutzen können.

Das Meeting bestätigen

Der erste Schritt der Meeting-Vorbereitung ist die Bestätigung: wann, wo und wie es abgehalten wird. Wenn Sie die Person sind, die das Meeting organisiert, müssen Sie alle Teilnehmer über den Ort, die Zeit und das Datum informieren sowie alle weiteren wichtigen Informationen angeben. Außerdem müssen Sie einen passenden Besprechungsort buchen, in dem jeder Teilnehmer bequem Platz hat und der über die notwendige Technik und Ausstattung verfügt. Diese Informationen werden oft per E-Mail übermittelt. Die Teilnehmer können dann das Meeting zu ihrem Kalender hinzufügen und so sicherstellen, dass sie es nicht verpassen. 

 

Außerdem sollten Sie nur die Menschen einladen, die wirklich dabei sein sollten. So stellen Sie sicher, dass das eigentliche Thema im Mittelpunkt steht. 

Den Zweck des Meetings vermitteln

Alle Teilnehmer sollten vor Beginn wissen, worum es im Meeting gehen wird. So sind alle auf dem gleichen Wissensstand und Fragen können rechtzeitig beantwortet werden.

 

Sie sollten außerdem den Zweck des Meetings kennen, um sicherzugehen, dass Sie der geeignetste Teilnehmer sind. Organisationen mit großen Teams wissen eventuell nicht immer, wer welche Aufgaben in den unterschiedlichen Abteilungen übernimmt. Eventuell besuchen Sie dann ein Meeting, das vielleicht besser für Ihre Kollegin geeignet wäre. Das kann vermieden werden, wenn Sie vorher über die Ziele des Meetings Bescheid wissen. 

Die Agenda überprüfen

Ein wichtiges Element der Meeting-Vorbereitung ist die Agenda, da sie sicherstellt, dass alle Teilnehmer während des Meetings konzentriert bleiben. Eine klare, präzise Agenda sorgt für ein effektiveres Meeting. Daher sollten die Personen, die das Meeting abhalten, vorher mit den Teilnehmern sprechen und Ideen für die Agenda sammeln. 

 

Durch das vorzeitige Erstellen der Agenda können die Teilnehmer eventuell benötigte Informationen vorbereiten und sich schon Fragen notieren. So muss während des Meetings niemand hektisch Dateien und E-Mails durchsuchen.

Recherche vorher abschließen

Sobald Sie die Agenda überprüft haben, sollten Sie die Recherche oder das Durchgehen zusätzlicher Materialien vorher abschließen. Wenn Sie zum Beispiel an einem Bewerbungsgespräch teilnehmen, hilft es, Informationen über das jeweilige Unternehmen herauszufinden und ein paar Fakten zu kennen. 

Technik einrichten und überprüfen

Als Veranstalter des Meetings sind Sie dafür verantwortlich, dass die benötigte Ausstattung einsatzbereit ist. Wenn möglich buchen Sie Ihren Besprechungsraum am besten 30 Minuten vor der Ankunft der Teilnehmer, damit Sie alles einrichten und überprüfen können, dass die Technik funktioniert. Wenn Sie zum Beispiel eine Präsentation durchführen, sollten Sie sichergehen, dass alles funktioniert, dass Ihr visuelles Material lädt und Ihr Text von überall aus gut lesbar ist.


Die besten Orte für Business-Meetings

Wenn Sie sich für einen Standort für Ihr Meeting entscheiden, sollten Sie an den Zweck und die Teilnehmer denken. Sie können ein Meeting beispielsweise außer Haus veranstalten, wenn es um kreatives Denken und Teambuilding geht. Formellere Teambesprechungen sollten am besten in einem Konferenzraum oder Gruppenraum im Hauptbüro stattfinden. 

 

Wenn Sie ein Freelancer oder ein kleines Unternehmen ohne großes Büro sind, in dem Sie Meetings abhalten können, könnten Sie sich in einem Café oder einem Coworking-Bereich treffen. Viele ausgestattete Büros bieten Zugang zu Besprechungsräumen und Lounges, die Sie im Voraus buchen können. Da immer mehr Unternehmen remote arbeiten, ist auch die Anzahl der virtuellen Meetings deutlich angestiegen.

 

Sobald Ihr Standort feststeht, sollten Sie überprüfen, ob alle Anforderungen gegeben sind. Die meisten Besprechungsorte verfügen über kostenloses WLAN sowie Tee- und Kaffeestationen. Manche berechnen eine Extragebühr für die Nutzung technischer Geräte.


So sorgen Sie für produktive geschäftliche Besprechungen

Ihre Vorbereitung hat bereits viel dazu beigetragen, dass Ihre Besprechung vielversprechend beginnt. Es ist jedoch auch wichtig, sicherzustellen, dass Ihnen bei der Besprechung jeder seine volle Aufmerksamkeit schenkt. 

 

Einer der häufigsten Gründe für unproduktive Besprechungen sind Randgespräche. Sobald Sie eine Agenda haben, sollten Sie diese befolgen und Ihre Teammitglieder auf den Zweck der Besprechung hinweisen, damit Sie Ihren Zeitplan einhalten können. Sie können sich als Hilfestellung auch Zeitbegrenzungen für die einzelnen Tagesordnungspunkte setzen. Beachten Sie jedoch, dass es bisweilen negative Auswirkungen auf die Besprechungsteilnehmer haben kann, wenn diese das Gefühlt haben, ihre Ideen werden nicht ausreichend besprochen.

 

Am Ende Ihrer Besprechung sollten Sie das Besprochene zusammenfassen und einen Maßnahmenplan mit in Zukunft zu beachtenden Kernpunkten erstellen. 

 

Hier bei Regus haben wir eine Reihe verschiedener Besprechungsräume an vielen zentralen Standorten, damit Sie überall auf der Welt effektive geschäftliche Besprechungen abhalten können – sogar unterwegs

 

Unsere Virtuelles Büro Plus-Pakete bieten außerdem Zugang zu Besprechungsräumen bei Bedarf.

 

Buchen Sie Ihren Besprechungsraum im Voraus und stellen Sie sicher, dass Ihnen genug Zeit für die Vorbereitung auf Ihre nächste wichtige Besprechung bleibt.