Reservekontorer.

Du får måske brug for en kombination af alle tre. Tænk på din arbejdsstyrke og den type support, du har brug for til at holde kritiske (og ikke-kritiske) teams kørende. "Dynamisk" giver dig et funktionelt, privat kontor inden for en arbejdsdag. Vi anbefaler dette for 20 % af dit team. "Reserve" giver dig en permanent reservearbejdsplads, som er ideel til de vigtigste arbejdsroller. "Hurtig" tilbyder ad hoc-nødarbejdspladser til enhver ansat, der har brug for det.

Vi forstår det vigtige i at holde din virksomhed kørende og tilbyder samarbejdende og proaktiv support under kriser. John Frost, chef for forretningskontinuitet hos M&S, forklarer, hvordan Regus hjalp dem under en nødsituation hos deres britiske hovedkvarter i Paddington, London: "Da der opstod et brud på hovedgasledningen uden for bygningen, hjalp Regus os gennem forstyrrelsen, således at vi var i stand til at holde virksomheden kørende som normalt for mere end 2.000 kolleger på vores hovedkontor."

"Regus-teamet var i stand til at finde en alternativ arbejdsplads på under fire timer, hvilket var langt hurtigere end den 24 timers serviceaftale, vi villigt skrev under på. Vi satte stor pris på dette, da hændelsen fandt sted mandagen inden juleaften og derfor var af stor betydning for vores virksomhed. Regus-teamet forstod situationens alvor og reagerede ualmindeligt godt med tydelig kommunikation som en del af den vellykkede respons."

Forsikring mod virksomhedsforstyrrelser er ikke et svar på en katastrofe. Den kan begrænse finansielle tab, men den kan ikke bringe service tilbage til kunden eller gendanne et skadet omdømme. Din virksomhed er mest sårbar, når en uforudset katastrofe rammer. Uden en ordentlig plan, der tager højde for enhver mulig løsning, øges risikoen for fiasko betragteligt. 

De bedste ordninger har en balancegang mellem:

– dedikerede reservekontorer til vigtigt personale, der har brug for specialudstyr

– forudbestemt kontorplads til personale, der håndterer fortrolige oplysninger

– ikke-kritisk personale, der arbejder hjemmefra under en genoprettelsesperiode

– fleksible kontorpladser for at bevare teamånden og give adgang til faciliteter.

De mest forberedte virksomheder ved, hvad der er vigtigt, og hvad der er nødvendigt for at holde arbejdet kørende. De retter også deres opmærksomhed på de ansattes behov under en retablering. Disse behov kan være:

– familiære forpligtelser

– ønsket om at arbejde i et team

– adgang til supportnetværk

– sikker kommunikation

– moderne faciliteter.

Tænk på transportmuligheder eller parkering. Hvis du lægger planer til at håndtere strømafbrydelser eller regionale evakueringer, så sørg for at vælge en beliggenhed langt væk fra det nuværende kontor, således at det nye sted ikke påvirkes af samme hændelse. Overvej også dine ansattes reaktion på den nye beliggenhed – er den lige så tilgængelig for dit team, og vil de glædeligt rejse derhen?

Tanken om at arbejde hjemmefra kan måske lyde tiltrækkende til at begynde med, og nogle gange kan det faktisk være den bedste løsning for ansatte, der allerede gør brug af denne type arbejde. Når hjemmearbejde derimod kun bruges som en nødmulighed, indeholder det mange forudsætninger og er sjældent bæredygtigt på lang sigt. Der er en formodning om, at alle ansattes internet og kommunikationsnetværker er tilstrækkeligt hurtige, pålidelige og sikre. Katastrofer er heller ikke kun begrænset til erhvervsejendomme – beboelsesområder kan også blive ramt og ofte med langt større konsekvenser. Desuden er det vigtigt at huske, at ansatte, der arbejder hjemmefra, hurtigt kan føle sig isolerede og mangle interaktion med kollegerne.