So führen Sie produktive Business-Meetings durch.

Ob es sich um Ihr tägliches Statusupdate oder eine Planungssitzung für ein langfristiges Projekt handelt: Sie und Ihr Team wollen aus Ihrem Meeting das Beste herausholen. Statt den Kalender mit unproduktiven Gesprächen und nicht effizienten Updates zu füllen, können Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Meeting informiert und motiviert wird.

Wie können Sie also gewährleisten, dass Ihre Business-Meetings produktiv und effektiv sind? 

Vor der Planung ist es sehr wichtig, zu wissen, welche Art von Meeting Sie durchführen, denn dadurch ergeben sich die Struktur und Ziele Ihrer Sitzung. Hier sind einige wichtige Meeting-Arten:

• Brainstorming-Meetings: sind auch als kreative Meetings bekannt: Teammitglieder treffen sich, um Ideen zu besprechen und zu entwickeln. Es läuft sehr offen ab; alle können sich frei äußern und Fragen stellen. Für diese Meetings sind Strukturen besonders schwer zu etablieren. 
• Planungsmeetings: Ob es sich um ein kurzes oder langes Projekt handelt – an Planungsmeetings sind oft mehrere Abteilungen beteiligt, die gemeinsam Abläufe, Kosten und potenzielle Hindernisse besprechen. Das können lange Sitzungen sein, an deren Ende eine Liste von Zielen oder abgesegnete Strategien stehen. 
• Meetings zur Problemlösung: Das können schnelle und spontane Besprechungen sein, um eine aktuelle Krisensituation zu behandeln, oder ausgedehntere Diskussionen, um ein Strategieproblem anzugehen. In diesen Meetings geht es um klare Ziele, und je nach Größe des Problems müssen eventuell die Stakeholder miteinbezogen werden. 
• Teambuilding-Treffen: Diese Art von Meetings findet oft außerhalb der Büroräume statt, da sie eine Reihe von Übungen beinhalten können, mit denen die Verbindung zwischen den Mitarbeitern gestärkt und Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert werden sollen. Diese Treffen können auch von internen HR-Teams oder externen Anbietern durchgeführt werden. 
• Statusupdate-Meetings: Diese Treffen sind die am häufigsten geplanten Sitzungen, die per Team, Projekt oder Abteilung durchgeführt werden. Dabei besprechen Kollegen die anstehenden Aufgaben auf ihrer To-do-Liste. Oft sind Manager, Senior Leader und Junior-Teammitglieder bei diesen Meetings anwesend. 

Ihre Vorbereitung für Business Meetings hängt von drei Faktoren ab: Ihre Rolle im Meeting, die Art des Meetings und Ihr erwartetes Ergebnis des Meetings.

Wenn Sie eine zentrale Rolle in der Meetingplanung einnehmen, sind hier ein paar wichtige Fragen, die Sie sich bei der Vorbereitung stellen sollten: 

• Was sind die Ziele? Ob sie auf einer Agenda festgehalten werden oder von jedem Kollegen selbst gesetzt werden: Jedes Meeting, das Sie abhalten, sollte, um effektiv und produktiv zu sein, über klare Ziele verfügen. 
• Wie viel Zeit wird das Meeting in Anspruch nehmen? Wenn sichergestellt ist, dass das Meeting keine Überschneidungen in den Kalendern der Mitarbeiter verursacht, kann es auch rechtzeitig beginnen. Und um keine Zeit zu verschenken, wenn alle da sind, sollten Sie vorher festlegen, wie Sie verschiedene Zeitabschnitte einteilen und wie lang ein jeder gehen soll. So denken die Teammitglieder nicht, dass ihre Zeit verschwendet wird. 
• Was sollen die Kollegen vorbereiten? Denken Sie darüber nach, ob Ihre Kollegen Ideen vorbereiten, Antworten auf Fragen oder die notwendigen Materialien zusammensuchen sollen. So holen Sie das Meiste aus der Zeit aller Beteiligten heraus. 
• Ist das Meeting remote oder physisch? Wenn es remote durchgeführt wird, müssen Sie sicherstellen, dass jeder über die Technik zur Teilnahme verfügt. Wenn Sie es physisch abhalten, sollte der Besprechungsraum so liegen, dass er für alle gut zugänglich ist. Wenn an Ihrem Meeting Teilnehmer sowohl remote als auch physisch teilnehmen, freuen Sie sich bestimmt darüber, dass die meisten Besprechungsräume von Regus über Raum und Technologie für hybride Meetings verfügen, an denen alle teilnehmen können.
• Welche Kollegen sollen eingeladen werden? Denken Sie gut darüber nach, wen Sie einladen. Wenn Sie nicht sicher sind, fragen Sie direkt bei den potenziellen Teilnehmern nach, die Ihnen bestimmt eine ehrliche Antwort geben werden. 

Wenn Sie sich über die oben aufgeführten Elemente genauestens Gedanken machen und Ihre Besprechungsstruktur planen, sind Sie bereit auf einem guten Weg, Ihre Besprechung ansprechend zu gestalten. Ohne die entsprechende Planung können Sitzungen in ungewollte Richtungen abdriften und folglich unproduktiv sein. Das bedeutet nicht, dass Sie Stunden damit verbringen müssen, eine anregende Präsentation zu erstellen, die voll mit Videos, Soundeffekten und Feuerwerk ist. Es reicht schon, die Ziele und einen groben Zeitplan für die Aspekte festzulegen, die Sie besprechen möchten, um konzentriert und bei der Sache zu bleiben. 

Ebenso ist das Festlegen grundsätzlicher Regeln zu Beginn eines Meetings eine gute Idee. So können Sie zum Beispiel klären, ob Fragen während oder am Ende der Videokonferenz gestellt werden sollen. Bevor Sie das Meeting starten, sollten Sie allen Teilnehmern diese Regeln sowie die Ergebnisse, die Sie erreichen möchten, erläutern. Dies wird Ihnen dabei helfen, Ihr Meeting zeitgerecht und produktiv zu gestalten. 

Es ist die Einstellung der Teammitglieder, die ein Meeting erst wirklich erfolgreich mach. Doch auch die Wahl des richtigen Besprechungsraums kann sich positiv auf die Sitzung auswirken und die Produktivität steigern. Ob Sie nach einem Konferenzraum für ein formelles, längeres Planungsmeeting mit Kunden oder einem kollaborativer Büroraum suchen, in dem Sie mit Kollegen interagieren und neue Ideen entwickeln – Regus hilft Ihnen dabei, den idealen Besprechungsraum zu finden. 

Wenn Sie bei uns einen Besprechungsraum buchen, können Sie selbst über die Größe, den Standort und die benötigte Ausstattung bestimmen. Sie können Räume auf Anfrage für bis fünfzig Teilnehmer buchen – schon ab 30 Minuten und an Hunderten von Standorten weltweit. Ihnen stehen zahlreiche zentrale Standorte in Hauptstädten, Großstädten und an Verkehrsknotenpunkten zur Verfügung. Auch in Vorstädten und kleineren Städten verfügen wir über vollständig ausgestattete Arbeitsräume. (Bitte beachten Sie, dass einige Standorte auf 21 Teilnehmer beschränkt sind.)

Geben Sie einfach das Datum, die Uhrzeit, die Teilnehmerzahl und den Standort in unser Buchungstool ein, und wir zeigen Ihnen alle Optionen in Ihrer Nähe. Wenn Sie Extras wie Verpflegung, Kaffee oder Ausstattung für Telefonkonferenzen benötigen, sagen Sie uns einfach 24 Stunden im Voraus Bescheid, und wir bereiten alles für Sie vor. Unsere Empfangsmitarbeiter begrüßen Sie und führen Sie herum.

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